বাংলাদেশের বেশিরভাগ ছোট কোম্পানি শুরু হয় লিখিত কোনো এইচআর টেমপ্লেট ছাড়াই। তারপর একদিন নতুন কর্মী এমন একটা প্রশ্ন করেন যার কোনো একরকম উত্তর আগে থেকে ঠিক করা নেই, আর কাউকে না কাউকে বসে সেটা নতুন করে লিখতে হয়। এখানে পুরো তালিকা — যেসব টেমপ্লেট দরকার পড়ার আগেই তৈরি রাখা উচিত, পরে না।
ছুটির নীতি টেমপ্লেট
ছুটি কীভাবে জমা হয়, কে অনুমোদন দেবেন, আর কোনটা বৈধ ছুটির আবেদন। এটাই সবার আগে চোখে পড়ে যখন এটা না থাকে, কারণ ছুটি নিয়ে ঝামেলা প্রায়ই হয়, আর অসামঞ্জস্যপূর্ণভাবে সামলালে বিশ্বাস দ্রুত নষ্ট হয়।
→ ছুটির নীতি টেমপ্লেট বাংলাদেশি কোম্পানির জন্য
এইচআর নীতি টেমপ্লেট
মূল ছাতা-নথি: কাজের সময়, আচরণবিধি, শৃঙ্খলা, চাকরিচ্যুতি, বেতন-ভাতার মূল নিয়ম, আর হয়রানিবিরোধী অভিযোগ ব্যবস্থা। এই তালিকার বাকি সবগুলোই আসলে এই নথিরই একেকটা অংশ, শুধু আলাদা করে লেখা হয়েছে কারণ সেগুলো নিজেরাই যথেষ্ট বড়।
→ এইচআর নীতির টেমপ্লেট: বাংলাদেশি কোম্পানির জন্য ফ্রি ডাউনলোড
বেতন স্লিপ ফরম্যাট
একটা নিয়মমাফিক বেতন স্লিপে আসলে কী কী দেখানো দরকার — মোট বেতন, কর্তন, নিট বেতন, আর মাঝের হিসাব। কর্মীরা এটা প্রায়ই চান (ঋণের আবেদন, ভিসার আবেদন, বাসা ভাড়া নেওয়া), আর একই ফরম্যাট না থাকলে প্রতিবার নতুন করে বানাতে হয়।
→ বেতন স্লিপ ফরম্যাট বাংলাদেশ: ফ্রি টেমপ্লেট
ওয়ার্ক ফ্রম হোম নীতি টেমপ্লেট
যোগ্যতা, কাজের সময়ে উপলব্ধতা, হাজিরার প্রত্যাশা, আর প্রয়োজনীয় সরঞ্জাম — এই চারটা বিষয় ঠিক করলেই “ঠিক আছে, বাসা থেকে কাজ করুন” কথাটা এমন কিছুতে পরিণত হয় যা একজন ম্যানেজার আসলেই সমানভাবে প্রয়োগ করতে পারেন।
→ ওয়ার্ক ফ্রম হোম নীতি টেমপ্লেট বাংলাদেশ
অনবোর্ডিং চেকলিস্ট
নতুন কর্মী কম ভুলে ভোগেন আর কম এইচআর ঝামেলা তৈরি করেন যখন একটা আসল চেকলিস্ট থাকে — নথিপত্র, সিস্টেম অ্যাক্সেস, পরিচয়পর্ব, প্রথম সপ্তাহের প্রত্যাশা — তার বদলে যিনি সেই সপ্তাহে প্রশিক্ষণ দিচ্ছেন তাঁর মনে রাখার ওপর ভরসা করার চেয়ে।
→ কর্মী অনবোর্ডিং চেকলিস্ট বাংলাদেশ
চাকরিচ্যুতির প্রক্রিয়া
সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ টেমপ্লেট, আর সবচেয়ে দেরিতে লেখা হয়। বাংলাদেশ শ্রম আইন অনুযায়ী নোটিশ পিরিয়ড আর প্রক্রিয়া ভুল করাটাই একটা বাড়ন্ত কোম্পানির সবচেয়ে খরচসাপেক্ষ এইচআর ভুল হতে পারে।
→ বাংলাদেশে আইনগতভাবে কর্মী ছাঁটাই করবেন কীভাবে
সবকিছু একজায়গায় রাখুন
টেমপ্লেট লেখার সমস্যাটা মেটায়, কিন্তু “কোনটা আসল ভার্সন” সমস্যাটা মেটায় না — যেখানে তিনটা আলাদা গুগল ডক থাকে আর কারো ঠিক মনে থাকে না কোনটা সবশেষে আপডেট হয়েছিল। Utso ছুটির নিয়ম, অনুমোদনের ধাপ, আর নোটিশ পিরিয়ড রাখে সরাসরি আপনার টিম প্রতিদিন যে সিস্টেম ব্যবহার করে তার ভেতরেই, তাই নীতিটা আর এমন একটা পিডিএফ থাকে না যা কাউকে মনে করে চেক করতে হয় — সফটওয়্যারই সেটা মেনে চলে। বিস্তারিত আছে এইচআর সফটওয়্যার পেজে।
এগুলো শুরুর কাঠামো, হুবহু টুকে নেওয়ার মতো আইনি নথি না। প্রতিটা চলতি বাংলাদেশ শ্রম আইনের সঙ্গে মিলিয়ে দেখে নেবেন, আর আনুষ্ঠানিকভাবে চালু করার আগে একজন শ্রম আইনজীবীকে দিয়ে একবার দেখিয়ে নেওয়াই ভালো।