স্যালারি স্লিপ ফরম্যাট বাংলাদেশ: ফ্রি টেমপ্লেট

স্যালারি স্লিপ দেখতে সাদামাটা জিনিস, কয়েকটা সংখ্যা লেখা একটা কাগজ। অথচ পেরোলের আর সব কিছুর চেয়ে বেশি এইচআর ঝামেলা তৈরি করে এই একটা জিনিসই, যদি স্লিপটা ঠিকভাবে সাজানো না থাকে। একটা কাজের স্যালারি স্লিপে কী কী থাকা দরকার, আর ফরম্যাটটা কেন এত গুরুত্বপূর্ণ, সেটাই এখানে বলছি।

স্যালারি স্লিপ আসলে কীসের জন্য

স্যালারি স্লিপ নিছক একটা রসিদ না। কর্মী এই কাগজ দেখেই বোঝেন তাঁকে ঠিক কত টাকা দেওয়া হলো আর কোন খাতে কেন কাটা হলো। আর বেতন নিয়ে কোনো ঝামেলা বা অডিট হলে কোম্পানিও এই কাগজটাই সামনে রাখে। স্লিপে যদি প্রতিটা খাত আলাদা করে ভেঙে দেখানো না থাকে, তাহলে দুই পক্ষই আন্দাজে কথা বলতে থাকে।

প্রতিটা স্লিপে যেসব মূল অংশ দরকার

• কর্মীর তথ্য: নাম, কর্মী আইডি, পদবি, আর বিভাগ
• বেতনের সময়কাল: স্লিপটা ঠিক কোন তারিখগুলো কাভার করছে
• আয়ের বিবরণ: মূল বেতন, আর প্রতিটা ভাতা আলাদা করে দেখানো, বাড়িভাড়া, চিকিৎসা, যাতায়াত, আর অন্য যা কিছু
• কর্তনের বিবরণ: উৎসে কর কর্তন, প্রযোজ্য হলে প্রভিডেন্ট ফান্ডের চাঁদা, আর অন্য যেকোনো কর্তন, প্রতিটা আলাদাভাবে দেখানো
• হাজিরার হিসাব: কত দিন কাজ হয়েছে, কত দিন ছুটি নেওয়া হয়েছে, আর ওভারটাইম কত, যদি বেতন এগুলোর ওপর নির্ভর করে
• নেট পে: হাতে যত টাকা পাচ্ছেন সেই চূড়ান্ত অঙ্ক, ওপরের গ্রস অঙ্ক থেকে আলাদা করে দেখানো

একটা পূর্ণাঙ্গ উদাহরণ: নমুনা সংখ্যায় সাজানো স্যালারি স্লিপ (টাকায়)

ওপরে যা বলা হলো তা বিমূর্তভাবে একটা স্যালারি স্লিপে কী কী থাকা দরকার তার বর্ণনা। সেটা বাস্তবে পূরণ করলে দেখতে কেমন লাগে, তারই একটা পূর্ণাঙ্গ উদাহরণ নিচে দেওয়া হলো, বাস্তবসম্মত আর গোল সংখ্যা দিয়ে, একদম যেভাবে একটা আসল স্লিপ সাজানো থাকে ঠিক সেভাবেই। এই কাঠামোটা কপি করে নিজের স্প্রেডশিট বা ডকুমেন্টে বসান, সারির নামগুলো একই রাখুন, শুধু প্রতিটা সংখ্যা বদলে নিজের কর্মীর আসল হিসাব বসিয়ে দিন।

এই উদাহরণটা ওপরে বলা একই ছয়টা মূল অংশ ধরেই সাজানো: কর্মীর তথ্য, বেতনকাল, আয়, কর্তন, হাজিরা, আর নেট পে, শুধু একটা তালিকা হিসেবে না রেখে শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত পূরণ করে দেখানো হয়েছে।

কর্মী আর বেতনকালের তথ্য

আয়

হাজিরার সারসংক্ষেপ

হাজিরার তথ্য এখানে সম্পূর্ণতার জন্য দেখানো হয়েছে, যদিও এই নির্দিষ্ট উদাহরণের হিসাবে এটা কোনো পরিবর্তন আনছে না, যা একটা স্থির মাসিক বেতনের ক্ষেত্রে স্বাভাবিক। যে মুহূর্তে বেতনের কোনো অংশ কর্মদিবস, বিনা বেতনের ছুটি, বা ওভারটাইমের ওপর নির্ভর করে, ঠিক তখনই এই তথ্য হিসাবের মধ্যে সরাসরি ঢুকে পড়ে, আর এটা যথেষ্ট সাধারণ একটা ব্যাপার বলেই এই সারিটা টেমপ্লেটে থেকে যায়, সেই মাসের সংখ্যা তার কারণে বদলাক বা না বদলাক।

কর্তন

নেট পে

এবার দেখা যাক প্রতিটা সারি আসলে কী বোঝায়, আর কেন সেটাকে একটা বড় অঙ্কের মধ্যে মিশিয়ে না দিয়ে আলাদা করে নিজের একটা লাইন দেওয়া হয়েছে।

মূল বেতন

মূল বেতন হলো পুরো বেতন কাঠামোর স্থির ভিত্তি, যার একটা শতাংশ হিসাব করেই বাকি প্রায় প্রতিটা ভাতা আর বেশ কিছু কর্তন ঠিক হয়। এই উদাহরণে সেটা ধরা হয়েছে 40,000 টাকা, যা 68,000 টাকা গ্রস পের একটা বড় অংশ, সামান্য কোনো অঙ্ক না, বাস্তবে বেশিরভাগ বেতন কাঠামো এভাবেই সাজানো হয়। গ্রস পের ঠিক কত শতাংশ মূল বেতন হবে তা বেঁধে দেওয়ার মতো কোনো একক আইনি নিয়ম নেই, তাই এখানকার অনুপাতটাকেও নমুনা হিসেবেই দেখুন। তারপরও এই অঙ্কটা ঠিকভাবে বসানো গুরুত্বপূর্ণ, কারণ প্রভিডেন্ট ফান্ডের চাঁদা, গ্র্যাচুইটির হিসাব, আর কিছু ভাতার করমুক্তির সীমা প্রায়ই গ্রস পের বদলে মূল বেতনের ওপর নির্ভর করে ঠিক হয়। মূল বেতন কৃত্রিমভাবে কম দেখানো হলে অন্য জায়গায় কর্মী আসলে কত পাওনা তা চুপচাপ কমে যেতে পারে।

বাড়িভাড়া ভাতা

বাড়িভাড়া ভাতা, সংক্ষেপে এইচআরএ, থাকার খরচ মেটাতে দেওয়া হয়, আর মূল বেতনের পরে বাংলাদেশের পে-স্লিপে প্রায়ই এটাই সবচেয়ে বড় ভাতা, এই উদাহরণে 20,000 টাকা। একে মূল বেতনের সাথে না মিশিয়ে আলাদা সারিতে দেখানো হয়, কারণ এর একটা অংশ এনবিআরের নির্ধারিত সীমা পর্যন্ত করমুক্ত থাকতে পারে, আর সেই ছাড়ের হিসাব তখনই করা যায় যখন এইচআরএ শুরু থেকেই আলাদা করে দেখানো থাকে।

চিকিৎসা ভাতা

চিকিৎসা ভাতা, এখানে 5,000 টাকা, প্রতি মাসের নিয়মিত স্বাস্থ্য খরচ মেটানোর জন্য একটা নির্দিষ্ট অঙ্ক, কোম্পানির আলাদা কোনো স্বাস্থ্যবিমা থাকলেও তার থেকে ভিন্ন। এটা রিইম্বার্সমেন্ট না, একটা নির্দিষ্ট ভাতা বলেই, ওই মাসে কর্মী আসলে ডাক্তার দেখিয়েছেন কিনা তা না দেখেই প্রতি মাসে এটা দেওয়া হয়, যা কোম্পানির আলাদা কোনো স্বাস্থ্যবিমা বা রিইম্বার্সমেন্ট ব্যবস্থা থেকে সম্পূর্ণ ভিন্ন একটা পদ্ধতি। এইচআরএর মতোই এর একটা অংশ সাধারণত একটা সীমা পর্যন্ত করমুক্ত থাকে, আর এটাই আরেকটা কারণ কেন একে একটা সাধারণ “ভাতা” অঙ্কে মিশিয়ে না দিয়ে আলাদা সারি দেওয়া দরকার।

যাতায়াত ভাতা

যাতায়াত ভাতা, এই উদাহরণে 3,000 টাকা, বাসা থেকে অফিস আসা-যাওয়ার খরচ মেটায়। এটা সাধারণত মানসম্মত ভাতাগুলোর মধ্যে সবচেয়ে ছোট, আর এইচআরএ বা চিকিৎসা ভাতার থেকে আলাদা নিজস্ব একটা আংশিক করমুক্তির সীমা থাকে এটারও। রিমোট বা হাইব্রিডে কাজ করা কর্মীদের জন্য অনেক কোম্পানি এই সারিটা কমিয়ে দেয় বা একেবারে বাদ দেয়, যাঁরা নিয়মিত যাতায়াত করছেন না তাঁদের ক্ষেত্রে। এটা একটা যুক্তিসঙ্গত সমন্বয়, তবে শর্ত হলো এটা প্রতিটা কর্মীর সাথে আলাদা আলোচনা করে না ঠিক করে, সবার ক্ষেত্রে একই নিয়মে করতে হবে। তিনটা ভাতার তিন রকম করমুক্তির নিয়ম, এটাই মূল কারণ কেন সব ভাতা মিলিয়ে একটা মাত্র অঙ্কে দেখানো একটা স্লিপ কর হিসাবের সময় ঠিকভাবে মেলানো যায় না।

গ্রস পে

গ্রস পে মানে হলো কোনো কর্তনের আগে সব আয়ের খাত যোগ করলে যা দাঁড়ায়, এই উদাহরণে 68,000 টাকা (40,000 + 20,000 + 5,000 + 3,000)। কোনো চাকরি “কত বেতন দেয়” জিজ্ঞেস করলে সাধারণত এই অঙ্কটাই বলা হয়, কিন্তু এটা কখনোই কর্মীর ব্যাংক অ্যাকাউন্টে আসলে যে টাকা জমা হয় সেই অঙ্ক না। ঠিক এই কারণেই স্লিপে এটাকে একটা আলাদা, স্পষ্ট লেবেল দেওয়া সাব-টোটাল হিসেবে দেখানো দরকার, পাঠককে নিজে আয়ের কলাম যোগ করতে বলার বদলে। চাকরির বিজ্ঞাপন আর অফার লেটারেও প্রায়ই এই গ্রস অঙ্কটাই বলা হয়, আর এটাই একটা কারণ কেন প্রথম বেতনের দিন নতুন কর্মী ছোট অঙ্ক দেখে অবাক হয়ে যান, আর কেন প্রথম দিন থেকেই দুটো অঙ্ক আলাদা করে দেখানো একটা স্লিপ গুরুত্বপূর্ণ।

উৎসে কর কর্তন (টিডিএস)

এটা হলো আয়করের যে অংশ প্রতি মাসে বেতন থেকে মালিক নিজেই কেটে সরকারকে জমা দেন, কর্মীকে বছর শেষে একবারে পুরোটা দিতে হয় না বলে। এখানে দেখানো 3,000 টাকা শুধু উদাহরণের জন্য একটা জায়গা-ধরে-রাখা অঙ্ক। কোনো আসল কর্মীর জন্য প্রকৃত অঙ্কটা নির্ভর করে তাঁর বার্ষিক করযোগ্য মোট আয়ের ওপর, সেটা কোন স্ল্যাবে পড়ছে তার ওপর, আর কোন ছাড় প্রযোজ্য তার ওপর, আর এই সবগুলো সংখ্যাই প্রতি বছর জাতীয় রাজস্ব বোর্ড ঠিক করে আর প্রতিটা অর্থ আইনের সাথে বদলায়। এই 3,000 টাকা, বা এটা থেকে পেছনের দিকে হিসাব করা কোনো শতাংশ, কোনোটাকেই এই বছরের আসল হার হিসেবে ধরবেন না। স্ল্যাব আর ছাড়গুলো আসলে কীভাবে কাজ করে তার পুরো বিবরণ আছে বাংলাদেশে বেতনভোগী কর্মীদের আয়কর লেখায়।

প্রভিডেন্ট ফান্ড চাঁদা

যেসব কোম্পানিতে কন্ট্রিবিউটরি প্রভিডেন্ট ফান্ড চালু আছে, সেখানে কর্মীর মাসিক অংশ এই সারিতে কাটা হয়, আর সাধারণত মালিকপক্ষও সমান অঙ্ক যোগ করেন, যদিও সেটা পে-স্লিপে নিজে থেকে আলাদাভাবে দেখানো হয় না। এখানে 2,000 টাকা একেবারেই একটা জায়গা-ধরে-রাখা অঙ্ক হিসেবে দেখানো। আপনার কোম্পানিতে আদৌ কন্ট্রিবিউটরি ফান্ড আছে কিনা, আর থাকলে চাঁদার হার আসলে কত, সেটা পুরোপুরি নির্ভর করে আপনার কোম্পানির ফান্ড কীভাবে গঠন করা আর কর্মীদের সাথে কী চুক্তি হয়েছে তার ওপর, দেশজুড়ে প্রযোজ্য কোনো একক নির্দিষ্ট হারের ওপর না। তাই এই সারিতে নিজের কোম্পানির আসল অঙ্ক বসান, অথবা এমন ফান্ড না থাকলে সারিটাই বাদ দিন।

অন্যান্য কর্তন

কোনো মাসে নেট পে কমিয়ে দেয় এমন অন্য যেকোনো কিছুর জন্য এই সারিটা রাখা, যেমন কিস্তিতে ফেরত নেওয়া হচ্ছে এমন একটা স্যালারি অ্যাডভান্স, দেরিতে আসার জরিমানা, কর্মী নিজে থেকে নেওয়া কোনো পলিসির প্রিমিয়াম, বা ঋণের কিস্তি। এই উদাহরণে এটা 0 দেখানো হয়েছে কারণ এমন কিছু প্রযোজ্য না, কিন্তু 0 হলেও সারিটা টেমপ্লেটে থেকে যায়, কারণ হঠাৎ কোনো অপরিকল্পিত কর্তন এসে পড়লে, তার জন্য আগে থেকে কোনো সারি না থাকলে সেটা হয় অন্য কোনো সারিতে চুপচাপ ঢুকিয়ে দেওয়া হয়, নয়তো স্লিপ থেকেই একদম বাদ পড়ে যায়, আর দুটোই ঠিক সেই ধরনের ব্যাপার যা কর্মীর মনে বিভ্রান্তিকর প্রশ্ন তৈরি করে।

নেট পে

নেট পে মানে হাতে যা আসলে দেওয়া হয়, গ্রস পে থেকে মোট কর্তন বাদ দিলে যা থাকে, 68,000 থেকে 5,000 বাদ দিলে, এই উদাহরণে 63,000 টাকা। এই অঙ্কটাই কর্মীর ব্যাংক অ্যাকাউন্ট বা মোবাইল ওয়ালেটে আসলে যা জমা হওয়ার কথা তার সাথে মিলে যাওয়া উচিত, আর এটাই স্লিপের একদম শেষ সারি, কারণ এর ওপরের প্রতিটা সারি আসলে ব্যাখ্যা করে পেরোল টিম বা সফটওয়্যার কীভাবে এই চূড়ান্ত অঙ্কে পৌঁছাল।

এই উদাহরণের প্রতিটা সারি আগে বলা সেই ছয়টা মূল অংশের একটার সাথেই মিলে যায়, কর্মী আর বেতনকালের তথ্য, আয়ের বিবরণ, হাজিরার সারসংক্ষেপ, কর্তনের বিবরণ, আর সবশেষে যে নেট অঙ্কে গিয়ে সব মেলে সেটা। এই মিল ইচ্ছাকৃত। এর যেকোনো একটা অংশ বাদ পড়া একটা স্লিপ মানেই ঠিক সেই ফাঁকটা, যা এই উদাহরণ পূরণ করতে চেয়েছে।

সব একসাথে মিশিয়ে ফেলা কেন সমস্যা তৈরি করে

যে স্লিপে সব ভাতা মিলিয়ে একটা অঙ্ক আর সব কর্তন মিলিয়ে আরেকটা অঙ্ক লেখা থাকে, সেটা কর্মীকে কত টাকা পেলেন তা জানায় ঠিকই, কিন্তু কেন এই টাকা পেলেন তা জানায় না। কেউ যখন জিজ্ঞেস করেন এই মাসে তাঁর বেতন কমল কেন, তখন উত্তরটা স্লিপ দেখেই পাওয়া উচিত। কোনো ম্যানেজারকে বসে স্প্রেডশিট ঘেঁটে ব্যাখ্যা করতে হওয়া উচিত না।

ডিজাইনের চেয়ে বড় কথা হলো সবটা এক রকম রাখা

স্লিপের লেআউট দেখতে কেমন হলো সেটা বড় ব্যাপার না। বড় ব্যাপার হলো প্রতিটা কর্মীর জন্য প্রতি মাসে একই ফরম্যাট ধরে রাখা। একেক কর্মীর স্লিপ একেক রকম, বা একই কর্মীর স্লিপ একেক মাসে একেক রকম হলে পেরোল অডিট আর বেতনের ঝামেলা মেটাতে যতটা সময় লাগার কথা তার কয়েকগুণ বেশি সময় চলে যায়।

বড় আকারে এটা যেখানে জটিল হয়ে যায়

হাতে একটা নির্ভুল স্যালারি স্লিপ বানানো কঠিন কিছু না। কঠিন হলো প্রতি মাসে এরকম ডজন ডজন বা শত শত স্লিপ বানানো, যেখানে প্রতিটাতে সেই কর্মীর নিজের ভাতা, কর্তন আর হাজিরার হিসাব আলাদা করে বসাতে হয়, একটাও ভুল না রেখে। ম্যানুয়াল পেরোল ঠিক এই জায়গাটাতেই ভেঙে পড়ে।

স্প্রেডশিটের একটা ঘরে একটা কপি-পেস্ট ভুল হলে সেটা চুপচাপ কারো পে-স্লিপে ভুল অঙ্ক হয়ে বসে যায়।

এই ধরনের একঘেয়ে, খুঁটিনাটিতে ভরা কাজটাই Utso নিজে থেকে করে দেয়। প্রতিটা পে-স্লিপে সেই কর্মীর আর সেই মাসের সঠিক বেতন কাঠামো, কর্তন আর হাজিরার তথ্য নিজেই বসে যায়, ফরম্যাট প্রতিবার একই থাকে, আর কাউকে হাতে না বানিয়েই পিডিএফ তৈরি হয়ে পাঠানো হয়ে যায়। এই স্লিপগুলো যে পে-রান থেকে বের হয়, সেটা নিয়ে বিস্তারিত আছে পেরোল সফটওয়্যার পেজে। পুরো প্রক্রিয়াটা ধাপে ধাপে কীভাবে চলে তা দেখা যায় বাংলাদেশে পেরোল কীভাবে পরিচালনা করবেন লেখায়।

আরেকটা কথা