এইচআরের সব দরকার, একগাদা আলাদা টুল ছাড়াই
প্রথম আমন্ত্রণ থেকে শুরু করে অনবোর্ডিং, প্রতিদিনের কাজ, আর শেষে বিদায়, পুরো কর্মীজীবনের জন্য একটাই লগইন। এইচআর, পেরোল, সিআরএম আর অ্যানালিটিক্স সবকিছুই একই প্ল্যাটফর্মে থাকে, তাই একটা থেকে আরেকটায় যেতে অ্যাকাউন্ট বদলাতে হয় না। একাধিক কোম্পানি চালালে সেগুলোর মধ্যেও একইভাবে সুইচ করা যায়, লগআউট করে আবার লগইন করার দরকার হয় না।
কর্মীর ডিরেক্টরি আর অর্গ চার্ট
প্রতিটা কর্মীর রেকর্ড থাকে একটাই ডিরেক্টরিতে: যোগাযোগের তথ্য, চাকরির ইতিহাস, নথিপত্র, আর পুরো প্রোফাইল এক জায়গায়, স্প্রেডশিট আর কাগজপত্রে ছড়িয়ে না থেকে। এককের রেকর্ডের ওপরে একটা ইন্টারঅ্যাক্টিভ অর্গ চার্ট দেখায় কোম্পানি আসলে কীভাবে সাজানো, শাখা, বিভাগ, আর টিম অনুযায়ী, প্রতিটা কর্মীর রিপোর্টিং লাইনসহ, তাই কে কার কাছে রিপোর্ট করে তা সবসময় স্পষ্ট থাকে। চার্টটা শুধু একবার দেখার জন্য না, আসলে ব্যবহারের জন্য তৈরি: বড় কোম্পানি জুড়ে প্যান করুন, একটা নির্দিষ্ট বিভাগে জুম করুন, বা এক্সপোর্ট করে নিন, বোর্ড মিটিংয়ের জন্য হাতে করে আবার আঁকার বদলে।
কাউকে নিয়োগ দেওয়া মানে শুধু একটা রেকর্ড তৈরি করা না। নতুন কর্মী যোগ করলে সেটা এমনিতেই তার পেরোল সেটআপ চালু করে, হাজিরায় নথিভুক্ত করে, তার শাখা বা বিভাগের চলমান প্রজেক্টে যুক্ত করে, আর একটা স্বাগত ইমেইল পাঠায়, শুধু ওই একটা কাজ থেকেই। এইচআরকে চারটা আলাদা স্ক্রিনে একই সেটআপ বারবার করতে হয় না।
তিনটা উৎস থেকে হাজিরা
হাজিরার তথ্য সাধারণত যেখান থেকে সহজে নেওয়া যায় সেখান থেকেই আসে, তাই Utso সবকিছু মিলিয়ে প্রতিটা কর্মীর জন্য একটাই দৈনিক হাজিরার রেকর্ড তৈরি করে, প্রতিটা শাখায় একটামাত্র পদ্ধতি চাপিয়ে না দিয়ে।
ZKTeco বায়োমেট্রিক ডিভাইস, ফিঙ্গারপ্রিন্ট, ফেস, বা কার্ড রিডার, বাংলাদেশের অফিস আর কারখানায় সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত উৎস, আর এগুলো প্রায়ই অফিস ফায়ারওয়ালের পেছনে থাকে, ইন্টারনেটে সরাসরি সংযোগ ছাড়াই। Utso তবুও এগুলোর কাছে পৌঁছায়, একটা রিভার্স টানেল কানেকশনের মাধ্যমে, আর নির্ধারিত সময় অনুযায়ী নিজে থেকেই পাঞ্চ লগ নিয়ে আসে, ডিভাইস থেকে হাতে এক্সপোর্ট করার দরকার হয় না। কাছে বায়োমেট্রিক টার্মিনাল না থাকা কর্মীদের জন্য, একটা এক-ক্লিক অনলাইন টাইমার আছে যা রিমোট আর অফিস দুই ধরনের কর্মীর জন্যই কাজ করে, আর পাতা বদলালেও চলতে থাকে। আগের কোনো সিস্টেম থেকে পুরনো বা বাল্ক রেকর্ড আনতে হলে, একটা CSV ইমপোর্ট সেই কাজ করে দেয়।
কাঁচা পাঞ্চ ডেটা একবার ঢুকে গেলে, একটা রিক্যালকুলেশন ইঞ্জিন প্রতিটা কর্মীর শিফট স্ন্যাপশটের সাথে মিলিয়ে দেরিতে আসা আর তাড়াতাড়ি বের হওয়া হিসাব করে। এইচআর চাইলে এখনও হাতে করে কোনো রেকর্ড ঠিক করতে পারে, একটা বাধ্যতামূলক কারণ লেখার ঘরসহ, আর প্রতিটা পরিবর্তনের পেছনে একটা পূর্ণ অডিট ট্রেইল থাকে। গ্রেস পিরিয়ড, আর তিনটা উৎসের মধ্যে কোনটা চালু থাকবে, দুটোই প্রতিটা কোম্পানির জন্য আলাদাভাবে সেট করা যায়।
ছুটি ব্যবস্থাপনা, আপনার নিজের নীতিমালার নিয়মেই
নৈমিত্তিক, অসুস্থতাজনিত আর অর্জিত ছুটি শুরু থেকেই সেট করা থাকে, আর তার ওপর যেকোনো কাস্টম ছুটির ধরনও যোগ করা যায়, নীতিমালা অনুযায়ী দিনে বা ঘণ্টায় হিসাব করে। প্রতিটা ছুটির ধরনের নিজস্ব নিয়ম থাকে: দিন সাথে সাথে জমা হবে নাকি মাসে মাসে বাড়বে, প্রবেশনের পর কে যোগ্য হবে, লিঙ্গ বা চাকরির ধরন অনুযায়ী কোনো বিধিনিষেধ আছে কিনা, আবেদনের জন্য কত আগে জানাতে হবে, সাপোর্টিং ডকুমেন্ট লাগবে কিনা, আর পরের বছরে মেয়াদ শেষ হওয়ার আগে কতটা জমা থাকবে। এটা ঠিক সেভাবেই কাজ করে যেভাবে বাংলাদেশি কোম্পানি আগে থেকেই ছুটির হিসাব রাখে, অন্য কোথাও তৈরি একটা সাধারণ পলিসি ইঞ্জিনের সাথে মানিয়ে নেওয়ার বদলে।
কর্মীরা নিজের ব্যালেন্স দেখতে পান নিয়মিত, আগে থেকে জমা থাকা, আর হাতে করে ঠিক করা অ্যামাউন্ট আলাদা আলাদা করে, তাই আবেদন করার আগে অনুমান করার দরকার হয় না, আর সিস্টেম নিজে থেকেই দুটো আবেদন মিলে যাচ্ছে কিনা তা যাচাই করে অনুমতি দেওয়ার আগে। ম্যানেজাররা পান একটা টিম ক্যালেন্ডার, যেখানে সব পেন্ডিং অনুমোদন এক স্ক্রিনেই দেখা যায়, ইমেইল ঘেঁটে বের করার বদলে, আর একটা পুনরাবৃত্ত ছুটির ক্যালেন্ডার মানে সরকারি আর কোম্পানির ছুটি প্রতি বছর নতুন করে বসাতে হয় না। অনুমোদনও কোনো শেষ ধাপ না: একবার কোনো ছুটির আবেদন অনুমোদিত হলে, সেই ইভেন্ট নিজে থেকেই পেরোলে চলে যায়, তাই কর্তন হয়ে যায় আলাদা কোনো ম্যানুয়াল ধাপ ছাড়াই।
শিফট শিডিউলিং
তিনটা ভিউ ম্যানেজাররা আসলে যেভাবে কভারেজ পরিকল্পনা করেন সেটাই কভার করে: একটা রোস্টার গ্রিড যেখানে কর্মীদের দিন অনুযায়ী সাজানো থাকে, একটা কভারেজ হিটম্যাপ যেখানে এক নজরেই কোথায় লোক কম আছে বোঝা যায়, আর একটা দিনের টাইমলাইন একদিনের খুঁটিনাটির জন্য। ঘূর্ণন দৈনিক, সাপ্তাহিক, কয়েক সপ্তাহ পরপর, বা পুরোপুরি কাস্টম নিয়মেও চলতে পারে, আর একবার সেট করার পর সেগুলো নিজে থেকেই শিফট তৈরি করতে থাকে, প্রতিবার নতুন করে বানাতে হয় না।
খোলা শিফট কাউকে হাতে করে বসিয়ে দিতে হয় না: কর্মীরা নিজেই সেগুলো নিতে পারেন, আর ম্যানেজার সেই দাবি অনুমোদন করেন, যা ওই সব ব্যবসার জন্য ভালো কাজ করে যারা শুধু একটা নির্দিষ্ট রোস্টারের বদলে কিছুটা নমনীয় কভারেজে চলে। প্রতিটা কর্মী তার নিজের আসন্ন শিফটের জন্য একটা “আমার সিডিউল” ভিউও পান, তাই “আজ কখন কাজ” এই প্রশ্নের উত্তর এইচআরকে হাতে করে দিতে হয় না। সপ্তাহ কোন দিন থেকে শুরু হবে, সময়ের ফরম্যাট, আর ডিফল্ট ভিউ, সবকিছুই প্রতিটা কোম্পানির জন্য আলাদাভাবে সেট করা যায়, কারণ সব ব্যবসা একইভাবে সপ্তাহ পরিকল্পনা করে না।
রোল আর অ্যাক্সেস, আপনার কাজের ধরন অনুযায়ী
অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ চলে ৪৩টা নির্দিষ্ট অনুমতির ওপর, যা ১২টা ডিফল্ট অ্যাক্সেস গ্রুপে ভাগ করা: Admin, HR Manager, Finance Officer, Sales Executive, IT Admin, Compliance Officer, Operations Manager, Payroll Officer, Executive, Support Agent, Access Manager, আর Default Employee। এগুলো মিলে বেশিরভাগ বাংলাদেশি প্রতিষ্ঠানের কাঠামো কোনো কাস্টম সেটআপ ছাড়াই কভার করে, আর কোনো রোলের জন্য অন্যরকম কিছু দরকার হলে, আলাদা আলাদা করে অনুমতি বসিয়ে দেওয়াও যায়।
প্রতিটা লগইনে ইমেইলের সাথে একটা ওয়ান-টাইম পাসকোড বাধ্যতামূলক দ্বিতীয় ধাপ হিসেবে লাগে, আলাদা করে এনরোল করার কোনো ঝামেলা ছাড়াই, আর Google Authenticator বা অন্য যেকোনো TOTP অ্যাপও বিকল্প হিসেবে কাজ করে। কোনো সেশন বন্ধ করার দরকার হলে, টোকেন ভার্সনিং সেই অ্যাকাউন্টের সব সক্রিয় সেশন একসাথে বাতিল করে দেয়, প্রতিটা নিজে নিজে মেয়াদ শেষ হওয়ার অপেক্ষা না করে। রোল বা অনুমতিতে কোনো পরিবর্তন হলে সেটা কে করেছে, কখন করেছে, আর কী বদলেছে, সবকিছু লগ করা থাকে, যা কাজে লাগে যখন কোনো অডিটর বা শ্রম পরিদর্শক জানতে চান কে কী দেখতে পেতেন।
নোটিশ বোর্ড
ঘোষণা পুরো কোম্পানিতে যায়, ক্যাটাগরি অনুযায়ী সাজানো থাকে, তাই কোনো জরুরি নীতি বদল কোনো সাধারণ আপডেটের পাশে হারিয়ে যায় না, আর দরকার হলে ফাইল অ্যাটাচমেন্টও যোগ করা যায়। অ্যাকনলেজমেন্ট ট্র্যাকিং মানে একটা নোটিশ শুধু পাঠিয়ে ভুলে যাওয়া না: আপনি ঠিক দেখতে পারবেন কে আসলে সেটা পড়েছে, যা কাজে লাগে এমন যেকোনো কিছুর জন্য যা পরে প্রমাণ করা দরকার হতে পারে, একটা নিরাপত্তা নীতি, একটা কমপ্লায়েন্স নোটিশ, বা ছুটির নিয়মে কোনো পরিবর্তন।
কোম্পানি সেটআপ, যাতে আলাদা কোনো আইটি প্রজেক্ট লাগে না
একটা কোম্পানি নিবন্ধন করতে ২ মিনিটেরও কম সময় লাগে, আর এরপর যা হয় তা কোনো সাপোর্ট টিকিট না, বরং স্বয়ংক্রিয়: একটা ৮-ধাপের প্রভিশনিং প্রক্রিয়া পেছন থেকেই নতুন কোম্পানির ডেটাবেস, কিউ, আর ডিফল্ট কনফিগারেশন তৈরি করে দেয়, সাথে ২ মাসের ফ্রি ট্রায়াল এমনিতেই যুক্ত হয়ে যায়। যেসব কোম্পানি ওপেন রেজিস্ট্রেশনের বদলে আমন্ত্রণের মাধ্যমে মানুষ যোগ করতে পছন্দ করে, তারা সেভাবেও শুরু করতে পারে।
ট্রায়াল শেষ হলে, বিলিং মাসিক বা বার্ষিক ভিত্তিতে সেই একই অ্যাডমিন কনসোল থেকে চলে যা অ্যাকাউন্টের বাকি সবকিছু পরিচালনা করে, দরকার হলে সাবস্ক্রিপশন বাড়ানোর সুযোগসহ। এর কোনো কিছুর জন্যই আলাদা কোনো ইমপ্লিমেন্টেশন প্রজেক্ট লাগে না।
বাংলাদেশ-নেটিভ। টাকায় দাম, বাংলা UI, আর বাংলাদেশ শ্রম আইনের জন্য একদম শুরু থেকে তৈরি, উপরে স্থানীয় ছোঁয়া লাগানো কোনো বিদেশি টুল না। ছুটির নীতি, হাজিরার নিয়ম, আর ইন্টারফেস নিজেই তৈরি হয়েছে বাংলাদেশি কোম্পানি আসলে যেভাবে কাজ করে তার ওপর ভিত্তি করে, অন্য কোনো বাজারের জন্য বানানো টেমপ্লেট পরে মানিয়ে নিয়ে না।
বিনামূল্যে শুরু করুন। প্রতিটা নতুন কোম্পানি ২ মাসের ফ্রি ট্রায়াল পায়, কোনো পেমেন্টের তথ্য লাগে না। ট্রায়াল শেষ হলেই বিলিং শুরু হয়, আপনি আসলে যতটা ব্যবহার করেন তার ওপর ভিত্তি করে।
আপনার তথ্য আপনারই থাকে। প্রতিটা কোম্পানির রেকর্ড বাকি সবার থেকে আলাদা রাখা হয়। পেরোল আরেক ধাপ এগিয়ে: এটা চলে প্রতিটা কোম্পানির নিজস্ব আলাদা ডেটাবেসে, একটা শেয়ার করা ডেটাবেসের ওপর শুধু ফিল্টার বসিয়ে না, যা যেকোনো এইচআর সিস্টেমের সবচেয়ে স্পর্শকাতর তথ্যের জন্য সবচেয়ে শক্তিশালী মাত্রার আলাদাকরণ।
সম্পূর্ণ বাংলা ইন্টারফেস। শুধু অনুবাদ করা মেনু না, পুরো সিস্টেম বাংলায়। যেসব কর্মী বাংলায় কাজ করতে বেশি স্বচ্ছন্দ, তারাও একই সিস্টেম পান, কোনো ছোট করা সংস্করণ না।
২ মিনিটেরও কম সময়ে একটা কোম্পানি নিবন্ধন করুন আর আপনার ২ মাসের ফ্রি ট্রায়াল শুরু করুন। কোনো পেমেন্টের তথ্য লাগে না, ট্রায়ালের পর শুধু যা ব্যবহার করেন তার জন্যই বিল হবে।