পেরোল যা নিজে থেকেই চলে, সঠিকভাবে, প্রতিবার
কোনো স্প্রেডশিট সূত্র না, কোনো হাতে মেলানো না, মাস শেষে কোনো তাড়াহুড়ো না। Utso-তে প্রতিটা কোম্পানির পেরোল চলে পেছন থেকেই, একটা নির্ধারিত প্রক্রিয়া হিসেবে, প্রতিবার একই সঠিক নিয়মে হিসাব হয়, কোম্পানি আসলে যে ফ্রিকোয়েন্সিতে মানুষকে বেতন দেয় তা অনুযায়ী।
মাল্টি-ফ্রিকোয়েন্সি সাপোর্ট
দৈনিক, সাপ্তাহিক, দ্বি-সাপ্তাহিক আর মাসিক পে সাইকেল, সবই একই প্ল্যাটফর্মে চলে, যা বাংলাদেশের বাজারে খুব একটা পাওয়া যায় না, কারণ বেশিরভাগ সফটওয়্যার একটা ফ্রিকোয়েন্সি বেছে নেয় আর বাকি সব ব্যবসাকে সেটার সাথে মানিয়ে নিতে বলে। কারখানার দৈনিক মজুরির কর্মী, দ্বি-সাপ্তাহিক বেতন পাওয়া একটা প্রজেক্ট টিম, আর নিয়মিত মাসিক বেতনের একটা হেড অফিস, সবাই একই কোম্পানি অ্যাকাউন্টের ভেতরে থাকতে পারে, যার যার নিজের সময়সূচি অনুযায়ী, আলাদা আলাদা সিস্টেমের মধ্যে তথ্য এক্সপোর্ট না করেই।
প্রতিটা কোম্পানি একবার তাদের পে ফ্রিকোয়েন্সি সেট করে দেয়, আর একটা দৈনিক চেক প্রতিটা কোম্পানিকে যাচাই করে সেই কোম্পানির তারিখ হয়ে গেলেই নিজে থেকেই পে-রান চালু করে দেয়, প্রতিদিনই হোক বা মাসে একবার। পে-ডে কবে আসছে তা মনে রাখা বা হাতে করে রান শুরু করা, কারো লাগে না। কোনো কোম্পানি পরে তার পে ফ্রিকোয়েন্সি বদলালে, যেমন ব্যবসা বাড়ার সাথে সাথে সাপ্তাহিক থেকে মাসিকে সরে গেলে, নতুন সময়সূচি পরের সাইকেল থেকেই কার্যকর হয়, আগের পেরোল ইতিহাসে কোনো প্রভাব না ফেলেই।
বেতন বৃদ্ধি ও বকেয়া
বেতন বৃদ্ধি একজন কর্মীর জন্য আলাদাভাবে, বা একসাথে পুরো টিমের জন্য ব্যাচ আকারে বসানো যায়, যা কাজে লাগে যখন কোনো বেতন বৃদ্ধি একজনের বদলে পুরো একটা বিভাগের জন্য একসাথে প্রযোজ্য হয়। প্রতিটা বেতন বৃদ্ধি একই তিনটা ধাপ পার হয়, খসড়া, তারপর অনুমোদন, তারপর কার্যকর, তাই কেউ আসলে অনুমোদন না দেওয়া পর্যন্ত কোনো বেতন বৃদ্ধি পেরোলে কার্যকর হয়ে যায় না।
বকেয়া এখানে সবচেয়ে বেশি হাতে করা কাজ বাঁচায়। কোনো অনুমোদিত বেতন বৃদ্ধি যদি চলতি সাইকেলের বদলে আগের কোনো তারিখ থেকে কার্যকর হয়, Utso নিজে থেকেই বকেয়ার হিসাব করে আর বকেয়ার এন্ট্রি তৈরি করে দেয়, এইচআরকে প্রতিটা প্রভাবিত কর্মীর জন্য হাতে করে পার্থক্য হিসাব করতে না রেখেই। বেতন বৃদ্ধির পুরো ইতিহাস প্রতিটা কর্মীর রেকর্ডে জুড়ে থাকে, তাই কী বদলেছে, কবে থেকে কার্যকর হয়েছে, আর কবে আসলে অনুমোদিত হয়েছে, তার একটা স্পষ্ট হিসাব সবসময় থাকে।
প্রতিটা কোম্পানির জন্য আলাদা ডেটাবেজ
পেরোলের তথ্য বাকি প্ল্যাটফর্মের চেয়েও শক্তিশালী একটা নিশ্চয়তা পায়। প্রতিটা কোম্পানির এইচআর আর সিআরএম রেকর্ড এমনিতেই বাকি সব কোম্পানি থেকে আলাদা থাকে, কিন্তু পেরোল আরেক ধাপ এগিয়ে যায়: প্রতিটা কোম্পানির বেতনের তথ্য থাকে তার নিজস্ব আলাদা ডেটাবেজে, একটা শেয়ার করা ডেটাবেজে ফিল্টার বসিয়ে কে কী দেখতে পারবে তা ঠিক করার বদলে।
এই পার্থক্যটা শোনার চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ। রো-লেভেল ফিল্টার নির্ভর করে সিস্টেমের প্রতিটা কোয়েরি সবসময়, প্রতিবার, ঠিকভাবে ফিল্টার করছে কিনা তার ওপর। ফিজিক্যাল ডেটাবেজ আইসোলেশন এই নির্ভরতা পুরোপুরি সরিয়ে দেয়: কোনো বাগ, কোনো ভুল কনফিগার করা রিপোর্ট, বা ভবিষ্যতের কোনো ইন্টিগ্রেশনের জন্য ফাঁস হয়ে যাওয়ার মতো কোনো শেয়ার করা টেবিলই থাকে না। বেতনের অঙ্ক, সম্ভবত যেকোনো কর্মীর সাথে জড়িত সবচেয়ে স্পর্শকাতর সংখ্যা, তার জন্য এটাই Utso প্ল্যাটফর্মের সবচেয়ে শক্তিশালী আলাদাকরণ, যা ডিফল্ট হিসেবে প্রতিটা কোম্পানির জন্য প্রযোজ্য, আলাদা করে কেনার মতো কোনো আপগ্রেড না।
এলাউয়েন্স, কর্তন, আর অ্যাডজাস্টমেন্ট, রান লক করার আগেই
একটা পেরোল রান খুব কমই শুধু বেসিক স্যালারি নিয়ে হয়। নির্দিষ্ট এলাউয়েন্স, হাউস রেন্ট, কনভেয়েন্স, আর কোম্পানি চাইলে যেকোনো কাস্টম এলাউয়েন্সও, প্রতিটা কর্মীর জন্য একবার সেট করা থাকে আর প্রতিটা রানে নিজে থেকেই যোগ হয়ে যায়, প্রতি মাসে হাতে করে আবার বসাতে হয় না। কর্তনও একইভাবে কাজ করে: টিডিএস, অনুমোদিত ছুটির রেকর্ড থেকে হিসাব করা ছুটির কর্তন, আর কোম্পানির দরকারি যেকোনো কাস্টম কর্তন, সবকিছু একবার সেট করার পর নিজে থেকেই প্রযোজ্য হয়।
তবে আসল পেরোলে সবসময় ব্যতিক্রম থাকে, তাই অ্যাড-হক অ্যাডজাস্টমেন্টও সাপোর্ট করা হয়: একজন নির্দিষ্ট কর্মীর জন্য একবারের একটা যোগ বা কর্তন, যা সেই পে-রান বন্ধ হওয়ার আগে প্রযোজ্য হয়, ছোটখাটো কিছুর জন্য আলাদা কোনো অফ-সাইকেল প্রক্রিয়া ছাড়াই। কোনো রান যাচাই হয়ে ঠিক থাকলে, পুরো কোম্পানির জন্য একসাথে একটা কাজেই বাল্কে পেইড হিসেবে চিহ্নিত করা যায়, প্রতিটা কর্মীর পেমেন্ট আলাদা আলাদা করে নিশ্চিত না করেই।
পে-স্লিপ নিজে থেকেই তৈরি হয় আর পৌঁছেও যায়
রান শেষ হয়ে গেলেই, প্রতিটা কর্মীর পে-স্লিপ নিজে থেকেই একটা PDF হিসেবে তৈরি হয়ে যায়, প্রতি মাসে এইচআরকে আলাদা করে এক্সপোর্ট-আর-ফরম্যাট করার কোনো ধাপ পার হতে হয় না। পে-স্লিপ বাল্কে একটা ZIP ফাইল হিসেবে ডাউনলোড করা যায় রেকর্ডের জন্য, সরাসরি প্রতিটা কর্মীকে ইমেইল করা যায়, অথবা কর্মীরা নিজেরাই যখন দরকার তখন সেলফ-সার্ভিস থেকে বের করে নিতে পারেন, একটা লোন আবেদনের জন্য বা ভিসার কাগজের জন্য, এইচআরকে খুঁজে বের করতে না বলেই।
কর্মীদের পে-ডে পর্যন্ত অপেক্ষা করতেও হয় না কী আসছে তা জানতে। নেক্সট স্যালারি প্রিভিউ আসল পে-রানের আগেই সম্ভাব্য পরবর্তী বেতনের পরিমাণ দেখায়, একই হাজিরা, ছুটি, আর বেতন বৃদ্ধির তথ্যের ভিত্তিতে যা পেরোল নিজেই ব্যবহার করবে, তাই কেউ যা আশা করেন আর আসলে যা হাতে আসে তার মধ্যে কোনো চমক থাকে না।
মোবাইল ফাইন্যান্সিয়াল সার্ভিসের মাধ্যমে বেতন
বেশিরভাগ বাংলাদেশি কর্মী প্রচলিত ব্যাংক ট্রান্সফারের বদলে মোবাইল ফাইন্যান্সিয়াল সার্ভিসের মাধ্যমে বেতন পান, আর Utso ঠিক তার জন্যই ফরম্যাট করা একটা বিতরণ ফাইল তৈরি করে দেয়, আপনার কোম্পানি বাল্ক পেমেন্টের জন্য যে মোবাইল ওয়ালেট প্রোভাইডারই ব্যবহার করুক না কেন তার হাতে তুলে দেওয়ার জন্য প্রস্তুত। এইচআরকে প্রোভাইডারের চাহিদামতো ফরম্যাটে হাতে করে স্প্রেডশিট বদলাতে হয় না, বা একটা কোম্পানি-ব্যাপী পেমেন্টকে আলাদা ব্যাংক-ট্রান্সফার ব্যাচ আর আলাদা মোবাইল-ওয়ালেট ব্যাচে ভাগ করতে হয় না।
এই এক্সপোর্ট তৈরি হয় প্ল্যাটফর্মের বাকি সবকিছুর মতোই একই সম্পূর্ণ, অনুমোদিত পে-রান থেকে, তাই মোবাইল ওয়ালেটে যে পরিমাণ যায় তা সবসময় কর্মী যে পে-স্লিপ দেখেন তার সাথে মিলে যায়, অন্য কোথাও আলাদাভাবে হিসাব করা দ্বিতীয় কোনো সংখ্যা না।
পেরোল যা আগে থেকেই আপনার এইচআর তথ্য জানে
পেরোল যেহেতু এইচআর, হাজিরা, আর ছুটির মতো একই প্ল্যাটফর্মে থাকে, তাই এটা প্রতি সাইকেলে খালি একটা স্প্রেডশিট দিয়ে শুরু করে না। অনুমোদিত ছুটি এমনিতেই সঠিক কর্তনসহ পেরোলে চলে যায়, কাউকে আবার নতুন করে বসাতে হয় না, আর এমপ্লয়ি ডিরেক্টরিতে যোগ হওয়া একজন নতুন কর্মীর পেরোল সেটআপ সেই একটা কাজ থেকেই নিজে থেকে হয়ে যায়, তাই পেরোল কখনো এইচআরের কাগজপত্র শেষ হওয়ার পরের আলাদা একটা দ্বিতীয় ধাপ হয়ে থাকে না। এর বিপরীতে, স্প্রেডশিটে বা Tally-র মতো একটা আলাদা টুলে পেরোল চালালে, প্রতিটা হাজিরার ব্যতিক্রম, ছুটির দিন, আর নতুন কর্মীকে পেরোলে হাতে করে আবার টাইপ করতে হয়, দ্বিতীয়বার, কেউ একজন শুধু আশা করে থাকেন যে দুটো রেকর্ড এখনও মিলছে।
প্রতিটা কোম্পানি একই দিনে বেতন দিলেও দ্রুত চলে
পেরোল এইচআর, সিআরএম, আর বাকি প্ল্যাটফর্ম থেকে আলাদা একটা নিজস্ব সার্ভিস, আর এটা নিজে থেকেই স্কেল করে। যখন প্রতিটা কোম্পানির পে-রান একই দিনে চালু হয়, যেমন মাসের শুরুতে, যখন বাংলাদেশের বেশিরভাগ অফিস তাদের কর্মীদের বেতন দেয়, তখন পেরোল প্রসেসিংয়ের সেই ভিড় হাজিরা, ছুটির অনুমোদন, বা আপনার টিম একই সময়ে Utso-তে যা কিছু করছে তার কোনোটাকেই ধীর করে দেয় না। প্ল্যাটফর্মের প্রতিটা অংশ আলাদাভাবে বাড়ে, তাই পেরোলে আরও বেশি কর্মী বা আরও বেশি কোম্পানি যোগ হলেও বাকি সবকিছু ধীর হয়ে গিয়ে সেটা পুষিয়ে দিতে হয় না।
সত্যিকারের আলাদা ডেটাবেজ। আপনার বেতনের তথ্য থাকে তার নিজস্ব আলাদা ডেটাবেজে, Utso-র বাকি সব কোম্পানি থেকে সত্যিকারভাবেই আলাদা, একটা শেয়ার করা ডেটাবেজে ফিল্টার বসানো না। এটাই প্ল্যাটফর্মের সবচেয়ে শক্তিশালী মাত্রার ডেটা আইসোলেশন, যা ডিফল্ট হিসেবেই প্রযোজ্য।
হাতে করে পে-রান শুরু করতে হয় না। পেরোল নিজে থেকেই চলে, একটা দৈনিক চেক প্রতিটা কোম্পানির পে-রান তার নিজের সময়সূচি অনুযায়ী নিজে থেকেই চালু করে দেয়, সেই কোম্পানি দৈনিক, সাপ্তাহিক, দ্বি-সাপ্তাহিক, বা মাসিক যেভাবেই বেতন দিক না কেন।
বাংলাদেশ শ্রম বিধির ওপর ভিত্তি করে তৈরি। টিডিএস আর ছুটির কর্তন বাংলাদেশ শ্রম বিধির সাথে মিলিয়ে হিসাব হয়, অন্য কোথাও তৈরি একটা গ্লোবাল পেরোল ইঞ্জিন পরে মানিয়ে নেওয়া না, আর ছুটির তথ্য সরাসরি একই রানে চলে যায়, তাই কর্তন আসলে যা অনুমোদিত হয়েছে তারই প্রতিফলন করে।
টাকায় দাম। আপনার সাবস্ক্রিপশনের দাম আর বিল হয় টাকায়, কোনো ডলার কনভার্সনের ঝামেলা বা এক্সচেঞ্জ-রেট অনুমান ছাড়াই আপনার ইনভয়েসে।
ফ্রি এইচআর টিয়ার দিয়ে শুরু করুন, আর প্রস্তুত হলে পেরোল যোগ করুন, সাথে ২ মাসের ফ্রি ট্রায়ালও যুক্ত থাকছে। আপনার কোম্পানি নিবন্ধনের জন্য কোনো পেমেন্টের তথ্য লাগে না।