প্রজেক্ট বণ্টন হয় টিম, ডিপার্টমেন্ট, বা শাখা অনুযায়ী, শুধু ব্যক্তির নামে না
বেশিরভাগ প্রজেক্ট টুলে একটাই অপশন থাকে: একটা টাস্ক একজন মানুষের নামে বণ্টন করা। Utso-র প্রজেক্ট আর টাস্ক মডিউল কাজ করে চারটা লেভেলে: একজন কর্মী, একটা টিম, একটা ডিপার্টমেন্ট, বা পুরো একটা শাখা, কারণ কোম্পানি একটু বড় হয়ে গেলে কাজ আসলে এভাবেই বণ্টন হয়। প্রতিটা প্রজেক্টের নিজস্ব Kanban স্টাইলের টাস্ক বোর্ড থাকে, টাস্কগুলো গ্রুপ করে রাখা যায় যাতে কোথায় কাজের চাপ জমছে তা স্পষ্ট বোঝা যায়, আর একটা টাস্কে করা প্রতিটা পরিবর্তন অডিট ট্রেইলে জমা থাকে, কেউ এডিট করলেই সেটা হারিয়ে যায় না। কোনোটাই আলাদা বিচ্ছিন্ন সিস্টেমে বসে নেই: একটা প্রজেক্ট সরাসরি সেই সিআরএম ক্লায়েন্টের সাথে যুক্ত করা যায় যার জন্য এটা করা হচ্ছে, আর প্রজেক্টের সময় হিসাব হয় সত্যিকারের হাজিরার তথ্য থেকে, নিজে থেকে লেখা কোনো টাইমশিট থেকে না। ফলাফল হলো, পরিকল্পনা, বণ্টন, আর কাজ ট্র্যাক করার জন্য একটাই জায়গা, একটা টুলে প্রজেক্টের তালিকা, আরেকটাতে টাস্ক বোর্ড, আর দুটোকে জোড়া লাগানো একটা স্প্রেডশিটের বদলে। এক অফিসে চলা একটা কোম্পানির জন্য এটা যতটা মানানসই, একাধিক শাখায় চলা কোম্পানির জন্যও ততটাই, কারণ একই চারটা বণ্টনের লেভেল দুই ক্ষেত্রেই কাজ করে।
চারটা লেভেলে বণ্টন, একটাতে না
একটা প্রজেক্ট বণ্টন করা যায় একজন কর্মী, একটা পুরো টিম, একটা ডিপার্টমেন্ট, বা পুরো একটা শাখার নামে। কোম্পানি বড় হলে এই পরিসরটাই কাজে লাগে: ছোট একটা অভ্যন্তরীণ প্রজেক্ট হয়তো একজনের হাতেই থাকে, আবার একটা ক্লায়েন্ট ডেলিভারি প্রজেক্টের জন্য পুরো একটা ডিপার্টমেন্টকে একই বোর্ডে কাজ করতে হয়। Utso প্রতিটা প্রজেক্টকে তার জন্য আসলেই মানানসই লেভেলটা বেছে নিতে দেয়, পাঁচজনের টিমের জন্য বানানো একজন-নিয়োগের মডেলে সব প্রজেক্টকে জোর করে বসিয়ে না দিয়ে। প্রজেক্ট যেই লেভেলেই বণ্টন হোক না কেন, তার ভেতরের সবাই একই বোর্ড আর একই টাস্ক তালিকা থেকে কাজ করেন, ফলে একটা ডিপার্টমেন্ট-জোড়া প্রজেক্ট পাঁচজনের পাঁচটা আলাদা ব্যক্তিগত ট্র্যাকারে পরিণত হয় না।
অভ্যন্তরীণ প্রজেক্ট আর ক্লায়েন্ট প্রজেক্ট, একইভাবে ট্র্যাক করা
সিস্টেমে থাকার জন্য একটা প্রজেক্টের বাইরের কোনো ক্লায়েন্ট থাকতে হয় না। অফিস স্থানান্তর, নতুন কোনো পলিসি চালু করা, নিয়োগ অভিযান, এই ধরনের অভ্যন্তরীণ কাজও ক্লায়েন্ট ডেলিভারি কাজের মতো একই প্রজেক্ট তালিকায় থাকে, একইভাবে ট্র্যাক হয়, আর যেই লেভেল মানানসই সেই লেভেলেই বণ্টন হয়। ক্লায়েন্ট প্রজেক্ট একটা বাড়তি সুবিধা পায় যেটা অভ্যন্তরীণ প্রজেক্টের দরকার নেই: সেই ক্লায়েন্টের সিআরএম রেকর্ডের সাথে সরাসরি একটা সংযোগ, এটা নিয়ে পরে বলা হচ্ছে। প্রজেক্ট কোন ধরনের তার ওপর ভিত্তি করে ট্র্যাক করার পদ্ধতিতে কোনো পার্থক্য হয় না: একই বোর্ড, একই স্ট্যাটাস ওয়ার্কফ্লো, আর একই বণ্টনের অপশন দুই ক্ষেত্রেই কাজ করে।
নতুন কর্মী স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত হয়ে যান
নতুন কোনো কর্মী যোগ দিলে তাকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে তার শাখা আর ডিপার্টমেন্টে চলমান সক্রিয় প্রজেক্টগুলোতে যুক্ত করে দেওয়া হয়। এইচআর বা প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের দিক থেকে কাউকে মনে রাখতে হয় না যে নতুন কর্মীকে তার টিম আগে থেকেই করা কাজে যোগ করতে হবে, অনবোর্ডিং তাকে তার শাখা আর ডিপার্টমেন্টে বসিয়ে দেওয়ার মুহূর্তেই এটা হয়ে যায়। নিয়মিত নিয়োগ দেওয়া একটা কোম্পানির জন্য এটা অনবোর্ডিংয়ের সবচেয়ে সহজে ভুলে যাওয়া একটা ধাপ দূর করে দেয়, বিশেষ করে এমন একটা শাখায় যেখানে একসাথে বেশ কয়েকটা সক্রিয় প্রজেক্ট চলছে।
আপনার আগে থেকে থাকা প্রজেক্ট তালিকা নিয়ে আসা
স্প্রেডশিট বা অন্য কোনো টুল থেকে সরে আসা কোম্পানিকে প্রতিটা প্রজেক্ট হাতে করে আবার বানাতে হয় না। Excel ইমপোর্ট দিয়ে একবারের আপলোডে ১,০০০টা পর্যন্ত প্রজেক্ট নিয়ে আসা যায়, ফলে পুরো প্রজেক্টের ইতিহাস এক ধাপেই সরে আসতে পারে, সপ্তাহের পর সপ্তাহ হাতে টাইপ করার বদলে। সিস্টেম বদলানোর প্রথম কয়েক সপ্তাহে এটাই সবচেয়ে বেশি কাজে লাগে, যখন টিমের মনোযোগ নতুন সিস্টেম ব্যবহার করায় থাকা দরকার, অন্য কোথাও আগে থেকেই থাকা একটা প্রজেক্ট তালিকা হাতে করে আবার টাইপ করায় না।
টাস্ক, ডেডলাইন, আর কে দায়িত্বে আছেন, সব একটা ড্যাশবোর্ডেই
প্রতিটা প্রজেক্টের নিজস্ব একটা ড্যাশবোর্ড থাকে, যেখানে তার টাস্ক, ডেডলাইন, আর দায়িত্বপ্রাপ্ত টিম একটা স্ক্রিনেই দেখা যায়, চ্যাটে খুঁজে বের করা কোনো আপডেটের বদলে। একজন ম্যানেজার প্রজেক্ট খুললেই দেখতে পান কী বাকি আছে, কী দেরি হয়ে গেছে, আর কে এর দায়িত্বে আছেন, একটা টাস্কও না খুলে। এটা এমন একটা ভিউ যা বানানো হয়েছে এমন একজন ম্যানেজারের জন্য যার প্রজেক্টের বর্তমান অবস্থা জানা দরকার, একটা করে টাস্ক এডিট করা কারো জন্য না, আর নিচের টাস্কগুলো বদলালে এটা নিজে থেকেই ঠিক থাকে।
এক নজরে প্রজেক্টের স্ট্যাটাস
টাস্ক-লেভেলের বোর্ডের পাশাপাশি, প্রতিটা প্রজেক্টেরও নিজস্ব একটা ওপরের স্তরের স্ট্যাটাস থাকে, চলমান বা সম্পন্ন, ফলে একজন ম্যানেজার একটা ডিপার্টমেন্টের পুরো প্রজেক্ট তালিকা দেখেই বুঝতে পারেন কোনটা এখনো সক্রিয়, প্রতিটা আলাদা করে না খুলেই। পার্থক্যটা সাধারণ শোনায়, কিন্তু এটাই তফাত তৈরি করে দেয় কাউকে হাতে করে বানানো একটা স্ট্যাটাস রিপোর্ট আর এমন একটা তালিকার মধ্যে যা একটা শাখার প্রতিটা প্রজেক্টের জন্য প্রশ্নের উত্তর আগে থেকেই দিয়ে রাখে।
যে ওয়ার্কফ্লো আপনি নিয়ন্ত্রণ করেন, সেই Kanban বোর্ড
প্রতিটা প্রজেক্ট তার নিজস্ব টাস্ক বোর্ড পায়, আর সেই বোর্ডের স্ট্যাটাস ওয়ার্কফ্লো ফিক্সড না, নিজের মতো করে কনফিগার করা যায়। একটা সফটওয়্যার ডেলিভারি প্রজেক্টে হয়তো টাস্ক যায় ব্যাকলগ, চলমান, পর্যালোচনা, আর সম্পন্ন এই ধাপগুলোর মধ্য দিয়ে, আবার একটা মার্কেটিং প্রজেক্টে সম্পূর্ণ আলাদা কিছু ধাপ চলে, দুটোই একই মূল বোর্ডের ওপর। ওয়ার্কফ্লো একটা প্রজেক্টের জন্য একবারই ঠিক করা হয় আর সেটা তাতে কাজ করা সবার জন্যই প্রযোজ্য হয়, ফলে বোর্ডটা প্রতিফলিত করে সেই নির্দিষ্ট টিম আসলে যেভাবে কাজ করে তা, কোনো সাধারণ স্ট্যাটাস তালিকা না যা বাস্তব কোনো প্রক্রিয়ার সাথেই মেলে না।
টাস্ক গ্রুপ দেখিয়ে দেয় কাজের চাপ কোথায়
একটা প্রজেক্টের ভেতরের টাস্কগুলো গ্রুপ বা ক্লাস্টারে সাজানো যায়, আর সেই গ্রুপগুলো জুড়ে একটা ওয়ার্কলোড বিশ্লেষণ চলে, ফলে ডেডলাইন মিস হওয়ার আগেই স্পষ্ট বোঝা যায় কোথায় কাজ জমছে, মিস হওয়ার পরে না। এটাই পার্থক্য তৈরি করে ডেডলাইনের এক সপ্তাহ আগে একটা ওভারলোডেড টিম খেয়াল করা আর ডেডলাইন মিস হওয়ার পরের দিন সেটা খেয়াল করার মধ্যে।
অপেক্ষা ছাড়াই বাল্ক টাস্ক ইমপোর্ট
একটা প্রজেক্টে শত শত টাস্ক আনার মানে একটা একটা করে যোগ করা না। টাস্কের একটা CSV ফাইল নির্ভরযোগ্য ব্যাকগ্রাউন্ড প্রসেসিংয়ের মধ্য দিয়ে প্রক্রিয়া হয়, ফলে বড় একটা ইমপোর্ট চলার সময় স্ক্রিন আটকে না রেখেই প্রজেক্টে জমা হয়ে যায়। ইমপোর্টটা ব্যাকগ্রাউন্ডেই চলতে থাকে, ফলে যিনি এটা শুরু করেছেন তিনি শত শত সারি প্রসেস হতে থাকা অবস্থাতেই প্রজেক্টে কাজ চালিয়ে যেতে পারেন।
টাস্ক যা নিজে থেকেই দাঁড়াতে পারে, অথবা প্রজেক্টের ভেতরে থাকে
প্রতিটা টাস্কের চারপাশে পুরো একটা প্রজেক্ট থাকতে হবে এমন না। একটা টাস্ক কোনো প্রজেক্টের অংশ হলে সেটার সাথে যুক্ত করা যায়, না হলে সরাসরি একটা ডিপার্টমেন্টের সাথে যুক্ত করা যায়, ফলে ছোট কোনো কাজ শুধু কোথাও রাখার জন্য একটা কৃত্রিম প্রজেক্টের নিচে ফাইল করতে হয় না। একটা ডিপার্টমেন্ট তার নিজস্ব চলমান টাস্ক তালিকা রাখতে পারে যা কখনো আনুষ্ঠানিক কোনো প্রজেক্টে পরিণতই হয় না, আর সেটাও একই বোর্ড আর একই মন্তব্যের ইতিহাস দিয়ে ট্র্যাক হয় যেভাবে প্রজেক্টের ভেতরের টাস্ক হয়।
প্রতিটা কর্মীর নিজস্ব টু-ডু তালিকা
শেয়ার করা প্রজেক্ট বোর্ডের বাইরেও, প্রতিটা কর্মীর নিজের ড্যাশবোর্ডে একটা দৈনিক আর সাপ্তাহিক টু-ডু ভিউ থাকে, যা তাকে নির্দিষ্টভাবে বণ্টন করা টাস্ক থেকে তৈরি হয়। একজন ম্যানেজার মূলত যেই বড় শেয়ার করা বোর্ডটা দেখেন তার ভেতরে ব্যক্তিগত জবাবদিহিতা হারিয়ে যায় না, আর একজন কর্মীকে আজ বা এই সপ্তাহে আসলে তার কী করার কথা তা খুঁজে বের করতে পুরো ডিপার্টমেন্টের প্রজেক্ট তালিকা স্ক্রল করতে হয় না।
প্রতিটা টাস্কের নিজস্ব আলোচনা থাকে
প্রতিটা টাস্কের একটা মন্তব্যের ইতিহাস থাকে ফাইল সংযুক্তিসহ, ফলে একটা টাস্ক নিয়ে আলোচনা, কেউ যুক্ত করা ফাইল, আর তা থেকে বের হওয়া সিদ্ধান্ত, সবকিছু সেই টাস্কের সাথে স্থায়ীভাবে থেকে যায়, চ্যাট অ্যাপ আর ইমেইলে ছড়িয়ে ছিটিয়ে না থেকে। একজন ম্যানেজার সরাসরি একটা টাস্কে মন্তব্য করতে পারেন আর একই ভিউ থেকে সেটা সম্পন্ন হিসেবে চিহ্নিত করতে পারেন। এটা সবচেয়ে বেশি কাজে লাগে মাস কয়েক পরে, যখন কারো জানা দরকার হয় একটা টাস্কে শুধু কী সিদ্ধান্ত হয়েছিল তা না, কেন হয়েছিল সেটাও।
প্রতিটা প্রজেক্ট ফিরে যেতে পারে সেই ডিলে যা থেকে এটা তৈরি হয়েছিল
সিআরএমে কোনো ডিল জেতা হিসেবে চিহ্নিত হলে সেটা সরাসরি একটা প্রজেক্টের সাথে যুক্ত করা যায়। এই সংযোগের মানে হলো, যে সেলস কর্মী ডিলটা জিতেছেন, যিনি প্রজেক্টটা ডেলিভার করছেন সেই প্রজেক্ট ম্যানেজার, আর অগ্রগতি দেখতে চাওয়া যে কেউই একই রেকর্ড দেখছেন, একটা টুলে সিআরএম এন্ট্রি আর আরেকটাতে প্রজেক্ট, দুটোর মধ্যে কোনো সংযোগ ছাড়াই না। ক্লায়েন্টের নাম, যোগাযোগের তথ্য, বা ডিলের মূল্য সিআরএম থেকে হাতে করে নতুন প্রজেক্ট রেকর্ডে কপি করতে হয় না, সংযোগটাই এই তথ্য নিজে থেকে বহন করে আনে। শাখা আর ডিপার্টমেন্ট-লেভেলের বণ্টনের সাথে মিলিয়ে, পুরো একটা ডেলিভারি টিম প্রজেক্ট তৈরি হওয়ার মুহূর্তেই সেই ক্লায়েন্টের প্রেক্ষাপট দেখতে পায়, পরে কেউ আলাদাভাবে মনে করে শেয়ার করার বদলে।
সেলস আর ডেলিভারি, একই জায়গা থেকে পড়া
কোনো সার্ভিস বা এজেন্সি-ধরনের ব্যবসার জন্য, এই সংযোগটাই কী বিক্রি হয়েছিল আর কী ডেলিভার করা হচ্ছে তা মিলিয়ে রাখে: ডেলিভারির দিকে টাস্ক ধরে ধরে যে প্রজেক্ট ট্র্যাক করা হচ্ছে, সেটাই সেই প্রজেক্ট যার পরিধি ঠিক করে সিআরএমে ডিলটা বন্ধ করা হয়েছিল। Utso-তে এমন কয়েকটা জায়গার একটা এটা, যেখানে একটা ডিল বন্ধ হওয়া সরাসরি আরেকটা মডিউলে হস্তান্তরিত হয়ে যায়, একই ক্লায়েন্টের তথ্য দুইবার নতুন করে টাইপ না করেই। এটাই একটা ডেলিভারি টিমকে প্রজেক্ট শুরুর কয়েক সপ্তাহ পরে গিয়ে এই আবিষ্কার থেকে বাঁচায় যে তারা যা বানাচ্ছে তা সেলস আসলে যা প্রতিশ্রুতি দিয়েছিল তার সাথে পুরোপুরি মেলে না।
প্রজেক্টের সময় আসে সত্যিকারের হাজিরার তথ্য থেকে
যেহেতু প্রজেক্ট মডিউল একই প্ল্যাটফর্মে হাজিরার ঠিক পাশেই থাকে, প্রজেক্ট-ভিত্তিক সময় বিশ্লেষণ তৈরি হয় আসল ক্লক-ইন আর ক্লক-আউটের তথ্য থেকে, নিজে থেকে লেখা কোনো টাইমশিট থেকে না। এর ফলে একজন ম্যানেজার আসল একটা ছবি পান যে একটা শাখা বা ডিপার্টমেন্ট আসলে কত ঘণ্টা একটা প্রজেক্টে ব্যয় করেছে, সপ্তাহ শেষে কেউ আন্দাজ করে পূরণ করা কোনো সংখ্যা না। এর মানে এটাও যে একটা প্রজেক্টের নামে রিপোর্ট হওয়া ঘণ্টাগুলো হাজিরার জন্য আগে থেকেই রেকর্ড হওয়া একই ঘণ্টা, কারো মিলিয়ে না দেখা আলাদা একটা দ্বিতীয় সংখ্যা না।
টাস্কের প্রতিটা পরিবর্তন রেকর্ডে থেকে যায়
একটা টাস্কে করা প্রতিটা পরিবর্তন (স্ট্যাটাস বদল, নতুন করে দায়িত্ব দেওয়া, ডেডলাইন এডিট করা) একটা পূর্ণাঙ্গ অডিট ট্রেইলে জমা থাকে। কোনো ক্লায়েন্ট যদি জিজ্ঞেস করেন কেন ডেলিভারির তারিখ বদলেছে, বা কোনো ম্যানেজার জানতে চান কে একটা টাস্কে নতুন করে দায়িত্ব দিয়েছেন, ইতিহাসটা আগে থেকেই সেখানে থাকে, স্মৃতি থেকে জোড়া লাগাতে হয় না। এই একই রেকর্ড এইচআর বা একজন ম্যানেজার পরে কোনো পরিবর্তন নিয়ে প্রশ্ন উঠলে দেখাতে পারেন, ঠিক কী হয়েছিল হয়তো এমন একটা স্মৃতির বদলে।
আলাদা কোনো প্রজেক্ট টুল দরকার নেই। প্রজেক্ট আর টাস্ক এইচআর, হাজিরা, আর সিআরএমের সাথে একই প্ল্যাটফর্মে থাকে, জোড়া লাগানো কোনো ইন্টিগ্রেশন না, তিনটার বদলে একটাই লগইন আর একটাই সার্চ।
আপনার প্রতিষ্ঠানের কাঠামোর সাথে মেলে এমন বণ্টন। ব্যক্তি, টিম, ডিপার্টমেন্ট, বা শাখা, প্রজেক্টের জন্য যেই লেভেল আসলেই মানানসই সেটা বেছে নিন, একজনের চেয়ে বড় হয়ে গেলেও আলাদা কোনো ঘুরপথ লাগে না।
সেলস আর ডেলিভারি একই রেকর্ড শেয়ার করে। সিআরএমে জেতা একটা ডিল সরাসরি সেটা ডেলিভার করা প্রজেক্টের সাথে যুক্ত করা যায়, একই ক্লায়েন্টের তথ্য দুইবার নতুন করে দিতে হয় না।
টাকায় দাম। আপনার সাবস্ক্রিপশনে কোনো USD কনভার্শনের ঝামেলা নেই।
আপনার ২ মাসের ফ্রি ট্রায়াল শুরু করুন আর দেখে নিন প্রজেক্ট মডিউলটা আপনার টিমের কাজের ধরনের সাথে কেমন মানায়, একটা ছোট অভ্যন্তরীণ টাস্ক তালিকা থেকে শুরু করে ক্লায়েন্ট ডেলিভারি চালানো একটা পুরো ডিপার্টমেন্ট পর্যন্ত।