বাংলাদেশের বেশিরভাগ ছোট ব্যবসার লিখিত কোনো এইচআর নীতি নেই। তাদের নীতিটা অলিখিত। গত কয়েক বছরে মালিক যখন যেভাবে সিদ্ধান্ত নিয়েছেন, সেগুলো জোড়া দিয়েই সেটা তৈরি। এভাবে ঠিকঠাক চলে যায়, যতক্ষণ না একই পরিস্থিতিতে দুজন কর্মীর সঙ্গে দুই রকম আচরণ হয় আর কারো চোখে সেটা পড়ে। একটা কাজের এইচআর নীতিতে কী কী থাকা উচিত, সেটাই এখানে বলছি।
লিখিত নীতি কেন এত জরুরি
এইচআর নীতি নিছক কাগুজে আনুষ্ঠানিকতা না। এটা থাকলে একজন ম্যানেজার প্রতিবার মালিকের কাছে না গিয়েই কর্মীর প্রশ্নের একই উত্তর দিতে পারেন। আর পরে কোনো সিদ্ধান্ত নিয়ে প্রশ্ন উঠলে এটাই কোম্পানিকে বাঁচায়। নীতি না থাকলে প্রতিটা এইচআর সিদ্ধান্ত নতুন করে নিতে হয়, আর সেদিন কে উত্তর দিচ্ছেন তার ওপর ভিত্তি করে একই রকম পরিস্থিতি চুপচাপ দুই রকমভাবে সামলানো হয়।
কাজের একটা নীতিতে যা যা থাকা দরকার
কাজে লাগে এমন একটা এইচআর নীতিতে অন্তত এই বিষয়গুলো থাকা চাই:
- কাজের সময়, হাজিরার প্রত্যাশা, আর ওভারটাইমের নিয়ম
- ছুটির ধরন, কীভাবে তা জমা হয়, আর অনুমোদনের প্রক্রিয়া
- আচরণবিধি আর কী শৃঙ্খলাজনিত সমস্যা হিসেবে গণ্য হয়
- শাস্তিমূলক ব্যবস্থা আর সতর্কবার্তা কীভাবে কাজ করে, ধাপে ধাপে
- চাকরিচ্যুতি আর পদত্যাগের নিয়ম, নোটিশ পিরিয়ডসহ
- বেতন-ভাতার মূল নিয়ম, আর বেতন পর্যালোচনা কখন ও কীভাবে হয়
- হয়রানিবিরোধী নীতি আর অভিযোগ এলে তা কীভাবে সামলানো হবে
এর মধ্যে দুটো অংশ আলাদা নথি হিসেবে লেখার মতো যথেষ্ট বড়। আপনার টিমের একাংশ যদি বাসা থেকে কাজ করে, তাহলে এই নীতির সাথে একটা পূর্ণাঙ্গ ওয়ার্ক ফ্রম হোম নীতি রাখুন, আর ছুটি নিয়ে ঝামেলা যেহেতু এত বেশি হয়, তাই একটা বুলেট পয়েন্টের বদলে বিস্তারিত ছুটির নীতি আলাদাভাবে লিখুন।
সহজ পরিস্থিতির কথা ভেবে না, কঠিন পরিস্থিতির কথা ভেবে লিখুন
স্বাভাবিক, সহজ পরিস্থিতির জন্য এইচআর নীতি লেখা কঠিন কিছু না। লিখিত নীতির আসল দাম বোঝা যায় গোলমেলে পরিস্থিতিতে। কেউ যদি রোজ দেরি করে আসেন কিন্তু কাগজে-কলমে কোনোদিন অনুপস্থিত না থাকেন, তখন কী করবেন? একজন ম্যানেজার যদি কাউকে সঙ্গে সঙ্গে চাকরি থেকে বসিয়ে দিতে চান, তখন কী হবে?
শুধু সাধারণ পরিস্থিতির কথা লেখা নীতি জটিল কিছু ঘটলে আপনাকে বাঁচাতে পারে না, অথচ ঠিক তখনই নীতিটার সবচেয়ে বেশি দরকার পড়ে।
শ্রম আইনের সঙ্গে মিলিয়ে নিন
বাংলাদেশ শ্রম আইনে যা বাধ্যতামূলক, আপনার অফিসের নীতিকে তার ভেতরে থেকেই চলতে হবে, আইন এড়িয়ে যাওয়ার পথ খুঁজে না। নোটিশ পিরিয়ড, ছুটির অধিকার আর চাকরিচ্যুতির প্রক্রিয়ার মতো বিষয়ে আইনে একটা সর্বনিম্ন সীমা বেঁধে দেওয়া আছে। অফিসের নীতি যদি চুপচাপ সেই সীমার নিচে নেমে যায়, তাহলে সেটা আপনার লাভ না, বরং গলার কাঁটা। সন্দেহ হলে আইনের সীমা ছুঁইছুঁই করে না লিখে, সমান বা তার চেয়ে ভালো শর্তে নীতি লিখুন।
কেউ পড়ে না এমন নীতি আসলে কোনো নীতিই না
যে এইচআর নীতি এমন একটা ফোল্ডারে পড়ে থাকে যেটা কেউ কোনোদিন খোলে না, সেটা কাউকেই বাঁচাতে পারে না। নতুন কর্মী যোগ দেওয়ার সময় তাঁকে নীতিটা দেখিয়ে দেওয়া দরকার, আর ম্যানেজারদেরও সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় সত্যিই সেটা দেখে নেওয়া দরকার। শুধু লিখে রেখে ভুলে গেলে চলবে না। একজন ম্যানেজার যদি মুখস্থ বলতে না পারেন আপনার ছুটির নীতিটা মোটামুটি কী, তাহলে বুঝতে হবে কাগজটা এখনো কাজে লাগছে না।
কোম্পানি বড় হলে এটা কেন কঠিন হয়ে যায়
১০ জন কর্মীর অফিসে মালিক একাই অলিখিত নীতি সবার জন্য এক রকম রাখতে পারেন, কারণ প্রতিটা সিদ্ধান্ত তিনি নিজে নেন। ৫০ বা ১০০ জন হয়ে গেলে ভিন্ন ভিন্ন ম্যানেজার আলাদাভাবে এইচআর সিদ্ধান্ত নিতে থাকেন, আর দেখার মতো লিখিত কিছু না থাকলে নিয়মের মিল চুপচাপ নষ্ট হয়ে যায়। ঠিক এই জায়গায় এসে লিখিত নীতি আর ইচ্ছাধীন থাকে না।
Utso-র মতো প্ল্যাটফর্ম এখানেও কাজে লাগে। আপনার হয়ে নীতি লিখে দিয়ে না, বরং ছুটি কীভাবে জমবে, কে অনুমোদন দেবেন, নোটিশ পিরিয়ড কত, আপনার এই নিয়মগুলো সরাসরি সিস্টেমে বসিয়ে দিয়ে। তখন নীতিটা আর ফোল্ডারে পড়ে থাকা কাগজ থাকে না, প্রতিদিনের কাজে সফটওয়্যারই সেটা মেনে চলে। এই ব্যাপারটাই বিস্তারিত আছে এইচআর সফটওয়্যার পেজে, আর যারা প্রথমবার এসব নীতি লিখছেন তাদের জন্য ছোট ব্যবসার জন্য এইচআর সফটওয়্যার পেজটা আছে।
আরেকটা কথা
এই লেখাটা নিজের এইচআর নীতি লেখার শুরুর কাঠামো, হুবহু টুকে নেওয়ার মতো আইনি টেমপ্লেট না। নীতিটা চলতি বাংলাদেশ শ্রম আইনের সঙ্গে মিলিয়ে দেখে নেবেন, আর যেটা আনুষ্ঠানিকভাবে চালু করবেন সেটা একজন শ্রম আইনজীবীকে দিয়ে একবার দেখিয়ে নেওয়াই ভালো।