বাংলাদেশের জন্য এমপ্লয়ি টাইম ট্র্যাকিং সফটওয়্যার

সত্যিকারের কর্মদিবসে টিকে থাকে এমন হিসাব

বাংলাদেশের বেশিরভাগ ছোট প্রতিষ্ঠানে আসলে টাইম ট্র্যাকিংয়ের সমস্যা নয়, সমস্যাটা হলো পরে বানিয়ে নেওয়ার। কাজ করার সময় কেউ ঘণ্টা লিখে রাখেন না। সপ্তাহ শেষে, কিংবা আরও খারাপ হলে মাস শেষে, কেউ একজন বসে স্মৃতি, ক্যালেন্ডারের মিটিং আর হোয়াটসঅ্যাপের কথাবার্তা মিলিয়ে অনুমান করেন কে কী করেছেন। সেই হিসাব দিয়েই বেতন হয়, ক্লায়েন্টের বিল হয়, আর সিদ্ধান্ত হয় কোন প্রজেক্টটা লাভজনক ছিল, আর সবাই চুপচাপ জানেন যে পুরোটাই আন্দাজ।

Utso বিষয়টাকে উল্টো দিক থেকে ধরে। কাজ চলার সময়েই, যিনি কাজটা করছেন তিনিই সময়টা রেকর্ড করেন, আর পুরো ব্যাপারটা এত দ্রুত যে সেটা করতে কারও আপত্তি হয় না। টাইমার চালু করতে এক ক্লিক, বন্ধ করতে আরেক ক্লিক। শুরু করার আগে প্রজেক্ট, ক্যাটাগরি আর বিবরণ ভরার ফর্ম আসে না, কারণ কর্মী আর তাঁর কাজের মাঝখানে একটা ফর্ম দাঁড় করানোই টাইম ট্র্যাকিং বন্ধ হয়ে যাওয়ার আসল কারণ।

টাইমার আপনার সাথে সাথে ঘোরে

লাইভ টাইমার অ্যাপের সব পাতায় চলতে থাকে। কোনো টাস্ক দেখতে দেখতে চালু করে তারপর সিআরএমে গিয়ে কিছু উত্তর দিন, একটা ছুটির আবেদন দেখুন, বা প্রজেক্ট বোর্ড খুলুন, টাইমার তখনও চলছে, একই এন্ট্রির সাথে যুক্ত হয়ে। এটা কোনো একটা স্ক্রিনের ভেতরে আটকে থাকে না, বরং চলতি এন্ট্রি গ্লোবালি ট্র্যাক করে।

শুনতে ছোট মনে হলেও টাইমার পরিত্যক্ত হওয়ার সবচেয়ে বড় কারণ এটাই। যে টাইমার শুধু এক পাতায় থাকে, সেটা মানুষকে অবিশ্বাস করতে শেখায়: পাতা ছেড়ে গিয়ে ফিরে এসে দেখেন কিছুই চলছে না, আর ভাবেন সফটওয়্যারটা তাঁর কাজ হারিয়ে ফেলে। দুবার এমন হলেই তাঁরা ব্যবহার বন্ধ করে দেন আর সপ্তাহ শেষে আন্দাজে হিসাব বানানোয় ফিরে যান, ঠিক যে সমস্যাটা সমাধানের জন্য সফটওয়্যারটা কেনা হয়েছিল।

টাইমার শুরু করার সময়েই সরাসরি একটা টাস্ক তৈরি করে নেওয়া যায়, আলাদা জায়গায় গিয়ে আগে সেটা বানিয়ে আসতে হয় না। “জিনিসটা ট্র্যাক করার আগে জিনিসটা বানাতে হবে”, এই বাড়তি ঝামেলাতেই অনেকটা কাজের সময় চুপচাপ হারিয়ে যায়।

ঘণ্টাগুলো কীসের জন্য ছিল সেটা ট্যাগ করুন, আর কোনটা বিল করা যাবে সেটা চিহ্নিত করুন

একটা এন্ট্রি শুধু সময়ের পরিমাণ নয়। প্রতিটিতে তিনটি পর্যন্ত ট্যাগ আর একটা বিলযোগ্য ফ্ল্যাগ থাকে।

বিলযোগ্য ফ্ল্যাগটাই তথ্যের দাম বদলে দেয়। ওটা না থাকলে টাইমশিট শুধু বলে কে কতক্ষণ কাজ করেছেন। ওটা থাকলে একই টাইমশিট বলে দেয় কতটা সময় আপনি ইনভয়েসে বসাতে পারবেন আর কতটা ভেতরের কাজ ছিল, অর্থাৎ শুধু ফাইলে রাখার রেকর্ড আর সিদ্ধান্ত নেওয়ার রেকর্ডের পার্থক্য এখানেই। কোনো এজেন্সি, কনসালটেন্সি বা যে বাংলাদেশি প্রতিষ্ঠান মানুষের সময়ের বিনিময়ে ক্লায়েন্টকে বিল করে, তাদের জন্য এই একটা ফিল্ডই ঘণ্টা হিসাব রাখার প্রধান কারণ।

বাকি কাজের ধরনটা ট্যাগ দিয়ে বোঝা যায়। প্রতি এন্ট্রিতে তিনটি, এই সীমাটা ইচ্ছা করেই রাখা, কারণ সীমাহীন ট্যাগিং শেষমেশ প্রায় একই রকম পঞ্চাশটা লেবেলে পরিণত হয় যেগুলো দিয়ে কোনো রিপোর্টই করা যায় না।

টাইমজোন বদলালেও ঘণ্টা সঠিক দিনেই থাকে

প্রতিটি এন্ট্রির তারিখ হিসাব হয় কর্মী যখন কাজ শুরু করেন তখনকার তাঁর নিজের টাইমজোন ধরে। কেউ ঢাকায় কাজ শুরু করে অন্য টাইমজোনে পৌঁছে শেষ করলেও এন্ট্রিটা যে দিন তিনি আসলে কাজ করেছেন সেই দিনেই থাকে, সার্ভার যে টাইমজোনে চলে সেটা দিয়ে সরে যায় না।

যে প্রতিষ্ঠানের পুরো টিম বাংলাদেশেই বসে, তাদের ক্ষেত্রে এটা কখনও দরকার হয় না, আর সেটাই স্বাভাবিক। এটা কাজে লাগে সেসব ক্ষেত্রে যেগুলো সত্যিই ঘটে: কোনো ফাউন্ডার বা সেলস টিমের সদস্য ভ্রমণে আছেন, কোনো ডেভেলপার বিদেশি ক্লায়েন্টের সময় অনুযায়ী কাজ করছেন, বা কোনো কন্ট্রাক্টর অন্য দেশে আছেন। ঠিক এই পরিস্থিতিগুলোতেই ঘণ্টা চুপচাপ ভুল তারিখে বসে যায়, ইনভয়েসে প্রশ্ন ওঠে, আর সেটা নিয়ে তর্ক করতে যত সময় যায় তার চেয়ে ঘণ্টাটার দামই কম।

দুটি ভিউ: আপনার নিজের সময়, আর আপনার টিমের

My Hours হলো কর্মীর নিজের টাইমশিট। এতে তারিখের প্রিসেট আছে যাতে প্রতিবার হাতে করে সময়সীমা বানাতে না হয়, ভুল ঠিক করার জন্য সরাসরি এডিট আর ডিলিট আছে, আর CSV এক্সপোর্ট আছে। একজন কর্মী “গত সপ্তাহে আমি আসলে কী করেছি”, এর উত্তর কাউকে জিজ্ঞেস না করেই পেয়ে যান, আর সত্যিকারের ভুল হলে আবেদন করে অপেক্ষা না করেই ঠিক করে নিতে পারেন।

Team Hours হলো একই তথ্যের ম্যানেজার ভিউ। এখানে গুরুত্বপূর্ণ ব্যাপারটা হলো একসাথে অনেকগুলো নিয়ে কাজ করা: একবারে ৫০০ পর্যন্ত এন্ট্রি অনুমোদন বা বাতিল। টাইমশিট অনুমোদনের কাজটা একসাথে আসে, সময় শেষে, সব একসাথে। যে রিভিউ স্ক্রিনে প্রতিটি এন্ট্রির জন্য আলাদা ক্লিক লাগে, সেখানে ম্যানেজার সারি খালি করার জন্য দ্রুত সব অনুমোদন করে দেন, আর তাতে অনুমোদন রাখার উদ্দেশ্যটাই নষ্ট হয়ে যায়।

অনুমোদনের সময় চার-ফিল্ডের একটা রিভিউ রেকর্ড লেখা হয়, তাই অনুমোদিত টাইমশিটে কে যাচাই করেছেন তার হিসাব থাকে, শুধু সবুজ হয়ে যায় না।

ট্র্যাক করা সময় শেষ পর্যন্ত কোথায় যায়

ঘণ্টা হিসাব রাখার পরিশ্রম তখনই কাজে লাগে যখন সেই ঘণ্টাগুলো এমন জায়গায় পৌঁছায় যেখানে সেগুলোর মানে আছে। Utso-তে সেগুলো আলাদা কোনো কুঠুরিতে পড়ে থাকে না, বরং বাকি প্ল্যাটফর্মের সাথে যুক্ত থাকে। এন্ট্রি যুক্ত থাকে টাস্কের সাথে, টাস্ক থাকে প্রজেক্টের অধীনে, আর প্রজেক্ট যুক্ত হতে পারে সিআরএম ক্লায়েন্টের সাথে, ফলে “কেউ দুই ঘণ্টা লিখেছেন” থেকে “এই ক্লায়েন্টের প্রজেক্টে আমাদের কত খরচ হলো” পর্যন্ত পথটা কোনো কিছু এক্সপোর্ট না করেই পাওয়া যায়।

এই সংযোগটাই টাইম ট্র্যাকিংকে হাজিরা থেকে আলাদা করে, আর এই দুটো নিয়ে সবচেয়ে বেশি গুলিয়ে ফেলা হয়। হাজিরা ব্যবস্থাপনা বলে কেউ কাজে ছিলেন কিনা আর কখন ছিলেন, সেটা বায়োমেট্রিক পাঞ্চ, দেরিতে আসা, শিফট। টাইম ট্র্যাকিং বলে সেই ঘণ্টাগুলো কীসের পেছনে গেল। কারখানার দরকার প্রথমটা। এজেন্সির দরকার দ্বিতীয়টা। যে প্রতিষ্ঠান ক্লায়েন্টের প্রজেক্টও করে আবার শিফটে কর্মীও রাখে, তাদের দুটোই দরকার, আর Utso-তে এগুলো আলাদা মডিউল হলেও একই কর্মী রেকর্ড ব্যবহার করে, দুটো আলাদা সফটওয়্যারের মতো নয় যেগুলোর হিসাব কখনও মেলে না।

Core HR-এর মধ্যেই, আলাদা অ্যাড-অন নয়

টাইম ট্র্যাকিং Core HR-এর মধ্যে আছে, যা প্রতিটি অ্যাকাউন্টেই থাকে, প্রতি সক্রিয় কর্মীর জন্য মাসে ৫০ BDT। এটা আলাদা কোনো খরচের লাইন নয়, আর কাউকে টাইমার দেওয়ার জন্য বাড়তি সিট ফি নেই।

এটা ইচ্ছা করেই এভাবে রাখা। প্রতি সিট হিসেবে টাইম ট্র্যাকিংয়ের দাম রাখলে একটা স্পষ্ট উল্টো প্রণোদনা তৈরি হয়: আপনি টাইমার দেবেন শুধু তাঁদের, যাঁদের ঘণ্টা নিয়ে আপনার সন্দেহ আছে। তখন আপনার হাতে আসে আংশিক তথ্য, যা কোনো তথ্য না থাকার চেয়েও খারাপ, কারণ দেখতে সম্পূর্ণ মনে হয়। বাড়তি খরচ ছাড়া প্রত্যেক কর্মীর টাইমার থাকাটাই হিসাবগুলোকে কাজে লাগার মতো করে তোলে।

Core HR-এর ওপর ঐচ্ছিক অ্যাড-অন হিসেবে আছে Payroll, Recruitment আর CRM। পুরো বিবরণ আছে প্রাইসিং পাতায়, সেখানে নিজের কর্মীসংখ্যা দিয়ে হিসাব করার ক্যালকুলেটরও আছে।

শুরু করবেন যেভাবে

Utso বিনামূল্যে শুরু করা যায়, প্রতিটি নতুন প্রতিষ্ঠান পুরো প্ল্যাটফর্মের দুই মাসের ফ্রি ট্রায়াল পায়, কোনো পেমেন্টের তথ্য লাগে না। টাইম ট্র্যাকিং Core HR-এর অংশ বলে প্রথম দিন থেকেই পাওয়া যায়, তাই সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে সত্যিকারের এক সপ্তাহের হিসাব চালিয়ে দেখতে পারেন।

টাইম ট্র্যাকিংই যদি আপনার প্রধান চাহিদা হয়, তাহলে প্রথম পদক্ষেপটা ছোট: এক সপ্তাহের জন্য একটা টিমের টাইমার চালু করুন, তারপর Team Hours খুলে দেখুন তার কতটা বিলযোগ্য হিসেবে ট্যাগ হয়েছে। ওই সংখ্যাটাই সাধারণত যুক্তিটা দাঁড় করিয়ে দেয়।

কর্মী, হাজিরা আর পেরোলের সাথে এটা কীভাবে মেলে তার বড় ছবির জন্য দেখুন এইচআর সফটওয়্যার বাংলাদেশ, আর যদি আপনার ঘণ্টাগুলো ক্লায়েন্টের কাজের সাথে যুক্ত হয় তাহলে দেখুন প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট।