Utso প্রাইভেসি পলিসি

কার্যকর তারিখ: ২ অক্টোবর, ২০২৬ সর্বশেষ হালনাগাদ: ২ অক্টোবর, ২০২৬

এই প্রাইভেসি পলিসিতে ব্যাখ্যা করা হয়েছে, Utso প্ল্যাটফর্মের (utso.net, utso.app এবং সংশ্লিষ্ট সেবা, একসাথে “সেবা”) সাথে সম্পর্কিত ব্যক্তিগত তথ্য InfoDigita Technologies (“Utso”, “আমরা”, “আমাদের”) কীভাবে সংগ্রহ, ব্যবহার, সংরক্ষণ ও সুরক্ষা করে।

১. এটি কাদের জন্য

আমাদের ভূমিকা। গ্রাহক কোম্পানি যে কর্মী, পেরোল, হাজিরা, টাস্ক ও সিআরএম তথ্য যুক্ত করে, তার জন্য গ্রাহকই ডেটা কন্ট্রোলার এবং Utso গ্রাহকের নির্দেশনা অনুযায়ী কাজ করা ডেটা প্রসেসর। অ্যাকাউন্ট, লগইন ও বিলিং তথ্যের জন্য Utso নিজেই কন্ট্রোলার। আপনার নিয়োগকর্তা আপনার তথ্য যুক্ত করে থাকলে সেই তথ্য নিয়ে অনুরোধ প্রথমে নিয়োগকর্তাকে পাঠান।

যোগাযোগ: [email protected]। ডেটা প্রোটেকশন অফিসার: আমরা কাউকে নিয়োগ দিইনি। গোপনীয়তা সংক্রান্ত বিষয় [email protected] ঠিকানায় পাঠান।

২. আমরা কী সংগ্রহ করি

২.১ পরিচয় ও যোগাযোগের তথ্য

২.২ চাকরির তথ্য

আপনার নিয়োগকর্তা পদবি, বিভাগ, শাখা, টিম, ম্যানেজার, চাকরির তারিখ, হাজিরা, ছুটির আবেদন ও ব্যালেন্স, শিফট, টাস্ক, প্রজেক্ট, টাইমশিট এবং পারফরম্যান্স রিভিউ রেকর্ড করেন।

২.৩ পেরোল ও আর্থিক তথ্য

আপনার নিয়োগকর্তা Utso পেরোল ব্যবহার করলে আমরা টিআইএন, ব্যাংকের নাম, অ্যাকাউন্ট নম্বর, শাখা ও রাউটিং নম্বর, মোবাইল ব্যাংকিং নম্বর ও প্রদানকারী, বেতন ও পারিশ্রমিকের অঙ্ক, ইনক্রিমেন্ট এবং প্রতিটি পেরোল রানের স্ন্যাপশট রাখি। পেস্লিপ পিডিএফ তৈরি করে রাখা হয়। এই ক্ষেত্রগুলো এনক্রিপ্টেড অবস্থায় থাকে। বিলিংয়ের জন্য কোম্পানির আইনি নাম, ঠিকানা, বিলিং ইমেইল ও ট্যাক্স আইডিও এনক্রিপ্টেড অবস্থায় রাখি।

২.৪ হাজিরা ডিভাইস

আপনার নিয়োগকর্তা বায়োমেট্রিক হাজিরা হার্ডওয়্যার ব্যবহার করলে আমরা ডিভাইসের দেওয়া আইডি, ডিভাইসে দেওয়া কর্মী আইডি, ডিভাইসে থাকা নাম এবং আপনার পাঞ্চের সময় রাখি। আমরা ফিঙ্গারপ্রিন্ট বা মুখের টেমপ্লেট গ্রহণ বা সংরক্ষণ করি না। মেলানোর কাজ আপনার নিয়োগকর্তার নিজস্ব হার্ডওয়্যারে হয়।

২.৫ ফাইল ও লেখা কনটেন্ট

প্রোফাইল ছবি, ছুটির সহায়ক নথি, টাস্ক ও নোটিশের সংযুক্তি, সিভি ও কভার লেটার। আপনার লেখা কনটেন্ট: টাস্কের মন্তব্য, সময়ের নোট, ছুটির কারণ, হাজিরা সংশোধনের কারণ, সিআরএম নোট, ইন্টারভিউ নোট এবং চাকরির আবেদনের উত্তর।

২.৬ স্বাস্থ্য-সংক্রান্ত তথ্য

আমাদের কোনো আলাদা স্বাস্থ্যের ক্ষেত্র নেই। আপনার নিয়োগকর্তার ছুটির নীতিতে অসুস্থতাজনিত ছুটির জন্য সহায়ক নথি চাইলে, আপনার আপলোড করা নথি (যেমন মেডিকেল সার্টিফিকেট) আমরা সংরক্ষণ করি। আপনি চাইলে ছুটির আবেদনের কারণ ঘরে স্বাস্থ্যের বিবরণ লিখতে পারেন।

২.৭ প্রযুক্তিগত তথ্য

• পুশ টোকেন। মোবাইল অ্যাপ ব্যবহার করে নোটিফিকেশন চালু করলে Google Firebase-এর দেওয়া টোকেন সংরক্ষিত হয়। আপনার অ্যাকাউন্ট বা রেকর্ড সরালে তা মুছে যায়।
• ব্যর্থ সাইন-ইন। ব্রুট-ফোর্স আক্রমণ ঠেকাতে আমরা দেওয়া ইমেইল, আপনার আইপি ঠিকানা ও ব্রাউজারের ইউজার-এজেন্ট রাখি।
• সফল সাইন-ইন। আমরা শুধু আপনার ইউজার আইডি, কোম্পানি আইডি ও সময় রাখি। আইপি ঠিকানা বা ইউজার-এজেন্ট রাখি না।
• মতামত। অ্যাপে মতামত পাঠালে আপনার ব্রাউজারের ইউজার-এজেন্ট তার সাথে যায়।

২.৮ সিআরএম চ্যানেলের বার্তা (ব্যবসায়িক কন্টাক্ট)

Utso সিআরএম ব্যবহার করে এমন কোনো কোম্পানির যুক্ত করা চ্যানেলে আপনি বার্তা পাঠালে, সেই কোম্পানির পক্ষে আমরা আপনার বার্তা সংরক্ষণ করি।

কোম্পানি চ্যানেল যুক্ত করার আগের হোয়াটসঅ্যাপ ইতিহাস আমরা আনি না, এবং কারও মেইলবক্স পড়ি না। আপনি যে কোম্পানিকে বার্তা পাঠিয়েছেন, এই কনটেন্টের কন্ট্রোলার সেই কোম্পানি। চ্যানেলটি তাদের সিআরএমে রেকর্ড হয়, এটি আপনাকে জানানোর দায়িত্ব তাদের।

২.৯ কুকি ও ওয়েবসাইট অ্যানালিটিক্স

Utso অ্যাপে আমরা শুধু ফার্স্ট-পার্টি কুকি ব্যবহার করি: auth.token (আপনাকে সাইন-ইন রাখে, ৭ দিন), refresh.token (সেশন নবায়ন করে, ৭ দিন) এবং ভাষার পছন্দ। অ্যাপে কোনো বিজ্ঞাপনের কুকি বা অ্যানালিটিক্স টুল নেই।

মার্কেটিং ওয়েবসাইট utso.net-এ সামগ্রিক ভিজিট বোঝার জন্য আমরা Google Tag Manager ও Google Analytics ব্যবহার করি। এগুলো আপনার আইপি ঠিকানা, ডিভাইস ও ব্রাউজারের তথ্য এবং দেখা পেজ সংগ্রহ করে, আর Google সেই তথ্য পায়। আপনি ব্রাউজার সেটিংস বা ব্রাউজার এক্সটেনশন দিয়ে এগুলো আটকাতে পারেন।

আমাদের ওয়েব পেজ Google-এর ফন্ট সেবা থেকে ফন্ট লোড করে, ফলে Google আপনার আইপি ঠিকানা ও ব্রাউজারের ইউজার-এজেন্ট পায়। মেয়াদ-উত্তীর্ণ আমন্ত্রণ লিংক আবার পাঠানোর ফর্মটি আপনি মানুষ কি না যাচাই করতে Cloudflare Turnstile লোড করে।

৩. আমরা যা সংগ্রহ করি না

• কোনো লোকেশন ডেটা নয়। জিপিএস, জিওফেন্সিং বা আইপি-ভিত্তিক লোকেশন নেই।
• ফিঙ্গারপ্রিন্ট বা মুখের টেমপ্লেট নয়।
• বিজ্ঞাপন নয়, ব্যক্তিগত তথ্য বিক্রিও নয়।
• এসএমএস নয়। ওয়ান-টাইম কোড ইমেইলে বা আপনার অথেনটিকেটর অ্যাপে আসে।
• কোনো পেমেন্ট গেটওয়ে নেই, তাই পেমেন্টের গোপন তথ্য আমরা রাখি না। ইনভয়েস ব্যাংক ট্রান্সফারে পরিশোধ হয়।
• আপনার কনটেন্টে কোনো এআই প্রসেসিং নয়।
• আমরা জাতিগত পরিচয়, ধর্ম, রাজনৈতিক মত, যৌন অভিমুখিতা, ট্রেড ইউনিয়ন সদস্যপদ, বৈবাহিক অবস্থা বা রক্তের গ্রুপ কখনও চাই না।

৪. কেন ব্যবহার করি

আমরা ব্যক্তিগত তথ্য ব্যবহার করি সেবা দিতে (অ্যাকাউন্ট এবং আপনার নিয়োগকর্তার এইচআর, হাজিরা, ছুটি, টাস্ক ও প্রজেক্ট রেকর্ড), মানুষকে বেতন দিতে (পেরোল, পেস্লিপ, ব্যাংক ফাইল), নিরাপত্তার জন্য (সাইন-ইন, ওয়ান-টাইম কোড, অডিট লগ), আপনার সাথে সম্পর্কিত ইমেইল ও পুশ নোটিফিকেশন পাঠাতে, আইনের চাহিদা অনুযায়ী রেকর্ড রাখতে এবং সহায়তা দিতে। আইন যেখানে আইনি ভিত্তি চায়, সেখানে আমরা (বা কন্ট্রোলার হিসেবে গ্রাহক) চুক্তি পালন, পেরোল ও ট্যাক্স রেকর্ডের মতো আইনি বাধ্যবাধকতা, নিরাপত্তা ও জালিয়াতি প্রতিরোধের মতো বৈধ স্বার্থ এবং প্রয়োজনে সম্মতির উপর নির্ভর করি। স্বাস্থ্য-সংক্রান্ত নথির ভিত্তি নিয়োগকর্তার শ্রম আইনগত বাধ্যবাধকতা।

৫. কাদের সাথে শেয়ার করি

আমরা ব্যক্তিগত তথ্য বিক্রি করি না এবং বিজ্ঞাপনের জন্য শেয়ারও করি না। সেবা চালাতে নিচের প্রতিষ্ঠানগুলো ব্যক্তিগত তথ্য পায়।

আইন চাইলে বা আইনি দাবি রক্ষায় আমরা তথ্য প্রকাশও করতে পারি।

৬. আপনার তথ্য কোথায় থাকে

তাই আপনার তথ্য বাংলাদেশের বাইরের দেশসহ একাধিক দেশে প্রসেস হয়।

৭. কতদিন রাখি

৮. আপনার তথ্য মুছে ফেলা, এবং যা মোছা যায় না

অ্যাপে: সেটিংস, সিকিউরিটি, Delete my account। আপনি পাসওয়ার্ড দিয়ে নিশ্চিত করেন। আপনি যত কোম্পানির সদস্য, সবগুলোসহ আপনার পুরো Utso অ্যাকাউন্ট বন্ধ হয়।

• আপনার অ্যাকাউন্ট সাথে সাথে নিষ্ক্রিয় হয় এবং আপনি সব জায়গা থেকে সাইন-আউট হন।
• ৩০ দিন পর এটি মুছে ফেলা হয়। বাতিল করতে ওই তারিখের আগে আবার সাইন-ইন করে বাতিল বেছে নিন। মুছে ফেলার তারিখ ও বাতিলের কথা আপনাকে ইমেইলে জানানো হয়।
• প্রতিটি কোম্পানির অ্যাডমিনকে আপনার নাম, ইমেইল, কোম্পানি ও মুছে ফেলার তারিখ ইমেইলে জানানো হয়, যাতে নিয়োগকর্তা চূড়ান্ত বেতন ও বিদায়ের বিষয় মেটাতে পারেন।
• মুছে ফেলার তারিখে আপনাকে প্রতিটি কোম্পানি থেকে সরানো হয় এবং আপনার ব্যক্তিগত ক্ষেত্রগুলো মুছে ফেলা হয়।

সাইন-ইন ছাড়া: আমাদের অ্যাকাউন্ট ও ডেটা মুছে ফেলার পেজ ব্যবহার করুন, অথবা [email protected] ঠিকানায় ইমেইল করুন।

যা জানা দরকার:

1. আমরা সারি সরিয়ে না ফেলে রেকর্ডটি জায়গাতেই অ্যানোনিমাইজ করি। আপনার নাম, ইমেইল, ফোন, আইডি নম্বর, ঠিকানা, জন্ম তারিখ ও ছবি নষ্ট হয়ে যায়। ফাঁকা রেকর্ডটি থেকে যায়।
2. মুছে ফেলার পরও ব্যাকআপে আপনার তথ্য থাকে: স্থানীয়ভাবে ৭ দিন, অফসাইটে সর্বোচ্চ ৯০ দিন। আমরা ব্যাকআপ সম্পাদনা করতে পারি না।
3. কিছু অ্যাক্টিভিটি-লগ এন্ট্রিতে প্রদর্শিত নাম থেকে যেতে পারে, যেখানে দুজনের নাম এক হওয়ায় আমরা নিরাপদে আলাদা করতে পারিনি।
4. কিছু টাস্ক পরিবর্তনের ইতিহাসের স্ন্যাপশটে অ্যাসাইনির নামের বাইরেও ব্যক্তিগত তথ্য থেকে যেতে পারে।
5. পেরোল বোনাস-রানের কিছু অডিট এন্ট্রি ব্যক্তিভিত্তিক মোছার আওতায় পড়ে না।
6. চাকরি প্রার্থীদের নিজে মোছার সুবিধা নেই। কোম্পানির অ্যাডমিন প্রার্থীর তথ্য মুছতে পারেন, কিন্তু সেই মোছা আংশিক। আপনার আবেদন মুছতে চাইলে কোম্পানিকে বলুন বা [email protected] ঠিকানায় ইমেইল করুন।
7. পারফরম্যান্স মডিউলে আপনার নাম “Deleted Employee” দিয়ে বদলে যায়, কিন্তু লক্ষ্য, ফিডব্যাক, রিভিউয়ের উত্তর ও নোট থেকে যায়, এবং তার ভেতরে লেখা নাম সরানো হয় না।
8. কোম্পানির অ্যাডমিন প্রতিটি কন্টাক্টের সিআরএম চ্যানেলের বার্তা সংযুক্তি ফাইলসহ স্থায়ীভাবে মুছতে পারেন। ব্যাকআপের ব্যতিক্রম ২ নম্বর পয়েন্টের মতোই।

৯. আমরা কীভাবে সুরক্ষা দিই

• পাসওয়ার্ড bcrypt দিয়ে হ্যাশ করা হয় এবং কখনও ফেরত পাওয়া যায় না।
• অথেনটিকেটর অ্যাপ দিয়ে ঐচ্ছিক টু-ফ্যাক্টর সাইন-ইন। ওয়ান-টাইম কোড ৫ মিনিটে মেয়াদ হারায়।
• আপনার ও আমাদের মধ্যকার ট্রাফিক TLS দিয়ে এনক্রিপ্টেড।
• জাতীয় পরিচয়পত্র, ফোন, ঠিকানা, জন্ম তারিখ, পেরোলের আর্থিক ক্ষেত্র, কোম্পানির বিলিং তথ্য ও টু-ফ্যাক্টর সিক্রেট এনক্রিপ্টেড অবস্থায় রাখা হয়।
• আপলোড করা ফাইল প্রাইভেট এবং স্বল্পমেয়াদি সাইনড লিংকের মাধ্যমে দেওয়া হয়।
• প্রতিটি গ্রাহকের অপারেশনাল ডেটা আলাদা ডেটাবেসে থাকে।
• এপিআই গেটওয়ে রিকোয়েস্টের হার সীমিত করে এবং ক্রস-অরিজিন অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ রাখে।
• মোবাইল অ্যাপ আমাদের TLS সার্টিফিকেট পিন করে।

কোনো সিস্টেমই সম্পূর্ণ নিরাপদ নয়। ব্যক্তিগত তথ্যে প্রভাব ফেলে এমন নিরাপত্তা ঘটনা ঘটলে আমরা অযথা দেরি না করে প্রভাবিত গ্রাহকদের জানাব, যাতে তাঁরা নিজেদের দায়িত্ব পালন করতে পারেন। আমাদের কোনো নিরাপত্তা সার্টিফিকেশন নেই।

১০. আপনার অধিকার

আপনার তথ্য দেখা, সংশোধন, মুছে ফেলা, প্রসেসিং সীমিত করা বা আপত্তি জানানোর এবং এক কপি পাওয়ার অধিকার থাকতে পারে।

• মুছে ফেলা: অ্যাপে, অনুচ্ছেদ ৮ অনুযায়ী।
• সংশোধন: অ্যাপে আপনার প্রোফাইলের বেশিরভাগ অংশ হালনাগাদ করতে পারেন।
• দেখা ও কপি: সেটিংস, সিকিউরিটি, Download my data থেকে একটি জেসন (JSON) ফাইল পাবেন। প্রতি মিনিটে সর্বোচ্চ ২ বার এবং ঘণ্টায় ১০ বার ডাউনলোড করা যায়। এতে থাকে আপনার সব কোম্পানি জুড়ে অ্যাকাউন্টের তথ্য, এবং আপনি যে কোম্পানিতে সাইন-ইন আছেন সেটির আপনার কর্মী রেকর্ড, হাজিরা, ছুটি, সময়ের এন্ট্রি, মন্তব্য, মিলে যাওয়া চাকরির আবেদন এবং (নিয়োগকর্তা পেরোল ব্যবহার করলে) পেস্লিপ, বেতন ও ব্যাংকের তথ্য। এতে আপলোড করা ফাইল, পারফরম্যান্স রিভিউ, লক্ষ্য, প্রজেক্ট, সিআরএম, বাজেট বা নোটিফিকেশনের তথ্য এবং ইন্টারভিউ ও অফার রেকর্ড থাকে না।
• আপত্তি বা সীমিত করা: [email protected] ঠিকানায় ইমেইল করুন।

অধিকার-সংক্রান্ত অনুরোধের উত্তর আমরা এক মাসের মধ্যে দিই। আপনি আপনার দেশের ডেটা প্রোটেকশন কর্তৃপক্ষের কাছে অভিযোগ জানাতে পারেন।

১১. শিশু

Utso একটি কর্মক্ষেত্রের পণ্য এবং ১৮ বছরের কম বয়সীদের জন্য নয়। নিয়োগকর্তার নিজস্ব শিক্ষানবিস বা ইন্টার্ন রেকর্ড ছাড়া আমরা জেনেশুনে শিশুদের তথ্য প্রসেস করি না।

১২. পরিবর্তন ও প্রযোজ্য আইন

আমরা এই পলিসি হালনাগাদ করতে পারি। গুরুত্বপূর্ণ পরিবর্তন কার্যকর হওয়ার অন্তত ১৫ দিন আগে ইমেইলে বা প্রোডাক্টের ভেতরে জানাব। “সর্বশেষ হালনাগাদ” তারিখ সর্বশেষ সংস্করণ দেখায়। এই পলিসি বাংলাদেশের আইন দ্বারা পরিচালিত, এবং ঢাকার আদালতের এখতিয়ার থাকবে।

১৩. যোগাযোগ

গোপনীয়তা: [email protected]। সাধারণ সহায়তা: [email protected]। ফোন: +৮৮ ০১৩০৪-২২০-০৩৩। সময়: শনিবার থেকে বৃহস্পতিবার, সকাল ১০টা থেকে সন্ধ্যা ৭টা (বিএসটি)।

আরও দেখুন: সেবার শর্তাবলী, অ্যাকাউন্ট ও ডেটা মুছে ফেলা, বিলিং, বাতিল ও রিফান্ড নীতি।