বাংলাদেশের জন্য তৈরি রিক্রুটমেন্ট সফটওয়্যার

জব পোস্ট থেকে নিয়োগ পাওয়া কর্মী পর্যন্ত, একটাই সংযুক্ত পাইপলাইন

Utso-তে রিক্রুটমেন্ট মানে একটাই সংযুক্ত পাইপলাইন, রেজ্যুমের একগাদা ফোল্ডার আর হাতে আপডেট করা স্প্রেডশিট আলাদা করে না। জব পোস্টিং নিজের লাইফসাইকেলের মধ্য দিয়ে যায়, প্রার্থী আপনার নিয়ন্ত্রণে থাকা পাইপলাইনের মধ্য দিয়ে যান, আর যেই মুহূর্তে আপনি নিয়োগ অনুমোদন করেন, সেই প্রার্থীই একটা আসল কর্মীর রেকর্ডে পরিণত হয়ে যান, কাউকে তার তথ্য আবার দ্বিতীয় কোনো সিস্টেমে টাইপ করতে হয় না।

এটা গুরুত্বপূর্ণ, কারণ বেশিরভাগ ছোট কোম্পানিতে নিয়োগ প্রক্রিয়া চলে এমন কতগুলো টুল জোড়া লাগিয়ে, যেগুলো আসলে একসাথে কাজ করার জন্য বানানোই হয়নি: পোস্ট করার জন্য একটা জব বোর্ড, প্রার্থী ট্র্যাক করার জন্য ইমেইল বা স্প্রেডশিট, আর এইচআর সিস্টেম শুরু হয় আলাদাভাবে, শুধু তখনই যখন কেউ অফার গ্রহণ করে ফেলেছে। এই টুলগুলোর মধ্যে প্রতিটা হাতবদলেই কোনো তথ্য হারিয়ে যাওয়ার, প্রার্থী যোগাযোগ বন্ধ করে দেওয়ার, বা নতুন কর্মীর প্রথম দিনটা পেরোল আর হাজিরা ছাড়াই শুরু হয়ে যাওয়ার সুযোগ থাকে।

Utso রিক্রুটমেন্টকে বাকি এইচআরের মতোই একই প্ল্যাটফর্মের অংশ হিসেবে দেখে, শেষে একটা স্প্রেডশিট এক্সপোর্ট করে দেওয়া কোনো বাড়তি জোড়া-লাগানো টুল না। জব পোস্টিং, প্রার্থী, ইন্টারভিউ, আর সফল প্রার্থী যে কর্মীর রেকর্ডে পরিণত হন, সবকিছু একই জায়গায় থাকে, আর এর বিল হয় অ্যাড-অন হিসেবে, শুধু যখন আপনি সত্যিই নিয়োগ দিচ্ছেন তখনই। একটা পদ পূরণ করছেন হোক বা একসাথে একাধিক বিভাগে খোঁজ চালাচ্ছেন হোক, একই পাইপলাইন সবকিছু সামলায়।

জব পোস্ট করুন, আবেদন নিন, কর্মীদেরও বাদ দেবেন না

প্রতিটা জব পোস্টিংয়ের নিজস্ব একটা স্ট্যাটাস থাকে, আর সেই স্ট্যাটাস শুধু দেখানোর জন্য না, আসলেই ব্যবহারের জন্য। খসড়া থাকে যতক্ষণ আপনি পোস্টিংটা লিখছেন, কোম্পানির বাইরের কেউ তখনও এটা দেখতে পান না। চালু মানে পোস্টিং লাইভ, সক্রিয়ভাবে আবেদন নিচ্ছে। স্থগিত অবস্থায় আপনি আবেদন নেওয়া থামিয়ে রাখতে পারেন, যেমন আগে থেকে চলতে থাকা ইন্টারভিউগুলো শেষ করার সময়, পদটা পুরোপুরি বন্ধ না করেই, ফলে পোস্টিংয়ের ইতিহাসও হারিয়ে যায় না। বন্ধ মানে পদটা পূরণ হয়ে গেছে। বাতিল বোঝায় পদটাই আর নেই, বাজেট বদলে গেছে বা প্রয়োজনটাই আর নেই। এই পাঁচ ধাপের লাইফসাইকেলের মানে হলো, পোস্টিংয়ের স্ট্যাটাস সবসময় আসলে কী ঘটছে সেটাই দেখায়, এমন কোনো জব পেজ না যেটা পদ পূরণ হয়ে যাওয়ার মাসখানেক পরও চুপচাপ লাইভ থেকে যায়, এমন সব আবেদন জমা করতে থাকে যা কেউ কোনোদিন পড়বেই না।

প্রতিটা জব পোস্টিংয়ের নিজস্ব একটা আবেদন ফর্মও থাকে, যার ফিল্ডগুলো আপনি সেই নির্দিষ্ট পদের জন্য সাজিয়ে নিতে পারেন। একজন ওয়্যারহাউস সুপারভাইজারের পোস্টিং আর একজন ফিন্যান্স ম্যানেজারের পোস্টিংয়ে প্রার্থীদের কাছে একই প্রশ্ন করার দরকার নেই, আর একটা সাধারণ ফর্ম আঁকড়ে থাকতে হয় না যেটা প্রতিটা জবের সাথেই আধাআধি মেলে। ফর্মটা পোস্টিংয়ের নিজস্ব জিনিস, পুরো কোম্পানির জন্য একটা টেমপ্লেট বানিয়ে তার মধ্যে কাজ চালানো না।

এই আবেদন ফর্মটা থাকে আপনার নিজের ব্র্যান্ডের পাবলিক ক্যারিয়ার পেজে, নিজের হায়ারিং পেজ, কোনো সাধারণ থার্ড-পার্টি জব বোর্ডের ভেতরে চাপা পড়ে থাকা একটা লিস্টিং না। প্রার্থীরা সরাসরি সেখানেই আবেদন করেন, আর আবেদন করার আগে অ্যাকাউন্ট খোলার দরকার নেই, ফলে আগ্রহী একজন প্রার্থী মাঝপথে গিয়ে হাল ছেড়ে দেওয়ার একটা সাধারণ কারণই বাদ পড়ে যায়, শুধু সাইন আপ করাটাই চাকরির চেয়ে বেশি ঝামেলার মনে হওয়া।

খোলা পদ শুধু কোম্পানির বাইরেই দেখা যায় না। অভ্যন্তরীণ জব বোর্ডের মাধ্যমে, বর্তমান কর্মীরাও কোম্পানির ভেতর থেকে খোলা পদ দেখতে আর তাতে আবেদন করতে পারেন। ফলে অভ্যন্তরীণ পদোন্নতি বা বদলিও বাইরের নিয়োগের মতোই একটা কাঠামোবদ্ধ প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে যায়, আবেদন, পাইপলাইন, ইন্টারভিউ, করিডোরে দাঁড়িয়ে কথা বলা আর হাতে-কলমে বদলি করে দেওয়ার মতো কোথাও রেকর্ড না হওয়া প্রক্রিয়া না। পাবলিক ক্যারিয়ার পেজ আর অভ্যন্তরীণ জব বোর্ড, দুটো মিলিয়ে একটামাত্র পোস্টিং দুই ধরনের দর্শকের কাছেই পৌঁছায়, আলাদা দুটো কাজ হিসেবে সামলাতে হয় না।

এসবের কোনোটাই শুধু একটা পদের জন্য সীমাবদ্ধ না। একসাথে একাধিক পদের জন্য নিয়োগ চালানো একটা কোম্পানি এই পোস্টিংগুলো পাশাপাশি চালাতে পারে, প্রতিটার নিজস্ব স্ট্যাটাস, নিজস্ব ফর্ম, আর নিজস্ব পাইপলাইনসহ, একটা আরেকটার সাথে জট পাকায় না বা সবকিছু আলাদা আলাদা জায়গায় খুঁজে বের করতে হয় না।

প্রতিটা প্রার্থীকে একই মাপকাঠিতে মূল্যায়ন করুন

আবেদন জমা পড়ার পর, প্রার্থীরা এমন একটা পাইপলাইনের ধাপের মধ্য দিয়ে যান যা আপনি প্রতিটা কোম্পানির জন্য আলাদাভাবে সাজাতে পারেন। ডিফল্ট ধাপগুলো হলো আবেদন, বাছাই, ইন্টারভিউ, মূল্যায়ন, অফার, নিয়োগ, আর বাদ, রেজ্যুমেতে প্রথম নজর দেওয়া থেকে শুরু করে চূড়ান্ত সিদ্ধান্ত পর্যন্ত সবকিছু এর মধ্যে পড়ে। আপনার কোম্পানি আসলে যেভাবে নিয়োগ দেয় সেভাবে এই ধাপগুলো বদলে নিতে পারেন, নতুন ধাপ যোগ করা হোক, কোনোটা বাদ দেওয়া হোক, বা নিজের নিয়োগের ভাষায় নাম বদলে দেওয়া হোক, অন্য ধরনের ব্যবসার জন্য বানানো কোনো নির্দিষ্ট ছকে আটকে থাকতে হয় না। ওয়্যারহাউসের কর্মী নিয়োগের পাইপলাইন আর ম্যানেজার নিয়োগের পাইপলাইন একরকম দেখাতে হবে এমন কোনো বাধ্যবাধকতা নেই, কারণ ধাপগুলো সফটওয়্যার ঠিক করে দেয় না, কোম্পানিই ঠিক করে।

ইন্টারভিউ ধাপে, স্কোরকার্ড টেমপ্লেট প্রতিটা ইন্টারভিউয়ারকে একই ওয়েটেজসহ মূল্যায়নের মানদণ্ড দেয়, যা দিয়ে একজন প্রার্থীকে স্কোর করা হয়। একজন ইন্টারভিউয়ারের নিছক অনুভূতি যেন আরেকজনের গোছানো নোটের সমান গুরুত্ব না পায়, তার বদলে একটা পদের জন্য প্রতিটা স্কোরকার্ড তৈরি হয় একই মানদণ্ড থেকে, নিজস্ব ওয়েটেজসহ, ফলে একই পদের দুইজন প্রার্থীকে তুলনা করা মানে আসলেই একই মাপকাঠিতে তুলনা করা, দুই রকম আলাদা ধারণা পাশাপাশি রাখা না।

ইন্টারভিউ শিডিউলিং একই প্রার্থীর জন্য একাধিক ইন্টারভিউয়ার সাপোর্ট করে, ফলে প্যানেল ইন্টারভিউ হোক বা একের পর এক আলাদা ইন্টারভিউয়ের সিরিজ হোক, সবকিছু একই প্রক্রিয়ার অংশ হিসেবে শিডিউল হয়, প্রতিটা ইন্টারভিউয়ারের জন্য আলাদা করে সমন্বয় করতে হয় না। প্রতিটা ইন্টারভিউ অনলাইন বা সামনাসামনি, দুইভাবেই সেট করা যায়, ফলে একটা হাইব্রিড প্রক্রিয়া, প্রথম ধাপে একটা ফোন কল, দ্বিতীয় ধাপে অফিসে সামনাসামনি ইন্টারভিউ, একই শিডিউলিং ফ্লোর মধ্য দিয়ে চলে, ইমেইলে হাতে-কলমে একটা একটা করে ক্যালেন্ডার ইনভাইট পাঠাতে হয় না।

আবেদন আর নিয়োগের মাঝের ধাপগুলোতেই আসল মূল্যায়নের কাজটা হয়। বাছাই ধাপে অনেক আবেদনকারীর মধ্য থেকে যারা ইন্টারভিউয়ের যোগ্য তাদের আলাদা করা হয়। ইন্টারভিউ আর মূল্যায়ন ধাপে স্কোরকার্ড আর একাধিক ইন্টারভিউয়ারের শিডিউলিং কাজ করে, আলাদা আলাদা ধারণাগুলোকে একটা নথিবদ্ধ, তুলনাযোগ্য সিদ্ধান্তে পরিণত করে। অফার ধাপ বোঝায় পদটা প্রস্তাব করা হয়েছে কিন্তু এখনও গ্রহণ করা হয়নি, এটা নিয়োগ থেকে আলাদা রাখা হয় যাতে পাইপলাইনের ভিউতে এই দুটো কখনো গুলিয়ে না যায়।

সব মিলিয়ে, কনফিগারযোগ্য পাইপলাইন, ওয়েটেজসহ স্কোরকার্ড, আর নমনীয় ইন্টারভিউ শিডিউলিং মানে হলো মূল্যায়ন প্রক্রিয়াটা একবারই ঠিক করে দেন আপনি, তারপর যে প্রার্থীই এর মধ্য দিয়ে যান তার ক্ষেত্রেই একইভাবে প্রয়োগ হয়, এই প্রান্তিকে কোন ম্যানেজার নিয়োগ দিচ্ছেন তার ওপর ভিত্তি করে বারবার নতুন করে বানাতে হয় না।

এক ক্লিকেই অনুমোদিত প্রার্থী অনবোর্ড করা কর্মীতে পরিণত

রিক্রুটমেন্টের এই অংশটাই একটা সাধারণ অ্যাপ্লিকেন্ট ট্র্যাকার থেকে আসলেই আলাদা, আর এই কারণেই মডিউলটা একটা আলাদা হায়ারিং টুল হিসেবে না থেকে Utso-র অংশ হয়ে আছে। বেশিরভাগ হায়ারিং টুল থেমে যায় যখন একজন প্রার্থীকে নিয়োগপ্রাপ্ত হিসেবে চিহ্নিত করা হয়। তারপর কাউকে না কাউকে হাতে করে সেই মানুষটাকে আলাদা একটা এইচআর সিস্টেমে কর্মী হিসেবে বানাতে হয়: নাম আর যোগাযোগের তথ্য আবার টাইপ করা, পেরোল রেকর্ড সেট করা, হাজিরায় এনরোল করা, প্রায়ই এমন সময়ে যখন সেই মানুষটা ততদিনে অফিসে তার প্রথম দিন কাজও করে ফেলেছেন।

এই হাতে-করা হ্যান্ডঅফের জায়গাতেই নতুন কর্মী হারিয়ে যান: পেরোল সেটআপের কথা ভুলে যাওয়া হয়, যতক্ষণ না প্রথম বেতন দিতেই দেরি হয়ে যায়। হাজিরায় এনরোলমেন্টের কথা কারো মনে থাকে না যতক্ষণ না নতুন কর্মী প্রথম দিনে হাজিরাই দিতে পারেন না। স্বাগতম ইমেইল কখনো পাঠানোই হয় না, কারণ যিনি সাধারণত পাঠান তিনিই জানতেন না যে নতুন কেউ ইতিমধ্যে কাজ শুরু করে দিয়েছেন।

Utso-তে এই হ্যান্ডঅফটা মাত্র এক ক্লিকের। একবার প্রার্থী অনুমোদিত হয়ে গেলে, ‘কর্মী হিসেবে যোগ করুন’-এ ক্লিক করলেই তার প্রার্থীর রেকর্ড সরাসরি কর্মীর রেকর্ডে রূপান্তরিত হয়ে যায়। এই একটা ক্লিকের পেছনে, পুরো অনবোর্ডিং নিজে থেকেই শুরু হয়ে যায়: নতুন কর্মীর জন্য পেরোল ইনিশিয়ালাইজ হয়, তিনি হাজিরায় এনরোল হয়ে যান, আর একটা স্বাগতম ইমেইল চলে যায়, কাউকে দ্বিতীয় কোনো সিস্টেম খুলতে হয় না বা নিয়োগ প্রক্রিয়ার সময় ইতিমধ্যে সংগ্রহ করা তথ্য, প্রথম আবেদন থেকে শেষ ইন্টারভিউ স্কোরকার্ড পর্যন্ত, আবার নতুন করে লিখতে হয় না।

রিক্রুটমেন্ট আর কর্মীর রেকর্ড যেহেতু একই প্ল্যাটফর্মে থাকে, গত সপ্তাহে যে প্রার্থীকে স্কোরকার্ডে মূল্যায়ন করা হচ্ছিল আর এই মাসের পেরোলে যে কর্মী দেখা যাচ্ছেন, তারা আসলে একই অন্তর্নিহিত রেকর্ড, আলাদা দুটো রেকর্ড না যেটা কাউকে হাতে করে মিলিয়ে রাখতে হয় আর আশা করতে হয় অফার লেটার আর প্রথম বেতনচক্রের মাঝের ফাঁকে কিছু যেন বাদ না পড়ে। একটা ছোট এইচআর টিমের জন্য, এই এক ক্লিক সাধারণত যা হয়, সময়ের চাপে কারো প্রথম দিনে হাতে করে সারতে হওয়া একগাদা সেটআপের চেকলিস্ট, সেটার জায়গা নিয়ে নেয়, আর রিক্রুটমেন্ট আর এইচআর দুটো আলাদা প্ল্যাটফর্মের বদলে একটাতেই চলার সবচেয়ে স্পষ্ট উদাহরণ এটাই।

সেই স্বয়ংক্রিয় অনবোর্ডিংয়ের অংশ হিসেবে যে স্বাগতম ইমেইলটা যায়, সেটাও পরে পাঠানোর জন্য সাজিয়ে রাখা কোনো সাধারণ সিস্টেম নোটিফিকেশন না। এটাই সেই প্ল্যাটফর্মের ভেতরে নতুন কর্মীর প্রথম বার্তা, যে প্ল্যাটফর্ম তিনি হাজিরা, ছুটি, আর বেতনের জন্য ব্যবহার করবেন, তাকে কর্মী হিসেবে যোগ করার মুহূর্তেই পাঠানো হয়, কারো মনে পড়া পর্যন্ত অপেক্ষা করতে হয় না।

এমন একটা ট্যালেন্ট পুল যা মনে রাখে কে আগে আবেদন করেছেন

প্রতিজন শক্তিশালী প্রার্থীই তার প্রথম আবেদন করা পদের জন্য সঠিক হন না। ট্যালেন্ট পুলে প্রতিটা প্রার্থীর তথ্য একটা ডেটাবেজে জমা থাকে, সাথে বিল্ট-ইন থাকে ডুপ্লিকেট ঠেকানোর ব্যবস্থা, ফলে যিনি আগে আবেদন করেছেন তাকে একই মানুষ হিসেবে চেনা যায়, পরেরবার মিলে যাওয়া পদ খুললে সম্পূর্ণ নতুন, অচেনা আবেদনকারী হিসেবে আলাদা করে লগ করতে হয় না।

যেসব কোম্পানি নিয়মিত নতুন পদের জন্য পোস্ট করে তাদের জন্য এটা গুরুত্বপূর্ণ। যিনি একটা পদের জন্য প্রায় অফার পেয়েই যাচ্ছিলেন, তাকে পরেরবার আরেকটা ভালো-মানানসই পদ খুললে নতুন করে শুরু করতে হয় না: তার রেজ্যুমে, যোগাযোগের তথ্য, আর ইন্টারভিউয়ের ইতিহাস একই প্রার্থীর সাথে জড়িয়ে থাকে, আলাদা আলাদা কয়েকটা সম্পর্কহীন আবেদনে ছড়িয়ে থাকে না। ডুপ্লিকেট ঠেকানোর এই ব্যবস্থা আপনার প্রার্থীর সংখ্যাটাও সঠিক রাখে, কারণ একজন মানুষ তিনটা আলাদা পোস্টিংয়ে আবেদন করলে তাকে তিনবার গোনা একটা ট্যালেন্ট পুল আপনি আসলে কতজন মানুষের কাছে পৌঁছেছেন তার সত্যিকারের ছবি দেয় না।

এর মানে এটাও যে, নতুন কোনো পদ খোলার সাথে সাথে আপনার নিয়োগের পুরনো ইতিহাস মুছে যায় না। আগে একই ধরনের কোনো পদে কে আবেদন করেছিলেন, আর কোন ধাপ পর্যন্ত গিয়েছিলেন, সেটা খুঁজে বের করা মানে একটাই ট্যালেন্ট পুলে সার্চ করা, পুরনো ইমেইল থ্রেড আর বন্ধ হয়ে যাওয়া স্প্রেডশিটের মধ্যে খোঁজাখুঁজি না, যেগুলো দরকারের সময় আদৌ খুঁজে পাওয়া যাবে কিনা তারও ঠিক নেই।

ডুপ্লিকেটমুক্ত একটা পুল থাকলে নিঃশব্দে আবার খোঁজ শুরু করাও সহজ হয়ে যায়। প্রবেশনের সময় কোনো নিয়োগ ঠিকঠাক না চললে, সেই একই পদের জন্য আগের শক্তিশালী প্রার্থীদের একটা শর্টলিস্ট আগে থেকেই তৈরি থাকে, পুরো পোস্টিং আর আবেদন প্রক্রিয়া নতুন করে শূন্য থেকে শুরু করতে হয় না।

আবার লেখার দরকার নেই, কোনো ফাঁকও থাকে না। প্রার্থীকে অনুমোদন দিয়ে ‘কর্মী হিসেবে যোগ করুন’-এ ক্লিক করলেই সাথে সাথে কর্মীর রেকর্ড তৈরি হয়ে যায় আর অনবোর্ডিং নিজে থেকেই শুরু হয়: পেরোল সেটআপ, হাজিরায় এনরোলমেন্ট, আর একটা স্বাগতম ইমেইল।

খরচ প্রতি জবে, প্রতি রিক্রুটারে না। প্রতিটা জব পোস্টে রিক্রুটমেন্টের খরচ ১০০ টাকা, সেই মাসে প্রকাশিত জবের জন্য বিল হয়। পোস্টিং বেশিদিন খোলা থাকলেও বাড়তি খরচ নেই, আর প্রক্রিয়াটা যারা চালান তাদের জন্য কোনো সিট ফি-ও নেই।

প্রার্থীদের অ্যাকাউন্ট লাগে না। আবেদনকারীরা আপনার ব্র্যান্ডের পাবলিক ক্যারিয়ার পেজ আর জব-নির্দিষ্ট আবেদন ফর্মের মাধ্যমে আবেদন করেন, তাদের দিক থেকে কোনো অ্যাকাউন্ট লাগে না।

কেউ দুই পদের মাঝে হারিয়ে যান না। ট্যালেন্ট পুলে ডুপ্লিকেটমুক্ত প্রার্থীর ডেটাবেজ থাকে, ফলে আগের কোনো আবেদনকারী পরেরবার মিলে যাওয়া পদ খুললে অচেনা কেউ হিসেবে সামনে আসেন না।

আপনার প্রথম জবটা পোস্ট করুন, আর দেখুন অনুমোদিত প্রার্থী থেকে অনবোর্ড করা কর্মী পর্যন্ত একটা মাত্র ক্লিক আপনার নিয়োগ প্রক্রিয়াকে কতদূর নিয়ে যেতে পারে।

অন্যদের সাথে Utso-র তুলনা দেখুন

সব তুলনা দেখুন