বাংলাদেশে বাসা থেকে কাজ করা আগে বিরল ছিল। এখন বেশিরভাগ ক্রমবর্ধমান কোম্পানির অন্তত কিছু কর্মী অন্তত কিছু সময় দূর থেকে কাজ করেন, আর তাদের খুব কমই আসলে নিয়মগুলো লিখে রেখেছে। একটা আসল ওয়ার্ক ফ্রম হোম নীতিতে আসলে কী কী থাকা দরকার তা এখানে দেওয়া হলো।
এটা কাদের জন্য প্রযোজ্য তা নির্দিষ্ট করুন
প্রতিটা পদ বাসা থেকে কাজ করতে পারে না, আর অন্যরকম ভান করলে দ্রুত ক্ষোভ তৈরি হয়। আপনার নীতিতে স্পষ্টভাবে বলা থাকতে হবে কোন পদগুলো যোগ্য, এটা একটা সাধারণ নিয়ম নাকি পদভেদে সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়, আর কে সেই সিদ্ধান্ত নেন। অস্পষ্ট যোগ্যতা একটা টিম জুড়ে অন্যায়ের অনুভূতি তৈরি করার সবচেয়ে দ্রুত উপায়গুলোর একটা।
শুধু সময় না, প্রাপ্যতা ঠিক করুন
বাসা থেকে কাজ করা কারো আসলে কখন পাওয়া যাবে তার স্পষ্ট প্রত্যাশার দরকারিতা সরিয়ে দেয় না। আপনার নীতিতে প্রত্যাশিত কাজের সময়, সেই সময়ের মধ্যে সাড়া দেওয়ার প্রত্যাশা, আর মিটিং বা সহযোগিতার জন্য মাঝেমধ্যে অফিসে আসা দরকার কিনা তা বলা থাকতে হবে।
হাজিরা এখনো ট্র্যাক করা দরকার
রিমোট মানে ট্র্যাক না করা না। অফিস কর্মীদের জন্য আপনি যে হাজিরা সিস্টেমই ব্যবহার করুন, একটা ওয়ার্ক ফ্রম হোম নীতিতে রিমোট কর্মীদের জন্য একটা সমতুল্য দরকার, তা সহজ ক্লক-ইন টুল হোক, নির্ধারিত চেক-ইন হোক, বা আউটপুট ভিত্তিক ট্র্যাকিং হোক। এটা ছাড়া, রিমোট হাজিরা নিঃশব্দে সম্মানের ভিত্তিতে সিস্টেমে পরিণত হয়, যা ঠিকঠাক চলে যতক্ষণ না চলে।
সরঞ্জাম আর খরচ
কোম্পানি কি একটা ল্যাপটপ দেয়, ইন্টারনেটের খরচ বহন করে, বা হোম অফিস খরচের একটা অংশ ফেরত দেয়? এটা উদার হতে হবে না, কিন্তু স্পষ্ট আর সামঞ্জস্যপূর্ণ হতে হবে, যাতে কেউ জিজ্ঞেস করলে প্রতিবার আলাদা করে দরকষাকষি করতে না হয়।
যোগাযোগ আর টুলের প্রত্যাশা
কোন টুল কীসের জন্য ব্যবহার করা হয়। কখন একটা কল প্রত্যাশিত বনাম একটা মেসেজ। কাজের সময়ে কেউ কত দ্রুত সাড়া দেবেন। এগুলো স্পষ্ট মনে হয় যতক্ষণ না দুটো টিম ভিন্ন অলিখিত নিয়ম তৈরি করে আর একে অপরকে সাড়া না দেওয়ার জন্য দোষারোপ করতে শুরু করে।
এটা কাজ না করলে কী হয়
রিমোটে কাজ করা কারো কর্মক্ষমতা বা প্রাপ্যতা সত্যিই কমে গেলে কী হয় তা আপনার নীতিতে বলা থাকতে হবে। এটা খারাপ উদ্দেশ্য ধরে নেওয়ার বিষয় না। এটা প্রথমবার এটা সামনে আসার সময় একটা বিশ্রী, তাৎক্ষণিক কথোপকথনের বদলে একটা স্পষ্ট, ন্যায্য প্রক্রিয়া থাকার বিষয়।
এটা কেন ধরে নেওয়ার বদলে লিখে রাখা দরকার
একটা অলিখিত ওয়ার্ক ফ্রম হোম ব্যবস্থা প্রথম কয়েকজনের জন্য ঠিকঠাক চলে যারা সরাসরি একজন ম্যানেজারের সাথে এটা নিয়ে কথা বলে ঠিক করেন। এটা তখনই ভেঙে পড়ে যখন দুজন কর্মী নোট মেলান আর বুঝতে পারেন তারা ভিন্ন, অনানুষ্ঠানিক নিয়মের অধীনে কাজ করছেন। একটা লিখিত নীতিই রিমোট কর্মীর সংখ্যা বাড়ার সাথে সাথে এটা ন্যায্য আর সামঞ্জস্যপূর্ণ রাখে।
একবার একটা নীতি তৈরি হয়ে গেলে, এটা সামঞ্জস্যপূর্ণভাবে ট্র্যাক করা, হাজিরা, প্রাপ্যতা, আর দেওয়া যেকোনো সরঞ্জাম, ঠিক সেই ধরনের রেকর্ড রাখা যা Utso সামলানোর জন্য তৈরি, তাই দূরবর্তী কাজ গোছানো থাকে, কেউ লিখে না রাখা অনানুষ্ঠানিক বোঝাপড়ার একটা সেটে পরিণত না হয়ে।
আরেকটা কথা
এই লেখাটা নিজের নীতি তৈরির একটা শুরুর কাঠামো, আইনি টেমপ্লেট না। আপনার নিজের নীতি চূড়ান্ত করার আগে আপনার খাতে দূরবর্তী কাজের ব্যবস্থার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য যেকোনো নির্দিষ্ট বাধ্যবাধকতা চেক করুন।