ওয়ার্ক ফ্রম হোম নীতির টেমপ্লেট বাংলাদেশ

বাংলাদেশে বাসা থেকে কাজ করাটা আগে খুব একটা দেখা যেত না। এখন বেড়ে ওঠা প্রায় প্রতিটা কোম্পানিতেই কিছু কর্মী অন্তত কিছুদিন বাসা থেকে কাজ করেন। অথচ নিয়মগুলো লিখে রেখেছে এমন কোম্পানি খুব কম। বাসা থেকে কাজের একটা কাজের নীতিতে কী কী থাকা দরকার, সেটাই এখানে বলছি। এই নীতি সাধারণত আপনার মূল এইচআর নীতির পরিপূরক হিসেবে কাজ করে, সেটার জায়গা নেয় না, বরং বাসা থেকে কাজ নিয়ে বাড়তি যেসব প্রশ্ন ওঠে সেগুলোই এখানে যোগ হয়।

কারা এই সুবিধা পাবেন, সেটা পরিষ্কার করে বলুন

সব পদের কাজ বাসা থেকে হয় না, আর সবার জন্য এক নিয়ম দেখানোর চেষ্টা করলে অল্প দিনেই ক্ষোভ তৈরি হয়। নীতিতে পরিষ্কার করে লিখুন কোন কোন পদের কর্মীরা এই সুবিধা পাবেন, নিয়মটা সবার জন্য এক নাকি পদ ধরে ধরে ঠিক করা হবে, আর সিদ্ধান্তটা কে নেবেন। কারা পাবেন সেটা ঝাপসা রেখে দিলে টিমের মধ্যে পক্ষপাতিত্বের অভিযোগ উঠতে সময় লাগে না।

শুধু অফিস-সময় না, কখন যোগাযোগে পাওয়া যাবে সেটাও ঠিক করুন

বাসা থেকে কাজ করছেন মানে এই না যে কখন তাঁকে পাওয়া যাবে সেটা আর ঠিক করে রাখতে হবে না। নীতিতে লিখুন কর্মঘণ্টা কখন থেকে কখন, সেই সময়ের মধ্যে ডাকলে কত দ্রুত সাড়া দিতে হবে, আর মিটিং বা একসঙ্গে কাজ করার জন্য মাঝেমধ্যে অফিসে আসতে হবে কিনা।

হাজিরা এখনো ট্র্যাক করা দরকার

এটা ছুটির নীতির সঙ্গেও মিলিয়ে রাখা দরকার, যাতে ছুটির দিনটা ট্র্যাকিং সিস্টেমে চুপচাপ অনুপস্থিতি হিসেবে দেখা না যায়।

ল্যাপটপ, ইন্টারনেট আর খরচ

কোম্পানি কি ল্যাপটপ দেবে, ইন্টারনেটের বিল দেবে, নাকি বাসায় বসে কাজের খরচের একটা অংশ ফেরত দেবে? খুব উদার হতে হবে এমন না, কিন্তু নিয়মটা পরিষ্কার হতে হবে আর সবার জন্য এক হতে হবে। তাহলে কেউ জিজ্ঞেস করলে প্রতিবার নতুন করে দরকষাকষি করতে হয় না।

যোগাযোগ আর টুল নিয়ে পরিষ্কার কথা

কোন কাজে কোন টুল ব্যবহার হবে। কখন ফোন করতে হবে আর কখন মেসেজ দিলেই চলবে। কর্মঘণ্টার মধ্যে কত দ্রুত সাড়া দিতে হবে। এগুলো এত সাধারণ কথা মনে হয় যে কেউ লিখে রাখে না। তারপর দুই টিম দুই রকম অলিখিত নিয়ম বানিয়ে ফেলে, আর একে অন্যকে দোষ দিতে থাকে যে কেউ সাড়া দিচ্ছে না।

কাজ ঠিকমতো না হলে কী হবে

বাসা থেকে কাজ করা কারো কাজের মান সত্যিই পড়ে গেলে, বা তাঁকে সময়মতো পাওয়া না গেলে কী হবে, সেটাও নীতিতে লেখা থাকা দরকার। কাউকে সন্দেহ করার জন্য এটা না। বরং ঘটনাটা প্রথমবার ঘটলে যেন অস্বস্তিকর কোনো তর্কে না গড়ায়, সবার জানা একটা ন্যায্য নিয়ম মেনেই যেন সমাধান হয়।

এটা কেন ধরে নেওয়ার বদলে লিখে রাখা দরকার

বাসা থেকে কাজ করা কর্মীর সংখ্যা যত বাড়ে, লিখিত নীতিই ততই সবার জন্য নিয়মটা এক আর ন্যায্য রাখে।

নীতি একবার দাঁড়িয়ে গেলে সেটা মেনে চলা হচ্ছে কিনা দেখতে হলে হাজিরা, কে কখন কাজে ছিলেন আর কাকে কী যন্ত্রপাতি দেওয়া হয়েছে, এসবের হিসাব রাখতে হয়। এই হিসাব রাখার কাজটাই Utso করে দেয়, যাতে বাসা থেকে কাজের ব্যবস্থাটা গোছানো থাকে, কারো মুখের কথায় চলা এলোমেলো বোঝাপড়ায় পরিণত না হয়। বাইরে থেকে কাজের সময় কীভাবে হিসাব হয় তা আছে হাজিরা ব্যবস্থাপনা পেজে, আর তার পাশে ছুটির হিসাব কীভাবে বসে তা আছে ছুটি ব্যবস্থাপনা পেজে।

আরেকটা কথা