বাংলাদেশের জন্য এইচআর অ্যানালিটিক্স আর রিপোর্টিং সফটওয়্যার

যে রিপোর্টটা দরকার, সেটা সাধারণত আপনার হাতে থাকা তথ্য থেকেই এক ধাপ দূরে

বাড়ন্ত বাংলাদেশি প্রতিষ্ঠানে রিপোর্টিংয়ের সমস্যাটা আসলে বিশ্লেষণের সমস্যা নয়। তথ্য আছেই। হাজিরা লেখা হয়েছে, ছুটি অনুমোদন হয়েছে, খরচে সই হয়েছে, রিভিউ সাইকেল শেষ হয়েছে। যেটা নেই সেটা হলো ওই রেকর্ড থেকে কাজে লাগানোর মতো একটা সংখ্যায় পৌঁছানোর পথ, যেখানে মাঝখানে একজন মানুষকে সারা সকাল এক্সেলে বসে সেটা বানাতে হবে না।

এই ফাঁকটার কারণেই অনেক প্রতিষ্ঠান সমস্যাটা দেরিতে জানতে পারে। কোনো বিভাগে অনুপস্থিতি বাড়লে সেটা ধরা পড়ে যখন সুপারভাইজার অভিযোগ করেন, হার বাড়ার সময় নয়। বাজেট যে ছাড়িয়ে গেছে সেটা জানা যায় মাস শেষে, খরচের প্রতিশ্রুতি দেওয়া হয়ে যাওয়ার পর। রিভিউ সাইকেল শেষ হয়েছে ধরে নেওয়া হয়, যতক্ষণ না কেউ দেখেন যে অর্ধেক ম্যানেজার কিছুই জমা দেননি।

Utso-র দৃষ্টিভঙ্গি হলো রিপোর্টিং কাজের পাশেই থাকা উচিত, আলাদা কোনো সিস্টেমে নয় যেখানে তথ্য আলাদা করে ঢোকাতে হয়। যে মডিউল তথ্য নেয়, সেই মডিউলই তার রিপোর্ট দেয়।

হাজিরা, বিভাগ অনুযায়ী, তাৎক্ষণিকভাবে

হাজিরার ড্যাশবোর্ডে বিভাগ অনুযায়ী সময়মতো, দেরিতে আর অনুপস্থিতির শতাংশ দেখা যায়। এটি পড়ে সেই একই দৈনিক হাজিরা রেকর্ড, যা বাকি সবকিছুতে ব্যবহার হয়। অর্থাৎ আপনি যে হার দেখছেন সেটা ঠিক সেই তথ্য থেকেই এসেছে যা থেকে বেতন হিসাব হয়, অন্য কোথাও রাখা আলাদা কোনো গণনা থেকে নয়।

শুনতে যতটা সাধারণ লাগে, এটা তার চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ। অনেক প্রতিষ্ঠানে ম্যানেজমেন্ট রিপোর্টের হাজিরার সংখ্যা আর বেতন হিসাবের হাজিরার সংখ্যা আলাদা জায়গা থেকে আসে আর চুপচাপ আলাদা হয়ে যায়। শেষমেশ কেউ যখন খেয়াল করেন, তখন কোনটা ঠিক ছিল সেটা কেউ বলতে পারেন না, আর উত্তরটা সাধারণত বেতন নিয়ে ঝামেলার সময়েই আসে।

যেহেতু হাজিরা ব্যবস্থাপনা বায়োমেট্রিক পাঞ্চ, ম্যানুয়াল টাইমার আর আমদানি করা রেকর্ড মিলিয়ে প্রতি কর্মীর প্রতিদিনের একটি রেকর্ড বানায়, তাই বিভাগভিত্তিক হারে সবাই থাকেন: ফিঙ্গারপ্রিন্ট রিডারে থাকা কারখানার কর্মী আর টাইমারে থাকা দূর থেকে কাজ করা কর্মী একই হিসাবে আসেন, দুটো আলাদা রিপোর্টে নয় যেগুলো কেউ মেলায় না।

যে ব্যালেন্স সরাসরি উত্তর দেয়

অ্যানালিটিক্স থেকে মানুষ আসলে যা চান তার বেশিরভাগই কোনো চার্ট নয়। সেটা একটা ব্যালেন্স।

আমার ছুটি আর কত বাকি। এই বাজেটের কতটা এখনও আছে। এই প্রজেক্টে কত ঘণ্টা গেল। এই প্রশ্নগুলোই সবচেয়ে বেশি ওঠে আর বারবার ওঠে, আর সাধারণত এমন কাউকে করা হয় যাঁর কাজ থামিয়ে গিয়ে খুঁজে দেখতে হয়।

Utso এগুলো লাইভ সংখ্যা হিসেবেই দেখায়, কারও চালানো রিপোর্ট হিসেবে নয়:

• ছুটির ব্যালেন্স শুধু এইচআর নয়, কর্মী নিজেও দেখতে পান, তাই যিনি উত্তরটা চান তিনি জিজ্ঞেস না করেই পেয়ে যান। এতে বারবার কাজে বাধা পড়া কমে, আর আরও কাজের কথা হলো, কর্মীর নিজের হিসাব আর এইচআরের হিসাব আলাদা হয়ে যাওয়ার ঝামেলাটাই থাকে না।
• বাজেটের বাকি অংশ খরচ অনুমোদিত হওয়ার সাথে সাথে আপডেট হয়। সংখ্যাটা দেখায় আসলে কতটা প্রতিশ্রুত হয়ে গেছে, আর পরের খরচ অনুমোদন করব কিনা সেই সিদ্ধান্তে ওই সংখ্যাটাই দরকার, শেষবার হিসাব মেলানোর সময়কার অবস্থা নয়।
• ঘণ্টা প্রত্যেকের টাইমশিট থেকে টিমের মোট হিসাবে যোগ হয়, আর বিলযোগ্য চিহ্নটা থেকেই যায়। ফলে কোন সময়টা ক্লায়েন্টকে বিল করা যাবে আর কোনটা যাবে না, সেটা আলাদা থাকে। এ নিয়ে বিস্তারিত আছে টাইম ট্র্যাকিং পাতায়।

শুধু কাজ শেষ হলো কিনা নয়, কাজের ভাগাভাগিও

টাস্ক গ্রুপে ওয়ার্কলোড বিশ্লেষণ থাকে, যা একটা তালিকার চেয়ে আলাদা প্রশ্নের উত্তর দেয়। তালিকা বলে কোনটা শেষ আর কোনটা বাকি। ওয়ার্কলোড বিশ্লেষণ বলে কাজটা কীভাবে ভাগ হয়ে আছে, আর কোনো টিমকে নতুন কাজ দেওয়ার আগে ঠিক এটাই জানা দরকার, কারণ বাইরে থেকে ব্যস্ত দেখালেও ভেতরে হয়তো একজনই বেশিরভাগ বোঝা টানছেন।

ছোট টিমে এটা একটা পরিচিত সমস্যা: সবকিছু ঠিকঠাক চলছে বলেই মনে হয়, ঠিক সেই দিন পর্যন্ত যেদিন চুপচাপ তিন-চতুর্থাংশ কাজ সামলানো মানুষটি ছুটিতে যান।

পারফরম্যান্সের ফলাফল, সাইকেল শেষ হয়েছিল কিনা সেটাসহ

পারফরম্যান্স ম্যানেজমেন্ট রিপোর্ট করে লক্ষ্য অর্জনের হার, সাইকেলজুড়ে রেটিং কীভাবে ছড়িয়ে আছে, আর সাইকেল কতটা সম্পন্ন হয়েছে।

শেষেরটা মাপার কথা মানুষ ভুলে যান, অথচ হতাশাজনক রিভিউ রাউন্ডের ব্যাখ্যা সাধারণত ওটাতেই থাকে। রেটিংয়ের বণ্টন তখনই অর্থবহ যখন সাইকেলটা সত্যিই শেষ হয়েছে। এক-তৃতীয়াংশ ম্যানেজার যদি কিছু জমাই না দিয়ে থাকেন, তাহলে ওই বণ্টন আসলে কর্মীবাহিনীর কথা বলছে না, বলছে কোন ম্যানেজাররা কাগজপত্রে নিয়মিত তার কথা। ফলাফলের পাশে সম্পন্ন হওয়ার হিসাবটাও দেখানোর কারণে পার্থক্যটা চোখে পড়ে, গড়ের ভেতরে চাপা পড়ে যায় না।

এর দাম কীভাবে ধরা হয়

অ্যানালিটিক্স আলাদা করে কেনার জিনিস নয়। যে মডিউলগুলো তথ্য তৈরি করে রিপোর্টিং তার সাথেই আসে, তাই প্রাইসিং পাতায় অ্যানালিটিক্সের আলাদা কোনো লাইন নেই আর নিজের হিসাব দেখার জন্য বাড়তি খরচ নেই।

এটা ইচ্ছা করেই এভাবে রাখা, আর বাকি প্রাইসিং মডেলের যুক্তিটাও একই: Core HR বাধ্যতামূলক, প্রতি সক্রিয় কর্মীর জন্য মাসে ৫০ BDT, আর Payroll, Recruitment ও CRM ঐচ্ছিক অ্যাড-অন। নিজের তথ্য দেখার জন্য আলাদা টাকা নিলে প্রতিষ্ঠানগুলোকে ঠিক করতে হতো কে কে সংখ্যাগুলো দেখতে পাবেন, অথচ রিপোর্টিংয়ের কাজই তো ওই অবস্থাটা শেষ করা।

শুরু করবেন যেভাবে

Utso বিনামূল্যে শুরু করা যায়। প্রতিটি নতুন প্রতিষ্ঠান পুরো প্ল্যাটফর্মের দুই মাসের ফ্রি ট্রায়াল পায়, কোনো পেমেন্টের তথ্য লাগে না। তাই সত্যিকারের তথ্য চালিয়ে দেখে নিতে পারেন রিপোর্টিং আপনার আসল প্রশ্নগুলোর উত্তর দেয় কিনা।

কাজে লাগার মতো প্রথম পদক্ষেপ: এক মাসের হাজিরা চালান, তারপর বিভাগভিত্তিক ড্যাশবোর্ডটা খুলুন। সময়মতো আসার হার যদি আপনাকে অবাক করে, তাহলে ওটাই সেই সংখ্যা যা এতদিন চোখের আড়ালে ছিল।

পুরো প্ল্যাটফর্মের জন্য দেখুন এইচআর সফটওয়্যার বাংলাদেশ। আপনার রিপোর্টিংয়ের দরকার যদি কর্মীর চেয়ে টাকার দিকে বেশি হয়, তাহলে পেরোল দিয়ে শুরু করাই ভালো।