বাংলাদেশে শিফটভিত্তিক বেশিরভাগ ব্যবসার আসল সমস্যাটা শিডিউলিং না, সমস্যাটা স্প্রেডশিটের, বা তার চেয়েও বেশি, হোয়াটসঅ্যাপের। কেউ একজন, সাধারণত শিফট সুপারভাইজার বা মালিক নিজেই, রোববার রাতে পরের সপ্তাহের রোস্টার বানিয়ে স্ক্রিনশট নিয়ে স্টাফ গ্রুপে দিয়ে দেন। এভাবেই চলে যায়, যতক্ষণ না একদিন দুইজন একই স্লটে চলে আসে, কেউ ছুটিতে যাওয়ার পর শিটটা আর আপডেট করা হয়নি, আর কাউন্টারে কাস্টমার দাঁড়িয়ে থাকতেই সন্ধ্যার শিফটে একজন ক্যাশিয়ার কম পড়ে যায়।
শিডিউল আসলে কোথায় ভেঙে পড়ে
স্প্রেডশিট বা চ্যাট থ্রেড নিজে সমস্যা না। সমস্যা হলো, সেটা বদলে গেলে সেই মুহূর্তে কেউ দেখতে পায় না, আর “আজ রাতে কে আছে” এই তথ্যটা একটা নির্দিষ্ট জায়গায় থাকে না, মূল মেসেজটা চ্যাটের উপর থেকে সরে যাওয়ার পর। একজন কর্মী জানতে পারে যে সে আগামীকাল রাত নয়টায় দোকান খুলছে, কারো ফরোয়ার্ড করা একটা স্ক্রিনশট থেকে, কেউ সরাসরি তাকে বলে দেয়নি বলে না। একটা শিফট বদলের অনুরোধ গ্রুপে টাইপ করা হয়, অপ্রাসঙ্গিক বিশটা মেসেজের নিচে চাপা পড়ে যায়, আর হয় সেটা কখনো অনুমোদনই হয় না, নয়তো দুইজন ভিন্ন মানুষ একে অপরের রিপ্লাই না দেখে দুইবার অনুমোদন করে ফেলেন।
আর কভারেজের ফাঁক ধরাই পড়ে না, যতক্ষণ না দেরি হয়ে যায়। সোমবার বসে কেউ মঙ্গলবারের দুপুর দুইটা থেকে ছয়টার স্লটটা একজন কম আছে কিনা সেটা লক্ষ্য করে না, কারণ পুরো সপ্তাহের কভারেজ এক নজরে দেখানোর মতো কোনো ভিউই নেই। শিফট শুরু হয়ে যাওয়ার পর, ম্যানেজার যখন একজনকে আসতে রাজি করানোর জন্য ফোনে ফোনে খোঁজেন, তখনই টের পাওয়া যায় লোক কম আছে।
কভারেজ অনুমান না করে সরাসরি চোখে দেখা দরকার
সমাধানটা শুরু হয় এমন একটা ভিউ দিয়ে যেটা ফাঁকটা সমস্যা হয়ে যাওয়ার আগে দেখিয়ে দেয়, পরে না। এটা আসলে সপ্তাহের ভিন্ন ভিন্ন সময়ে ম্যানেজারের করা তিনটা ভিন্ন প্রশ্ন, আর একই তথ্যের জন্য প্রতিটার নিজস্ব একটা ভিউ দরকার: এই সপ্তাহে কোন শিফটগুলো পাতলা (একটা কভারেজ হিটম্যাপ এক নজরেই ফাঁকগুলো চোখে পড়ার মতো করে দেখায়), একটা নির্দিষ্ট দিনে পুরো টিমের মধ্যে কে কাজ করছে (একটা রোস্টার গ্রিড, কর্মী অনুযায়ী দিন ধরে ধরে), আর আজকের দিনটা ঘণ্টা ধরে ধরে আসলে কেমন দেখাচ্ছে (একটা ডে টাইমলাইন)। Utso-র শিডিউলিং মডিউল একই রোস্টারের এই তিনটা ভিউই একসাথে দেয়, ফলে আপনাকে আলাদা আলাদা তিনটা ডকুমেন্ট সামলাতে হয় না যেগুলো একে অপরের সাথে অমিল হয়ে যেতে পারে।
প্রতি সপ্তাহে নতুন করে রোস্টার বানানো বন্ধ করুন
আপনার ব্যবসা যদি মোটামুটি একটা পুনরাবৃত্ত প্যাটার্নে চলে, ধরুন দুইদিন কাজ একদিন ছুটি, বা সকাল ও সন্ধ্যার শিফট পালা করে ঘোরে, তাহলে প্রতি সপ্তাহে হাতে করে সেই প্যাটার্নটা আবার বানানো একদম সময়ের অপচয় আর ভুল হওয়ার একটা খোলা দরজা। একবার সেট করা রোটেশন, সেটা দৈনিক, সাপ্তাহিক, কয়েক সপ্তাহ পরপর, বা আপনার ফ্লোর যেভাবে আসলে চলে সেই কাস্টম চক্রে হোক না কেন, এরপর নিজে থেকেই রোস্টার বানাতে থাকে। গত সপ্তাহে রাতের শিফটে কে ছিল সেটা মনে করে এই সপ্তাহের জন্য বের করতে হয় না। Utso কনফিগার করার পর এই রোটেশনটা নিজে থেকেই চালায়, ফলে প্রতি রোববার রাতে একেবারে শূন্য থেকে আবার শুরু করতে হয় না।
ম্যানেজার খুঁজে বেড়ানোর বদলে কর্মী নিজেই শিফট নিক
কেউ অসুস্থ হয়ে ছুটি নিলে, বা একটা শিফটে সত্যিই একজন বাড়তি লোক দরকার হলে, সাধারণত এর মানে হলো ম্যানেজার ফোনের কন্টাক্ট লিস্ট ঘেঁটে কে ফাঁকা আছে খুঁজে বের করছেন। ওপেন শিফট এই প্রক্রিয়াটাই উল্টে দেয়: ফাঁকা স্লটটা পোস্ট হয়ে যায়, আর যোগ্য যেকোনো কর্মী নিজেই সেটা ক্লেইম করতে পারেন। ম্যানেজার তারপরও ক্লেইমটা অনুমোদন করেন, তাই এমন কেউ ভুল করে একটা শিফট নিয়ে নেওয়ার ঝুঁকি থাকে না যেটা তার কাজ করার কথাই না, কিন্তু কভারেজ খোঁজার কাজটা আর ম্যানেজারের করতে হয় না। শুধু এতটুকুতেই একজন সুপারভাইজারের আসল কাজের সময় থেকে অনেকটা ফোনকল আর হোয়াটসঅ্যাপ পিং কমে যায়।
“আমার শিফট কবে” আর প্রতিদিনের প্রশ্ন থাকে না
কর্মীদের নিজের আসন্ন শিডিউল দেখার একটা উপায় দিয়ে দিন, আর দেখবেন প্রতিদিনের অনেক বার্তা চালাচালিই এমনিতে বন্ধ হয়ে যায়। আগামীকাল ডিউটি আছে কিনা সেটা জানতে সুপারভাইজারকে মেসেজ করার বদলে, একজন কর্মী নিজের শিডিউল ভিউ খুলে নিজেই দেখে নিতে পারেন। শুনতে ছোট মনে হলেও, “আগামীকাল আমার শিফট কখন” এই প্রশ্নটাকে যত কর্মী আছে তত দিয়ে গুণ করলে, একটা সপ্তাহ জুড়ে অনেকটা বাধাগ্রস্ততা তৈরি হয়, যেটা একটা সেলফ সার্ভিস ভিউ পুরোপুরি সরিয়ে দেয়।
শিডিউলিং আর হাজিরা রাখা সম্পর্কিত হলেও এক জিনিস না। শিডিউলিং ঠিক করে কার ফ্লোরে থাকার কথা আর কখন। আর হাজিরা রাখা হলো আলাদা একটা কাজ, কে আসলেই এসেছে সেটা নিশ্চিত করা, যার বিস্তারিত আছে হাজিরা ব্যবস্থাপনা পেজে। দুটোই ঠিকঠাক বসানো দরকার, তবে একটাকে আরেকটার সাথে গুলিয়ে ফেলা যাবে না।
আপনার ব্যবসা যেভাবে চলে সেভাবেই সাজিয়ে নিন
একটা রিটেইল চেইন যার সপ্তাহ শুরু হয় শনিবার থেকে, আর একটা কারখানা যেখানে চব্বিশ ঘণ্টার সপ্তাহ চলে, দুটোকে একই ডিফল্টে বেঁধে রাখা ঠিক না। সপ্তাহ শুরুর দিন, সময়ের ফরম্যাট (১২ ঘণ্টা নাকি ২৪ ঘণ্টা), আর ডিফল্ট হিসেবে কোন ভিউটা খুলবে, এসব প্রতিটা কোম্পানির জন্য আলাদা করে কনফিগার করা যায়, যাতে শিডিউলটা আপনার টিম নিজের সপ্তাহ নিয়ে যেভাবে ভাবে সেভাবেই মেলে, অন্য কোথাও তৈরি করা একটা সাধারণ টেমপ্লেট মেনে না চলে। এসব ঠিকঠাক বসাতে খুব জটিল কিছু লাগে না। কভারেজের একটা ভিজ্যুয়াল ভিউ, নিজে থেকে চলা একটা রোটেশন, আর ফোনকল ছাড়াই কর্মীদের শিফট ক্লেইম করা ও দেখার একটা উপায়, প্রতিদিনের শিফট শিডিউলিংয়ে আসলে যা যা দরকার তার বেশিরভাগটাই এতে হয়ে যায়। এটা একই এইচআর সফটওয়্যারের অংশ যেটা কর্মীজীবনের বাকি পুরো চক্রটাও সামলায়, তাই শিডিউলটা আলাদা কোনো সিস্টেম না, পেরোল, ছুটি, আর হাজিরা থেকে বিচ্ছিন্ন হয়ে বসে থাকে না।