একজন নতুন কর্মীর প্রথম সপ্তাহ বেশিরভাগ কোম্পানির ধারণার চেয়ে অনেক বেশি কিছু ঠিক করে দেয়। অগোছালোভাবে শুরু হলে, ব্যক্তি আসল কাজ শুরু করার আগেই কোম্পানি সম্পর্কে একটা বার্তা চলে যায়। একটা আসল অনবোর্ডিং চেকলিস্টে আসলে কী কী থাকা দরকার, শুধু কাগজপত্রের অংশ না, তা এখানে দেওয়া হলো।
প্রথম দিনের আগে
সেরা অনবোর্ডিং শুরু হয় কর্মী আসার আগেই। অফার লেটার সই করা, চাকরির চুক্তি প্রস্তুত, আর তাদের কাছ থেকে যত নথি দরকার, জাতীয় পরিচয়পত্র, শিক্ষাগত সনদ, আগের চাকরির রেফারেন্স, সব আগে থেকেই চাওয়া, তাদের প্রথম সকালে বিশ্রীভাবে তাড়া করার বদলে। তাদের ইমেইল, সিস্টেম অ্যাক্সেস, আর ডেস্ক বা ওয়ার্কস্টেশন তারা আসার আগেই প্রস্তুত থাকা উচিত, তারা বসে দেখতে থাকার সময় সেটআপ করা না।
প্রথম দিন: যেসব সাধারণ বিষয় বাদ পড়ে যায়
স্বাগত জানানো আর অফিস ঘুরিয়ে দেখানোর বাইরেও, প্রথম দিনে এমন কিছু বিষয় কাভার করা দরকার যা লিখে রাখতে ভুলে যাওয়া সহজ কারণ সেগুলো লেখার মতো খুব সাধারণ মনে হয়। বাথরুম কোথায়। দুপুরের খাবার কীভাবে হয়। কিছু নষ্ট হলে কাকে জিজ্ঞেস করতে হবে। রিপোর্টিং কাঠামো আসলে কেমন দেখতে, শুধু কাগজে কে তাদের ম্যানেজার তা না, বরং বিভিন্ন ধরনের প্রশ্নের জন্য তারা আসলে কার কাছে যাবেন।
প্রথম সপ্তাহ: আসল প্রত্যাশা ঠিক করা
একজন নতুন কর্মীর প্রথম সপ্তাহ শেষে বোঝা উচিত তার ভূমিকায় সফলতা কেমন দেখতে, শুধু তার চাকরির পদবি কী তা না। মানে তিনি আসলে কীসের জন্য দায়ী তার একটা স্পষ্ট ব্যাখ্যা, প্রথম মাসের অগ্রাধিকার কী, আর কী কারণে কার কাছে যেতে হবে। এসবের কোনোটা মাসখানেক পরে একটা আনুষ্ঠানিক পারফরম্যান্স রিভিউয়ের জন্য অপেক্ষা করা অনেক দেরি হয়ে যায়।
কাগজপত্র যা আসলে গুরুত্বপূর্ণ
- সই করা চাকরির চুক্তি আর যেকোনো এনডিএ বা নীতি স্বীকৃতি
- পেরোলের জন্য ব্যাংকের তথ্য আর বেতন কীভাবে ও কখন পরিশোধ হবে তার নিশ্চয়তা
- ছুটি, হাজিরা, আর যেকোনো প্রভিডেন্ট ফান্ড বা সুবিধা স্কিমে নিবন্ধন
- জরুরি যোগাযোগের তথ্য
- কোম্পানি যেসব এইচআর বা কোম্পানি নীতির নথি রাখে তার প্রবেশাধিকার
৩০ আর ৯০ দিনের চেক-ইন
ভালো অনবোর্ডিং প্রথম সপ্তাহের পর থামে না। ৩০ দিনে একটা সংক্ষিপ্ত, সৎ চেক-ইন, আর আবার ৯০ দিনে, সমস্যাগুলো তাড়াতাড়ি ধরে ফেলে, ভূমিকা নিয়ে বিভ্রান্তি, প্রত্যাশায় অমিল, একটা পদত্যাগে পরিণত হওয়ার আগেই। বেশিরভাগ কোম্পানি এটা পুরোপুরি বাদ দেয় আর শুধু তখনই জানতে পারে কিছু ভুল হয়েছিল যখন মানুষটার একটা পা ইতিমধ্যে দরজার বাইরে।
বড় হওয়ার সাথে সাথে এটা কেন নিঃশব্দে ভেঙে পড়ে
একজন প্রতিষ্ঠাতা ব্যক্তিগতভাবে প্রথম দশজন কর্মীকে অনবোর্ড করতে পারেন আর নিছক মনোযোগ দিয়ে প্রতিবার ঠিকভাবে করতে পারেন। এর পরে, অনবোর্ডিং নির্ভর করতে শুরু করে সেই সপ্তাহে কে ফাঁকা আছে তার ওপর, আর সামঞ্জস্য, আর মান, খারাপ হতে শুরু করে। একটা ক্রমবর্ধমান কোম্পানির নতুন কর্মীরা দশম কর্মী যে পরিষ্কার প্রক্রিয়া পেয়েছিলেন তার যোগ্য, কোম্পানি এখন বেশি ব্যস্ত বলে একটা খারাপ ভার্সন না।
ঠিক এই ধরনের প্রক্রিয়া Utso সামঞ্জস্যপূর্ণ করার জন্য তৈরি। নতুন কর্মীর রেকর্ড, নথি সংগ্রহ, আর সিস্টেম অ্যাক্সেস সবকিছু একটা পুনরাবৃত্তিযোগ্য প্রবাহের অংশ হিসেবে সেটআপ করা, তাই সেই নির্দিষ্ট সপ্তাহে এইচআর কতটা ব্যস্ত তার ওপর অনবোর্ডিংয়ের মান নির্ভর করে না।
আরেকটা কথা
এই চেকলিস্টটা একটা সাধারণ শুরুর কাঠামো। নতুন কর্মী নিয়ে নির্দিষ্ট নথির প্রয়োজনীয়তা আর আইনি বাধ্যবাধকতা খাত আর কোম্পানির আকার অনুযায়ী বদলাতে পারে, তাই আপনার নিজের প্রক্রিয়া চূড়ান্ত করার আগে আপনার নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে কী প্রযোজ্য তা চেক করুন।