নতুন একজন কর্মীর প্রথম সপ্তাহটা যতটা গুরুত্বপূর্ণ, বেশিরভাগ কোম্পানি তা বোঝেই না। শুরুটা অগোছালো হলে মানুষটা আসল কাজে হাত দেওয়ার আগেই কোম্পানি সম্পর্কে একটা ধারণা নিয়ে ফেলেন। শুধু কাগজপত্রের অংশটা না, একটা অনবোর্ডিং চেকলিস্টে আসলে কী কী থাকা দরকার, সেটাই এখানে বলছি।
প্রথম দিনের আগে
ভালো অনবোর্ডিং শুরু হয় কর্মী কাজে যোগ দেওয়ার আগেই। অফার লেটারে সই হয়ে যাওয়া, চাকরির চুক্তি তৈরি থাকা, আর যেসব কাগজ লাগবে, জাতীয় পরিচয়পত্র, শিক্ষাগত সনদ, আগের চাকরির রেফারেন্স, সেগুলো আগেভাগেই চেয়ে রাখা। প্রথম দিন সকালে তাড়াহুড়ো করে এসব চাওয়াটা দেখতে খারাপ লাগে। ইমেইল, সিস্টেমের অ্যাক্সেস আর ডেস্ক বা ওয়ার্কস্টেশনও তিনি আসার আগেই তৈরি থাকা উচিত। তিনি বসে বসে তাকিয়ে থাকবেন আর তখন সেটআপ চলবে, এমন যেন না হয়।
প্রথম দিন: যেসব সাধারণ বিষয় বাদ পড়ে যায়
স্বাগত জানানো আর অফিস ঘুরিয়ে দেখানোর বাইরেও প্রথম দিনে এমন কিছু জিনিস বলে দেওয়া দরকার, যেগুলো এত সাধারণ যে চেকলিস্টে লিখতেই ভুলে যাওয়া হয়। বাথরুম কোন দিকে। দুপুরের খাবারের ব্যবস্থা কী। কিছু নষ্ট হলে কাকে বলতে হবে। আর রিপোর্টিংটা আসলে কেমন, মানে কাগজে-কলমে কে তার ম্যানেজার শুধু সেটা না, কোন ধরনের প্রশ্ন নিয়ে তিনি আসলে কার কাছে যাবেন।
প্রথম সপ্তাহ: আসল প্রত্যাশা ঠিক করা
প্রথম সপ্তাহ শেষে একজন নতুন কর্মীর বোঝা উচিত, তার এই পদে ভালো করা মানে ঠিক কী। শুধু পদবিটা জানা যথেষ্ট না। মানে তাকে পরিষ্কার করে বলে দিতে হবে, কোন কাজগুলোর দায়িত্ব তার, প্রথম মাসে কোনটা আগে করতে হবে, আর কোন বিষয়ে কার কাছে যেতে হবে। কয়েক মাস পরে আনুষ্ঠানিক পারফরম্যান্স রিভিউয়ের অপেক্ষায় থেকে এসব বললে অনেক দেরি হয়ে যায়।
যেসব কাগজপত্র আসলেই জরুরি
- সই করা চাকরির চুক্তি, আর এনডিএ বা কোম্পানির নীতিমালা পড়ে বোঝার স্বীকৃতিপত্র
- পেরোলের জন্য ব্যাংকের তথ্য, আর বেতন কীভাবে ও কবে দেওয়া হবে তা নিশ্চিত করে জানানো
- ছুটি, হাজিরা, আর প্রভিডেন্ট ফান্ড বা অন্য কোনো সুবিধার স্কিমে নাম তোলা
- জরুরি প্রয়োজনে কার সাথে যোগাযোগ করতে হবে তার তথ্য
- কোম্পানির এইচআর বা নীতিমালাসংক্রান্ত যেসব নথি আছে, সেগুলো দেখার সুযোগ, অথবা এখনো আনুষ্ঠানিক কিছু না থাকলে শুরু করার জন্য একটা তৈরি এইচআর নীতি টেমপ্লেট
৩০ আর ৯০ দিনের চেক-ইন
ভালো অনবোর্ডিং প্রথম সপ্তাহেই শেষ হয়ে যায় না। ৩০ দিনের মাথায় ছোট্ট একটা খোলামেলা আলাপ, আর ৯০ দিনে আরেকটা, এতেই সমস্যাগুলো আগেভাগে ধরা পড়ে। কাজ নিয়ে বিভ্রান্তি বা প্রত্যাশার গরমিল পদত্যাগ পর্যন্ত গড়ানোর আগেই সামলে নেওয়া যায়। বেশিরভাগ কোম্পানি এই ধাপটা একেবারেই বাদ দেয়, আর কিছু একটা গড়বড় হয়েছিল তা জানতে পারে তখন, যখন মানুষটা প্রায় চলেই যাচ্ছেন।
বড় হওয়ার সাথে সাথে এটা কেন নিঃশব্দে ভেঙে পড়ে
প্রথম দশজন কর্মীকে একজন প্রতিষ্ঠাতা নিজে হাতে অনবোর্ড করতে পারেন, আর মনোযোগ দিয়ে প্রতিবারই ঠিকঠাক করতে পারেন। এরপর থেকে অনবোর্ডিং নির্ভর করতে শুরু করে ওই সপ্তাহে কার হাতে সময় আছে তার ওপর। ফলে একেকজনের ক্ষেত্রে একেক রকম হয়, মানও পড়তে থাকে।
কোম্পানি বড় হলে নতুন যারা আসছেন, তারাও দশম কর্মীর মতো একই গোছানো প্রক্রিয়া পাওয়ার যোগ্য। কোম্পানি এখন ব্যস্ত বলে তারা একটা নড়বড়ে সংস্করণ পাবেন, এমনটা হওয়ার কথা না।
ঠিক এই কাজগুলো যাতে প্রতিবার একইভাবে হয়, সেজন্যই Utso তৈরি হয়েছে। নতুন কর্মীর রেকর্ড খোলা, কাগজপত্র সংগ্রহ আর সিস্টেমের অ্যাক্সেস দেওয়া, সবই এমন একটা ধাপে ধাপে সাজানো প্রক্রিয়ার অংশ যা প্রতিবার একইভাবে চলে। ফলে ওই সপ্তাহে এইচআর কতটা ব্যস্ত, তার ওপর অনবোর্ডিংয়ের মান আর নির্ভর করে না। এই ধাপগুলো পুরো এইচআর সফটওয়্যারের অংশ, আর যারা বাংলায় কাজ করেন তাদের জন্য এইচআর ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার পেজেও সবটা বাংলায় লেখা আছে। অনবোর্ডিং আসলে কর্মীজীবনের অর্ধেক অংশ মাত্র। এই একই পরিষ্কার রেকর্ড অন্য প্রান্তেও সমান জরুরি, কখনো কাউকে আইন মেনে সঠিকভাবে বিদায় করতে হলে।
আরেকটা কথা
এই চেকলিস্টটা শুরু করার জন্য একটা সাধারণ কাঠামো। নতুন কর্মীর ক্ষেত্রে ঠিক কী কী কাগজ লাগবে আর আইনগতভাবে কী কী মানতে হবে, তা খাত আর কোম্পানির আকার অনুযায়ী বদলায়। তাই নিজেদের প্রক্রিয়াটা চূড়ান্ত করার আগে আপনার ক্ষেত্রে কোনটা প্রযোজ্য তা দেখে নিন।