অ্যাপ্লিক্যান্ট ট্র্যাকিং সিস্টেম গাইড: বাংলাদেশে দ্রুত নিয়োগের উপায়

যেখানে নিয়োগ প্রক্রিয়া আসলে ভেঙে পড়ে

বাংলাদেশের বাড়তে থাকা যেকোনো কোম্পানিতে যিনি নিয়োগের কাজ করেছেন, তার কাছ থেকে একই রকম একটা গল্প শুনবেন। একজন ক্যান্ডিডেট ইমেইলে আবেদন করেন। কেউ সেটা হায়ারিং ম্যানেজারকে হোয়াটসঅ্যাপে ফরোয়ার্ড করে দেন। সিভি হয়তো কোনো ফোল্ডারে সেভ থাকে, নয়তো থাকে না। ইন্টারভিউয়ের সময় ঠিক হয় ফোন কলে, কনফার্ম হয় একটা টেক্সট মেসেজে, আর ক্যান্ডিডেট ভালো হলে কেউ হয়তো মনে করে ফলো-আপ করেন। খারাপ হলে অনেক সময় কেউই করেন না, আর ক্যান্ডিডেট শুধু… হারিয়ে যান।

এটা কারো অবহেলার কারণে হয় না। কারণটা হলো, পুরো প্রক্রিয়াটার জন্য একটাই জায়গা নেই। প্রতিটা “সিস্টেম” আসলে তিন-চারটা আলাদা জিনিসের সমষ্টি: একটা ইনবক্স, একটা চ্যাট অ্যাপ, নির্দিষ্ট একটা নিয়োগের জন্য বানানো আর কখনো আপডেট না হওয়া একটা স্প্রেডশিট, আর ইন্টারভিউ থেকে হায়ারিং ম্যানেজারের মনে থাকা যতটুকু মনে আছে। একটা পদ নিয়োগ দিতে এই ব্যবস্থায় সমস্যা হয় না। কিন্তু একসাথে পাঁচটা পদে নিয়োগ চালাতে গেলে এটা আর টেকে না, ভেঙে পড়ে। ক্যান্ডিডেট হাতছাড়া হয়ে যান। দুজন মানুষ একে অন্যের সাথে আলোচনা না করেই একই ক্যান্ডিডেটকে ইন্টারভিউ নেন। ভালো একজন ক্যান্ডিডেট এক সপ্তাহ উত্তরের অপেক্ষায় থেকে অন্য কোথাও অফার নিয়ে নেন।

অ্যাপ্লিক্যান্ট ট্র্যাকিং সিস্টেম আসলে কী কাজে লাগে

অ্যাপ্লিক্যান্ট ট্র্যাকিং সিস্টেম, সংক্ষেপে ATS, শুনতে মনে হয় বড় প্রতিষ্ঠানের নির্দিষ্ট রিক্রুটিং টিমের জন্য বানানো সফটওয়্যার। কিন্তু এর মূল ধারণাটা আসলে সহজ, আর একইভাবে কাজে লাগে ৪০ জনের একটা কোম্পানি তাদের দ্বিতীয় অ্যাকাউন্ট্যান্ট খুঁজলেও। এটা একটাই জায়গা, যেখানে প্রতিটা ক্যান্ডিডেটের তথ্য থাকে, তারা কোন ধাপে আছেন তা থাকে, পরের কাজটা কার করার কথা তা থাকে, আর শেষবার তার সাথে কী কথা হয়েছিল তাও থাকে।

মোটামুটি এটুকুই। এটা সিদ্ধান্ত নেওয়ার কাজ সফটওয়্যারের হাতে ছেড়ে দেওয়ার বিষয় না। বরং আপনার কাছে যে বিচার-বিবেচনা আগে থেকেই আছে (এই ক্যান্ডিডেট ভালো ছিলেন, ওই একজন পদের জন্য উপযুক্ত না, রেফারেন্স চেকের অপেক্ষায় আছি) সেটা যেন শুধু কারো মাথায় বা সোমবার নাগাদ হারিয়ে যাওয়া কোনো হোয়াটসঅ্যাপ থ্রেডে আটকে না থাকে, তা নিশ্চিত করার বিষয়।

একটাই পাইপলাইন, যা সবাই একইভাবে ব্যবহার করেন

কাজ করার মতো একটা ATS-এ প্রথম যা দরকার, তা হলো একটা নির্দিষ্ট পাইপলাইন, প্রতিটা পদের প্রতিটা ক্যান্ডিডেট যে ধাপগুলো পার হন: আবেদন, স্ক্রিনিং, ইন্টারভিউ, অ্যাসেসমেন্ট, অফার, হায়ার্ড। শুনতে সহজ মনে হয়, কিন্তু ওপরের বেশিরভাগ ভাঙনের কারণ এটাই যে এমন কোনো একটা পাইপলাইন নেই। একজন হায়ারিং ম্যানেজার নিজের ইনবক্সে ক্যান্ডিডেট ট্র্যাক করেন, আরেকজন রাখেন নিজের স্প্রেডশিটে, আর কারো ভার্সনের সাথে কারো মিল থাকে না।

শেয়ার করা একটা পাইপলাইন এই সমস্যাটা মেটায়, কারণ তাতে “কোন ক্যান্ডিডেট কোন ধাপে আছেন” এই প্রশ্নের উত্তর একটা তথ্য হয়ে দাঁড়ায়, কারো ব্যক্তিগত মতামত না। যে কেউ একজন ক্যান্ডিডেটের দিকে তাকিয়ে ঠিক বুঝতে পারেন তিনি এখন কোথায় আছেন, আর পরের ধাপে যেতে কী করতে হবে। প্রতিটা কোম্পানির জন্য ধাপগুলো নিজের মতো সাজানো গেলে, যেমন কারিগরি পদের জন্য একটা অ্যাসেসমেন্ট ধাপ যোগ করা আর অন্য পদে সেটা বাদ দেওয়া, তাহলে পুরো প্রক্রিয়াটা আপনার কোম্পানি আসলে যেভাবে নিয়োগ দেয় তার সাথে খাপ খায়, সবার ওপর একই সাধারণ প্রক্রিয়া চাপিয়ে দেওয়ার বদলে।

যে ফিডব্যাক হারিয়ে যায় না

দ্বিতীয় ঘাটতিটা ইন্টারভিউ ফিডব্যাকে। একজন ক্যান্ডিডেটকে সাধারণত একাধিক মানুষ ইন্টারভিউ নেন, আর তাদের মতামত শেষ পর্যন্ত আলাদা আলাদা ইমেইলে থেকে যায়, বা তার চেয়েও খারাপ, শুধু মুখে মুখে বলা হয় আর সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় ততক্ষণে অর্ধেক ভুলে যাওয়া হয়ে যায়। পদের জন্য ওয়েটেড এভালুয়েশন ক্রাইটেরিয়া সহ একটা স্কোরকার্ড সবার মতামত এক জায়গায়, একই মানদণ্ডে নিয়ে আসে, যাতে নিয়োগের সিদ্ধান্ত ইন্টারভিউয়াররা আসলে যা বলেছেন তার প্রতিফলন হয়, পরে যিনি সবচেয়ে জোরে মনে করেন তার কথার নয়। একাধিক ইন্টারভিউয়ারের মধ্যে ইন্টারভিউ শিডিউল করা, অনলাইনে হোক বা সরাসরি, একই সমস্যার পাশাপাশি বসে: এটা জড়িত সবার কাছে দেখা যাওয়া দরকার, আলাদা আলাদা ক্যালেন্ডার ইনভাইট আর রিমাইন্ডার টেক্সটের মাধ্যমে সমন্বয় করার বদলে।

ক্যান্ডিডেট যেন কষ্ট না করে আবেদন করতে পারেন

ক্যান্ডিডেট আসলে কোথা থেকে আসছেন সেটাও গুরুত্বপূর্ণ। ব্র্যান্ডেড একটা ক্যারিয়ার পেজ, যেখানে অ্যাকাউন্ট না খুলেই আবেদন করা যায়, বেশ খানিকটা ঝামেলা কমিয়ে দেয়, বিশেষ করে যারা মোবাইল থেকে, মোবাইল ইন্টারনেটে আবেদন করেন তাদের জন্য, আর বাংলাদেশে বেশিরভাগ আবেদনকারীই এমন। আর প্রতিটা পদের জন্য আলাদাভাবে সাজানো যায় এমন একটা অ্যাপ্লিকেশন ফর্ম মানে, একজন গ্রাফিক ডিজাইনারের কাছে প্রোগ্রামিং ভাষা জিজ্ঞেস করছেন না, বা উল্টোটা। ছোট একটা বিষয় মনে হতে পারে, কিন্তু জটিল একটা অ্যাপ্লিকেশন ফর্মই সাধারণ আর এড়ানো যায় এমন একটা কারণ, যার জন্য ভালো একজন ক্যান্ডিডেট আবেদনটাই শেষ করেন না।

নিয়োগের মুহূর্তে: নতুন করে শুরু করবেন না

এই অংশটাই সবচেয়ে বেশি উপেক্ষিত হয়। ওপরের সবকিছু ঠিকঠাক করা একটা কোম্পানিও, পরিষ্কার পাইপলাইন, ভালো ইন্টারভিউ নোট, সহজ আবেদন প্রক্রিয়া সব থাকার পরও, একটা জায়গায় গিয়ে আটকে যায়: কাউকে আসলে নিয়োগ দেওয়ার মুহূর্তে, তার তথ্য পুরোপুরি আলাদা একটা এইচআর সিস্টেমে নতুন করে টাইপ করে অনবোর্ড করাতে গিয়ে। একই নাম, একই ফোন নম্বর, একই ব্যাংক তথ্য, দুবার লেখা হয় দুজন ভিন্ন মানুষের হাতে, দুটো ভিন্ন সময়ে, আর ভুল হওয়ার সুযোগও তাই দুবার।

এর চেয়ে ভালো ব্যবস্থা হলো এক ক্লিকের হ্যান্ডঅফ: অনুমোদিত একজন ক্যান্ডিডেট সরাসরি কর্মীর রেকর্ডে পরিণত হয়ে যান, আর অনবোর্ডিং সেখান থেকেই নিজে থেকে শুরু হয়ে যায়। তথ্য দ্বিতীয়বার লেখার দরকার পড়ে না, “আমরা তাকে নিয়োগ দিয়েছি” আর “সে আসলে পেরোল আর অ্যাটেনডেন্সে ঢুকে গেছে” এই দুইয়ের মাঝে কোনো ফাঁকও থাকে না।

সব মিলিয়ে যেভাবে কাজ করে

মোটামুটি এই ধারণা নিয়েই বানানো Utso-র রিক্রুটমেন্ট আর ATS মডিউল: জব পোস্টিং, যা ড্রাফট থেকে ওপেন হয়ে হায়ার্ড বা ক্লোজড পর্যন্ত পুরো একটা জীবনচক্র পার হয়, আপনার কোম্পানি আসলে যেভাবে নিয়োগ দেয় সেভাবে সাজানো যায় এমন একটা পাইপলাইন, গঠনগত ইন্টারভিউ ফিডব্যাকের জন্য স্কোরকার্ড, একটা ব্র্যান্ডেড ক্যারিয়ার পেজ, আর এমন একটা ট্যালেন্ট পুল যা ডুপ্লিকেট বাদ দিয়ে একই ক্যান্ডিডেটকে তিনবার তিনটা আলাদা এন্ট্রিতে আবেদন করতে দেয় না। বাইরে খোঁজার আগে, বিদ্যমান কর্মীরাও একই সিস্টেমের মধ্য দিয়ে খোলা পদগুলো দেখতে আর তাতে আবেদন করতে পারেন।

এর কোনোটার জন্যই আলাদা একজন রিক্রুটার বা বড় একটা হায়ারিং টিম লাগে না। শুধু দরকার প্রক্রিয়াটা চারটা জায়গার বদলে একটা জায়গায় থাকা। Utso সেই একটা জায়গাকে এইচআর আর পেরোলের বাকি অংশের সাথে যুক্ত রাখে, যাতে কাউকে নিয়োগ দেওয়ার দিনটাই সেই দিন না হয়ে যায়, যেদিন আপনি তার তথ্য অন্য কোথাও নতুন করে লেখা শুরু করেন।