বাংলাদেশে প্রতিটা কোম্পানির একটা ছুটির নীতি দরকার, কিন্তু বেশিরভাগ ছোট ব্যবসা এটা এমনিই চালিয়ে নেয়। কেউ একজন ছুটি চায়, ম্যানেজার হোয়াটসঅ্যাপে হ্যাঁ বলে দেন, আর কোথাও কিছু লেখা থাকে না। এটা ঠিকঠাক চলে যতক্ষণ না দুজন মানুষ একই সপ্তাহে ছুটি চায়, বা কেউ চাকরি ছাড়ার সময় তার কত ছুটি বাকি ছিল তা নিয়ে কেউ একমত হতে পারে না। একটা আসল ছুটির নীতিতে কী কী থাকা উচিত, আর এটা কেন ঠিকভাবে লিখে রাখা দরকার, তা এখানে দেওয়া হলো।
আইন অনুযায়ী যে ছুটিগুলো আপনার থাকা দরকার
বাংলাদেশ শ্রম আইনে কয়েক ধরনের ছুটির কথা বলা আছে। ছোটখাটো ব্যক্তিগত কাজের জন্য নৈমিত্তিক ছুটি। অসুস্থ হলে অসুস্থতাজনিত ছুটি। আর অর্জিত ছুটি, যাকে অনেকে বার্ষিক ছুটিও বলেন, যেটা কর্মী যত দিন কাজ করেন সেই অনুপাতে জমতে থাকে। এর সাথে বেশিরভাগ কোম্পানি ঈদ আর অন্যান্য সরকারি ছুটির দিনে বেতনসহ উৎসব ছুটি দেয়।
আপনার নীতিতে প্রতিটা ধরন স্পষ্টভাবে উল্লেখ থাকতে হবে আর কতদিন করে দেওয়া হচ্ছে তাও থাকতে হবে, কারণ এই সংখ্যাগুলো সময়ে সময়ে সংশোধন হয়, তাই পুরনো কোনো টেমপ্লেট কপি না করে বর্তমান আইন দেখে নেওয়া ভালো।
এই অধিকারগুলো বাংলাদেশ শ্রম আইন থেকেই আসে, আর শ্রম আইনের সারসংক্ষেপ পেজে ছুটির বাইরেও আইনে কী কী আছে তা দেখা যায়, যেমন কাজের ঘণ্টা, চাকরি থেকে বিদায় করার নিয়ম, আর নোটিশ পিরিয়ড।
শুধু দিনের সংখ্যা না, জমা হওয়ার নিয়মও
একটা ছুটির নীতি শুধু কিছু সংখ্যার তালিকা না। এতে বলা থাকতে হবে ছুটি কীভাবে জমা হয়। অর্জিত ছুটি কি প্রতি মাসে জমা হয়, নাকি বছরের শুরুতে একসাথে? প্রবেশনের সময় কী হয়? ব্যবহার না করা ছুটি কি পরের বছরে নিয়ে যাওয়া যায়, আর তাহলে কতটুকু, আর সেটার কি মেয়াদ শেষ হয়ে যায়? এগুলো এমন খুঁটিনাটি যা শুরুতে স্পষ্টভাবে লিখে না রাখলে পরে ঝামেলা তৈরি করে।
অনুমোদনের প্রক্রিয়া
আপনার নীতিতে বলা থাকতে হবে ছুটি কে অনুমোদন করেন, পরিকল্পিত ছুটির জন্য কতদিন আগে জানাতে হবে, আর হঠাৎ অসুস্থতার ছুটির ক্ষেত্রে কী হয়। একজন ম্যানেজার ছুটির অনুরোধ প্রত্যাখ্যান করতে পারেন কিনা আর কেন পারেন, তাও লিখে রাখুন, যাতে প্রতিবার আলাদা করে তর্ক করতে না হয়। আপনার টিমের কেউ যদি বাসা থেকে কাজ করেন, তাহলে এটা ওয়ার্ক ফ্রম হোম নীতির সঙ্গেও মিলিয়ে দেখুন, কারণ অনুমোদনের নিয়ম লিখিতভাবে না থাকলে বাসা থেকে কাজের ক্ষেত্রেই সবচেয়ে বেশি ঝামেলা হয়।
কেউ কোম্পানি ছেড়ে গেলে কী হয়
কোনো কর্মী পদত্যাগ করার সময় বা চাকরি চলে যাওয়ার সময় তাঁর জমা ছুটির কিছুটা যদি না নেওয়া থেকে যায়, তার বদলে টাকা দেওয়া হবে কিনা আর হিসাবটা কীভাবে হবে, সেটা নীতিতে লেখা থাকতে হবে। চাকরি ছাড়ার সময় সবচেয়ে বেশি ঝগড়া বাধে এই জিনিসটা নিয়েই। তাই একেক জনের বেলায় একেক সিদ্ধান্ত না নিয়ে নিয়মটা আগেই পরিষ্কার করে লিখে রাখুন।
একটা সহজ টেমপ্লেট কাঠামো
একটা কার্যকর ছুটির নীতিতে সাধারণত এই অংশগুলো থাকে, এই ক্রমে:
- নীতিটা কাদের জন্য প্রযোজ্য (সব কর্মী, নাকি প্রবেশনের কর্মীদের জন্য আলাদা নিয়ম)
- প্রতিটা ছুটির ধরন, দিনের সংখ্যাসহ, আর কীভাবে তা জমা হয়
- ছুটি কীভাবে চাইতে হয়, আর অনুমোদনের ধাপ
- জমা রাখা আর মেয়াদ শেষ হওয়ার নিয়ম
- কেউ কোম্পানি ছেড়ে গেলে অব্যবহৃত ছুটির কী হয়
- প্রশ্ন থাকলে কার সাথে যোগাযোগ করবেন
সিস্টেম ছাড়া এটা কেন ভেঙে পড়ে
লিখিত নীতি তখনই কাজে লাগে, যখন কেউ সেই নীতি ধরে ধরে কার কত ছুটি বাকি আছে তার হিসাব রাখেন। কর্মীর সংখ্যা কয়েকজন ছাড়িয়ে গেলে স্প্রেডশিটে এই হিসাব রাখা মানে হলো, যতবার কেউ ছুটি চাইবেন, ছুটি অনুমোদন হবে বা নতুন ছুটি জমা হবে, ততবার কাউকে হাতে করে শিটটা আপডেট করতে হবে। ভুল ঢুকতে তখন সময় লাগে না। এই হিসাবটাই Utso নিজে থেকে রাখে। কার কত ছুটি বাকি, কোনটা অনুমোদন হয়েছে আর কতটুকু জমা রাখা যাবে, সবই ঠিক থাকে। প্রতি মাসে কাউকে বসে শিট মেলাতে হয় না। ছুটি কীভাবে জমে আর অনুমোদন কীভাবে বসানো হয়, তা দেখা যায় ছুটি ব্যবস্থাপনা পেজে।
আরেকটা কথা
এই লেখাটা নিজের নীতি লেখা শুরু করার জন্য, আইনি পরামর্শ হিসেবে না। শ্রম আইনে ছুটির দিনসংখ্যা আর নিয়ম সময়ে সময়ে বদলায়। তাই যেটা চালু করবেন বলে ঠিক করেছেন, সেটা চূড়ান্ত করার আগে চলতি আইন দেখে নিন বা একজন শ্রম আইনজীবীর সঙ্গে কথা বলে নিন।