বাংলাদেশের জন্য ছুটি ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার

আপনি যেভাবে ছুটি দেন, নিয়মও ঠিক সেভাবেই

বাংলাদেশের বেশিরভাগ কোম্পানি এখনও কর্মীদের ছুটির হিসাব রাখে শেয়ার করা স্প্রেডশিটে, রিসেপশনের একটা রেজিস্টার খাতায়, অথবা ম্যানেজারকে পাঠানো একটা গ্রুপ চ্যাট মেসেজে। বাংলাদেশের ব্যবসার জন্য সত্যিকারের কাজে লাগার মতো একটা ছুটি ব্যবস্থাপনা সিস্টেমের শুধু রেজিস্টার খাতার ডিজিটাল সংস্করণ হলে চলে না, এর দরকার এমন একটা নীতি-ইঞ্জিন যা আপনি প্রতিটা ছুটির ধরনের জন্য একবার সাজিয়ে দেবেন, আর সেটা প্রতিবার, প্রতিটা কর্মীর জন্য, প্রতিটা শাখায় ঠিক একই নিয়মে কাজ করবে।

আপনার কোম্পানির কাঠামো অনুযায়ী তৈরি ছুটির ধরন

বার্ষিক, অসুস্থতাজনিত, বিনা বেতনের, নৈমিত্তিক, বা আপনার নিজের বানানো যেকোনো ধরনের ছুটি, দিন বা ঘণ্টা হিসেবে ট্র্যাক করা যায়। অনেক বিদেশি এইচআর টুলের মতো প্রতিটা ছুটির আবেদনকে একটামাত্র সাধারণ ক্যাটাগরিতে ঢুকিয়ে দেওয়ার বাধ্যবাধকতা নেই। আপনার কোম্পানি যদি বার্ষিক ছুটি, অর্জিত ছুটি আর নৈমিত্তিক ছুটি আলাদা করে রাখে, তিনটাকেই আলাদা ধরন হিসেবে বানান, প্রতিটার নিজস্ব নিয়মসহ।

প্রতিটা ছুটির ধরনের জন্য জমা হওয়ার নিয়ম

প্রতিটা ছুটির ধরনের জন্য ঠিক করুন, ব্যালেন্স বছরের শুরুতেই পুরোটা পাওয়া যাবে নাকি প্রতি মাসে বার্ষিক হিসাবের বারো ভাগের এক ভাগ করে জমা হবে। প্রবেশনের যোগ্যতা যোগ করুন, যাতে নতুন কর্মীরা প্রবেশন পার হওয়ার পরই ছুটি জমা করতে বা আবেদন করতে পারেন। প্রয়োজনে কোনো ছুটির ধরন লিঙ্গ বা কর্মসংস্থানের ধরন অনুযায়ী সীমিত করুন, আবেদনের আগে ন্যূনতম নোটিশ পিরিয়ড ঠিক করুন, আর দরকার হলে সহায়ক নথি, যেমন দীর্ঘমেয়াদি অসুস্থতাজনিত ছুটির জন্য মেডিকেল সার্টিফিকেট, বাধ্যতামূলক করুন।

আপনার ঠিক করা মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখসহ জমা রাখা

ব্যবহার না করা ছুটি পরের বছরে জমা রাখা যায়, তবে নিজের একটা মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখসহ, তাই পুরনো ব্যালেন্স সীমাহীনভাবে জমতে থাকে না। জমা রাখা ব্যালেন্স মেয়াদ শেষ হওয়ার আগে কতদিন টিকে থাকবে সেটা আপনিই ঠিক করেন, সিস্টেমের কোনো নির্দিষ্ট ডিফল্ট না।

জমা দেওয়ার আগেই ওভারল্যাপ স্বয়ংক্রিয়ভাবে চেক

কোনো কর্মী ছুটির আবেদন জমা দেওয়ার আগেই সিস্টেম দেখে নেয় একই সময়ে অন্য কোনো ওভারল্যাপিং আবেদন আছে কিনা, ফলে ম্যানেজারকে পরে গিয়ে দুইটা বুকিং জট পাকানো সামলাতে হয় না, আর একই টিমের দুইজন কর্মী অজান্তে একই সপ্তাহের ছুটি বুক করে ফেলেন না।

একটা ব্যালেন্স স্ক্রিনে তিনটা সংখ্যা

নিয়মিত ব্যালেন্স, জমা রাখা ব্যালেন্স, আর হাতে করা যেকোনো সংশোধন, সবই কর্মীর জন্য একটা স্ক্রিনে দেখা যায়। কোনো স্প্রেডশিট লাগে না, এইচআরকে ইমেইল করে জিজ্ঞেস করতে হয় না কত দিনের বার্ষিক ছুটি বাকি আছে।

ম্যানেজাররা সত্যিই ব্যবহার করেন এমন একটা টিম ক্যালেন্ডার

ম্যানেজাররা তাদের পুরো টিমের ছুটি একটা ক্যালেন্ডারেই দেখতে পান, সাথে অনুমোদনের অপেক্ষায় থাকা প্রতিটা আবেদনও ঠিক সেখানেই থাকে, অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যানের জন্য প্রস্তুত। অনুমোদন কোনো ইমেইল থ্রেড বা কারো টেবিলে পড়ে থাকা কাগজের ফর্মে হারিয়ে যায় না।

প্রতিটা কোম্পানির নিজস্ব ছুটির ক্যালেন্ডার

সাধারণ ছুটি আর কোম্পানি-নির্দিষ্ট ছুটি একবার প্রতিটা কোম্পানির জন্য সাজিয়ে দিলেই তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতিটা ছুটির হিসাবে যুক্ত হয়ে যায়, ফলে কোনো ছুটির সময়ের মধ্যে পড়া আবেদন কর্মীর ব্যালেন্স থেকে দ্বিগুণ কাটা যায় না।

ছুটি সরাসরি পেরোলে যুক্ত

একবার ছুটির আবেদন অনুমোদিত হলে, সেই কর্তন, বা পেইড ছুটির ক্ষেত্রে কোনো কর্তন না হওয়াটাই, স্বয়ংক্রিয়ভাবে পেরোলে যুক্ত হয়ে যায়। এইচআরকে আলাদা করে কিছু আবার টাইপ করতে হয় না, আর এইচআর যে ব্যালেন্স আপডেট দেখেন, পেরোল রানও ঠিক সেটাই দেখে।

বাংলাদেশ শ্রম আইনের নিয়মের সাথে মেলে। ছুটির ধরন আর নীতিমালার নিয়ম বাংলাদেশ শ্রম আইন মিলিয়েই তৈরি, বিদেশি কোনো টেমপ্লেট ঘষামাজা করে বানানো না।

ছুটি সরাসরি পেরোলে যুক্ত। কর্তন স্বয়ংক্রিয়ভাবে পেরোলে চলে যায়, কোনো হাতে করা এন্ট্রি লাগে না।

আপনার ঠিক করা মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখসহ জমা রাখা। ব্যবহার না করা ছুটি মেয়াদ শেষ হওয়ার আগে কতদিন জমা থাকতে পারবে তা আপনি ঠিক করুন।

প্রতিটা ছুটির সিদ্ধান্ত লগ হয়। অনুমোদন, প্রত্যাখ্যান, আর হাতে করা যেকোনো ব্যালেন্স সংশোধন, সবকিছুই লেখা থাকে: কে কখন কী করেছে। বেতন ঠিক রাখার জন্যও এটা দরকার, শ্রম আইন মানার জন্যও।

বাংলা ইন্টারফেস। পূর্ণাঙ্গ বাংলা UI, শুধু অনুবাদ করা মেনু না।

স্প্রেডশিট যা সামলাতে পারে না, তার জন্য তৈরি

একটা ছুটির ব্যালেন্স ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার তখনই নিজের জায়গা বুঝে নেয় যখন সেটা শেয়ার করা স্প্রেডশিট বা কাগজের রেজিস্টার ভেঙে পড়ার মতো পরিস্থিতিগুলোও সামলাতে পারে।

হাফ-ডে আর আংশিক দিনের ছুটি

ছুটির ধরন দিনের পাশাপাশি ঘণ্টা হিসেবেও ট্র্যাক করা যায়, তাই একটা হাফ-ডে মেডিকেল অ্যাপয়েন্টমেন্ট বা তাড়াতাড়ি বেরিয়ে যাওয়াকে পুরো একদিনের ছুটি হিসেবে গোল করে ধরতে হয় না, বা রেজিস্টারে শুধু “উপস্থিত” আর “অনুপস্থিত” এর জায়গা থাকায় একেবারে বাদও দিতে হয় না।

ভিন্ন কর্মসংস্থানের জন্য ভিন্ন নিয়ম

প্রবেশনে থাকা কর্মী, স্থায়ী কর্মী, আর আপনার বানানো যেকোনো কাস্টম কর্মসংস্থানের ধরন, প্রতিটাই একই ছুটির ধরনের জন্য আলাদা যোগ্যতা, জমা হওয়ার নিয়ম, আর নোটিশ পিরিয়ড রাখতে পারে, তাই একটামাত্র নীতি-স্ক্রিন সব কর্মীকে একই নিয়মে বাধ্য করে না।

একাধিক শাখার কোম্পানি, একটাই নিয়মবই

ছুটির ক্যালেন্ডার আর নীতিমালা প্রতিটা কোম্পানির জন্য সাজানো হয়, তাই একাধিক শাখা বা অফিস চালানো একটা ব্যবসা প্রতিটা লোকেশনে একই ছুটির নিয়ম মেনে চলতে পারে, প্রতিটা শাখা নিজের মতো করে আলাদা আলাদা হিসাব না রেখে।

কাগজের হয়রানি ছাড়াই নথির প্রয়োজনীয়তা

নীতিতে যেখানে সহায়ক নথির দরকার, যেমন দীর্ঘমেয়াদি অসুস্থতাজনিত ছুটির জন্য মেডিকেল সার্টিফিকেট, সেটা আবেদন জমা দেওয়ার সময়েই সিস্টেম নিজে যাচাই করে নেয়, ছুটি শুরু হয়ে যাওয়ার পর এইচআরকে ফোন করে খুঁজে বের করতে হয় না।

সীমিত ছুটির ধরন, স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রয়োগ

মাতৃত্বকালীন ছুটির মতো কোনো ধরন নীতির স্তরেই একটা নির্দিষ্ট লিঙ্গ বা কর্মসংস্থানের ধরনে সীমিত রাখা যায়, তাই যোগ্যতা স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রয়োগ হয়, সেই সপ্তাহে কে আবেদনটা প্রসেস করছেন তার নিয়ম মনে রাখার ওপর নির্ভর করে না।

একটা ছুটির নীতি ধাপে ধাপে সাজানো

বাংলাদেশি কোম্পানি প্রতিদিন চালাতে পারার মতো একটা এইচআর ছুটি মডিউল সাজাতে আলাদা কোনো কনসালট্যান্ট এনে অনবোর্ডিং করানোর দরকার নেই। নীতি-ইঞ্জিনটা এমনভাবে বানানো, যাতে আপনার কোম্পানির এইচআর নিজেই সরাসরি সাজিয়ে নিতে পারেন।

1. ছুটির ধরন ঠিক করুন। বার্ষিক, অসুস্থতাজনিত, বিনা বেতনের, নৈমিত্তিক, বা বিয়ের ছুটির মতো কাস্টম কোনো ধরন বানান, আর ঠিক করুন সেটা পুরো দিন হিসেবে নাকি ঘণ্টা হিসেবে ট্র্যাক হবে।
2. জমা হওয়ার নিয়ম ঠিক করুন। ব্যালেন্স বছরের শুরুতেই পুরোটা পাওয়া যাবে নাকি প্রতি মাসে বার্ষিক হিসাবের বারো ভাগের এক ভাগ করে জমা হবে, তা বেছে নিন।
3. যোগ্যতার নিয়ম যোগ করুন। ছুটির ধরনটা কার্যকর হওয়ার আগে একটা প্রবেশন পিরিয়ড রাখুন, আর প্রয়োজনে লিঙ্গ বা কর্মসংস্থানের ধরন অনুযায়ী সীমিত করুন।
4. নোটিশ আর নথির প্রয়োজনীয়তা ঠিক করুন। ন্যূনতম নোটিশ পিরিয়ড যোগ করুন, আর আবেদন অনুমোদনের আগে সহায়ক নথি লাগবে কিনা চিহ্নিত করুন।
5. জমা রাখার নিয়ম সাজান। ব্যবহার না করা ব্যালেন্স পরের বছরে যাবে কিনা ঠিক করুন, আর জমা রাখা অংশের মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ বসান।
6. কর্মীরা আবেদন করেন, সিস্টেম নিজেই যাচাই করে নেয়। কর্মী আবেদন জমা দিলে, ম্যানেজারের কাছে পৌঁছানোর আগেই সিস্টেম সেটা তার বর্তমান ব্যালেন্স আর যেকোনো ওভারল্যাপিং আবেদনের সাথে মিলিয়ে দেখে।
7. ম্যানেজাররা একটা ক্যালেন্ডার থেকেই অনুমোদন করেন। আবেদনটা ম্যানেজারের টিম ক্যালেন্ডারে বাকি সবার ছুটির পাশেই দেখা যায়, তাই অনুমোদন করার মানে আসল টিম কভারেজ দেখে সিদ্ধান্ত নেওয়া, একটা আলাদা ফর্ম দেখে না।
8. পেরোল আর নোটিফিকেশন নিজে থেকেই আপডেট হয়। অনুমোদনের পর ব্যালেন্স আপডেট হয়, সংশ্লিষ্ট কর্তন (বা কর্তন না হওয়াটাই) পেরোলে চলে যায়, আর কর্মী এবং ম্যানেজার দুজনেই নোটিফিকেশন পান, আলাদা কোনো ইমেইল বা পেরোল শিটে হাতে এন্ট্রি ছাড়াই।

বাংলাদেশ শ্রম আইনের সাথে মেলানো, বিদেশি টেমপ্লেট বসিয়ে না

ছুটির ধরন আর নীতির নিয়ম শুরু থেকেই বাংলাদেশ শ্রম আইনের সাথে মিলিয়ে তৈরি, কোনো গ্লোবাল এইচআর পণ্য নিয়ে পরে ছুটির সংখ্যা এদিক-ওদিক করে বানানো না। এই মিল শুধু প্রতিটা ছুটির ধরনে কতদিন যুক্ত আছে তাতেই সীমাবদ্ধ না, ছুটির ধরন কীভাবে নামকরণ আর গঠন করা হয়েছে তাতেও প্রযোজ্য। প্রতিটা অনুমোদন, প্রত্যাখ্যান, আর হাতে করা ব্যালেন্স সংশোধন লগ হয় বলে, যে রেকর্ডগুলো পেরোলকে নির্ভুল রাখে, সেই একই রেকর্ড এইচআর আর কমপ্লায়েন্স অফিসারদের জন্যও কোনো ছুটির সিদ্ধান্ত নিয়ে প্রশ্ন উঠলে হাতে থাকা প্রমাণ হয়ে দাঁড়ায়, যা বাংলাদেশের শ্রম আইনে যেমন জরুরি, প্রতিদিনের এইচআর কাজের জন্যও ততটাই জরুরি।

আপনার ২ মাসের ফ্রি ট্রায়াল শুরু করুন আর আজই আপনার প্রথম ছুটির নীতি তৈরি করুন। ছুটি ব্যবস্থাপনা Starter টিয়ার থেকেই মূল এইচআরএম প্যাকেজের অংশ, আলাদা কোনো পেইড অ্যাড-অন না।

আপনার আরও যা দরকার হতে পারে

বাংলাদেশের টিমের জন্য হাজিরা ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার

এইচআর সফটওয়্যার বাংলাদেশ: আপনার ব্যবসা যেভাবে চলে তার জন্য তৈরি এইচআরএম