বাংলাদেশের প্রতিটা কোম্পানির যেসব এইচআর কেপিআই ট্র্যাক করা উচিত

বেশিরভাগ কোম্পানিই এইচআরে কিছু না কিছু হিসাব রাখে, কিন্তু দরকারি জিনিসগুলো নিয়ম করে রাখে খুব কম কোম্পানি। বাংলাদেশে একটা ব্যবসার হালচাল বুঝতে যেসব এইচআর কেপিআই সত্যিই কাজে লাগে, সেগুলোই এখানে বলছি। সেই সঙ্গে এটাও, একগাদা কেপিআই বেছে নেওয়া কেন কিছুই না রাখার মতোই খারাপ।

হাজিরার হার

নির্ধারিত কর্মঘণ্টার কত শতাংশ কর্মীরা আসলে অফিসে ছিলেন, সেটা টিম, শাখা বা বিভাগ ধরে ধরে দেখা। এই হার যদি ধীরে ধীরে নামতে থাকে, তার মানে সাধারণত অন্য কোথাও গণ্ডগোল আছে। কাজে মন নেই, ব্যবস্থাপনায় সমস্যা, নয়তো কাজের চাপ সামলানো যাচ্ছে না। অন্য কোনো হিসাবে ধরা পড়ার অনেক আগেই এখানে টের পাওয়া যায়।

কর্মী ছেড়ে যাওয়ার হার

একটা নির্দিষ্ট সময়ে কতজন কর্মী চলে গেলেন, আর তার মধ্যে কতজন নিজে থেকে গেলেন আর কতজনকে ছাড়িয়ে দেওয়া হলো। সংখ্যাটা বেশি মানেই খারাপ কিছু না, কিছু লোক আসা-যাওয়া করাই স্বাভাবিক। তবে কোনো একটা টিমে বা কোনো একটা পদে হঠাৎ করে সংখ্যাটা বেড়ে গেলে ধরে নিতে পারেন সেখানে নির্দিষ্ট কোনো সমস্যা আছে, আর সেটা ঠিকও করা যায়।

একটা পদ পূরণ হতে কত সময় লাগে

একটা পদ খালি হওয়ার পর নতুন কেউ কাজে যোগ দিতে কতদিন লাগে। বেশিরভাগ কোম্পানি এটাকে যতটা হালকাভাবে নেয়, জিনিসটা তার চেয়ে অনেক বেশি গুরুত্বপূর্ণ। নিয়োগে দেরি হলে পদটা যতদিন খালি থাকে ততদিন পুরো চাপটা টিমের বাকিদের ঘাড়ে গিয়ে পড়ে, আর সেটা মাসের পর মাস চলতে থাকে।

ছুটি কতটা ব্যবহার হচ্ছে

কর্মীরা তাঁদের প্রাপ্য ছুটির কতটুকু আসলে নিচ্ছেন।

শুনতে উল্টো লাগলেও, পুরো টিম যদি খুব কম ছুটি নেয় তাহলে সেটা বেশিরভাগ সময়ই কাজের চাপে ক্লান্ত হয়ে পড়ার লক্ষণ, কাজের প্রতি নিষ্ঠার লক্ষণ না। বেশি ছুটি নিয়ে কাজ আটকে যাওয়ার দিকে যেমন নজর রাখেন, এদিকেও ঠিক তেমনই নজর রাখা দরকার।

পেরোলের নির্ভুলতার হার

কতগুলো পে-স্লিপ দেওয়ার পর সেটা আবার সংশোধন করতে হলো। আপনার পেরোলের কাজটা আসলে ঠিকঠাক হচ্ছে কিনা, সেটা বোঝার সবচেয়ে সোজা উপায় এই সংখ্যাটা। অথচ বেশিরভাগ কোম্পানি এটা কখনো মেপেই দেখে না, কারণ হাতে পেরোল করলে এই হিসাবটা রাখাই কঠিন। এই সংখ্যাটা ক্রমাগত বেশি থাকলে সমস্যাটা সাধারণত মানুষের না, প্রক্রিয়ার। ভুলগুলো ঠিক কোথা থেকে শুরু হয়, তা নিয়ে বিস্তারিত আছে পেরোলের ভুল কীভাবে কমাবেন লেখায়।

কর্মীপ্রতি ওভারটাইমের ঘণ্টা

পুরো টিমে যদি মাসের পর মাস ওভারটাইম বেশি থাকে, তার মানে সাধারণত লোক কম আছে, নয়তো কাজের পদ্ধতিতে গলদ আছে। শুধু একটা ব্যস্ত মৌসুম চলছে বলে এমন হয় না। কয়েক মাসের হিসাব পাশাপাশি রাখলে এটাই সবচেয়ে পরিষ্কার করে বলে দেয় যে গোড়াতেই কিছু একটা বদলানো দরকার।

প্রশিক্ষণ শেষ হচ্ছে কিনা, আর তাতে কাজ হচ্ছে কিনা

যে প্রশিক্ষণগুলো দেওয়ার কথা বা পরিকল্পনায় আছে, সেগুলো আসলেই হচ্ছে কিনা। শুধু তারিখ ঠিক করা আছে কিনা, সেটা না। যে প্রশিক্ষণ কর্মসূচি কাগজে আছে কিন্তু বাস্তবে খুব কমই শেষ হয়, সেটা দিয়ে কর্মীদের যে দক্ষতা তৈরি হওয়ার কথা ছিল তা তৈরি হচ্ছে না।

অল্প কয়েকটা কেপিআই ভালোভাবে রাখা কেন অনেকগুলো এলোমেলোভাবে রাখার চেয়ে ভালো

এক কোম্পানি পনেরোটা এইচআর হিসাব রাখে ছড়িয়ে-ছিটিয়ে থাকা কতগুলো স্প্রেডশিটে, যেগুলো কেউ নিয়ম করে আপডেট করে না। আরেক কোম্পানি রাখে মাত্র পাঁচটা, কিন্তু সেগুলো নিজে থেকেই আপডেট হয় আর নিয়মিত দেখা হয়। প্রথম কোম্পানির চেয়ে দ্বিতীয় কোম্পানিই নিজেদের সম্পর্কে অনেক বেশি জানে।

কেপিআইয়ের দাম তখনই, যখন কেউ সেটা আসলে দেখে আর দেখে কিছু একটা করে। শুধু কোথাও পড়ে থাকলে তার কোনো দাম নেই।

Utso কোথায় কাজে লাগে

প্রতিদিনের এইচআর আর পেরোলের কাজ Utso-তে করলে হাজিরা, ছুটি, পেরোলের নির্ভুলতা আর ওভারটাইমের হিসাব এমনিতেই জমা হতে থাকে। ফলে সংখ্যাগুলো দেখতে চাইলে হাতের কাছেই পাওয়া যায়। প্রতি মাসে আলাদা করে কাউকে বসে রিপোর্ট বানাতে হয় না। শুরুতে কোন কোন তথ্য জমা হয়, তা দেখা যায় এইচআর সফটওয়্যার পেজে। এখনও যদি অন্য অপশনের সঙ্গে এটার তুলনা করছেন, তাহলে কোন সফটওয়্যার আসলে কী ট্র্যাক করে তা বাংলাদেশে সেরা এইচআর সফটওয়্যার নিয়ে এই তুলনা লেখায় দেখে নিতে পারেন।

আরেকটা কথা