আপনার ব্যবসায় পেরোলের ভুল কীভাবে কমাবেন

পেরোলে ভুল হওয়াটা কালেভদ্রে ঘটা কোনো দুর্ঘটনা না। যেসব কোম্পানি হাতে পেরোল করে, তাদের বেশিরভাগেই প্রতি মাসেই কিছু না কিছু ভুল হয়। আর বেশিরভাগ ভুল ছোটখাটো সংশোধন দিয়ে চুপচাপ মিটিয়ে ফেলা হয়, কেউ এ নিয়ে কথাও বলে না। এই ভুলগুলো আসলে কোথা থেকে আসে, আর কী করলে সত্যিই কমে, সেটাই এখানে বলছি।

সবচেয়ে বড় উৎস: হাতে ডেটা তোলা

হাজিরা, ছুটি বা বেতনের কোনো পরিবর্তন যতবার এক জায়গা থেকে হাতে করে পেরোলের স্প্রেডশিটে তুলতে হয়, ততবারই ভুল হওয়ার একটা সুযোগ তৈরি হয়। এটা কারো গাফিলতির ব্যাপার না, নিছক হিসাবের ব্যাপার। ডজন ডজন কর্মীর জন্য একই কাজ মাসে শত শত বার করলে ভুল হওয়াটা আর সম্ভাবনার মধ্যে থাকে না, নিশ্চিত হয়ে যায়।

হিসাবের মুহূর্তে পুরনো তথ্য

খুব সাধারণ একটা ভুল হলো এমন তথ্য দিয়ে পেরোল করা, যেটা শেষবার দেখার পর বদলে গেছে। মাসের মাঝখানে কারো বেতন বাড়ানো হয়েছে, কেউ হঠাৎ ছুটি নিয়েছেন, নতুন একজন যোগ দিয়েছেন যাঁর নাম এখনো শিটে ওঠেনি। পেরোলের হিসাব যদি চলতি রেকর্ড থেকে না নিয়ে আগে তুলে রাখা একটা কপি থেকে নেওয়া হয়, তাহলে সেই কপি বানানোর দিন যা সত্যি ছিল সেটাই আপনি পাবেন, আজ যা সত্যি সেটা না।

সূত্রের ভুল যা নিঃশব্দে ছড়িয়ে পড়ে

পেরোল স্প্রেডশিটের একটা সেলে একটা ভুল সূত্র শুধু একজন কর্মীকে প্রভাবিত করে না।

সেই সূত্রটা যদি পুরো টিমের জন্য একটা কলামে কপি করা হয়, তাহলে একই ভুল সবার জন্য বারবার হয়, আর এটা মাসের পর মাস ধরা না পড়ে থাকতে পারে যতক্ষণ না কেউ হাতে করে অঙ্কটা আবার চেক করে। প্রায়ই এভাবেই এটা ধরা পড়ে: কোনো কর্মীর স্যালারি স্লিপে হিসাব না মেলা একটা সংখ্যা চোখে পড়ে।

এক এক ব্যতিক্রম এক এক রকমভাবে সামলানো

কেউ মাসের মাঝখানে যোগ দিয়েছেন, কেউ বিনা বেতনে ছুটিতে আছেন, কেউ মাস শেষ হওয়ার আগেই পদত্যাগ করেছেন। হাতে পেরোল করলে এই ব্যতিক্রমগুলো দুবার একইভাবে সামলানো হয় না বললেই চলে। কারণ যিনি সেই মাসে কাজটা করছেন, তিনি বাঁধা কোনো নিয়ম মেনে না চলে তখনকার মতো একটা সিদ্ধান্ত নিয়ে নেন।

আসলে কী করলে ভুল কমে

সবচেয়ে বেশি ভুল কমে যখন হাতে ডেটা তোলার কাজটা একেবারে বাদ দেওয়া যায়। হাজিরা, ছুটি আর বেতনের পরিবর্তন যদি কাউকে নতুন করে সংখ্যা টাইপ না করেই সরাসরি পেরোলের হিসাবে চলে যায়, তাহলে ওপরে বলা বেশিরভাগ সমস্যা নিজে থেকেই মিটে যায়। দ্বিতীয় বড় কাজটা হলো নিয়ম এক রাখা। প্রতি মাসে নতুন করে সিদ্ধান্ত না নিয়ে প্রতিটা ব্যতিক্রমে প্রতিবার একই নিয়ম খাটানো।

Utso কোথায় কাজে লাগে

Utso হাজিরা, ছুটি আর কর্মীর রেকর্ড সরাসরি পেরোলের সঙ্গে জুড়ে দেয়, ফলে হিসাবটা হয় হালনাগাদ তথ্য থেকে, আগে তুলে রাখা কোনো কপি থেকে না। একই নিয়ম প্রতিটা কর্মীর জন্য প্রতি মাসে খাটে। এতে ওপরে বলা বেশিরভাগ ভুলের উৎসই আর থাকে না। ভুল হয়ে যাওয়ার পর সেটা ধরার চেষ্টা না করে, যে হাতের কাজগুলো থেকে ভুল হতো সেগুলোই সরিয়ে দেওয়া হয়। কোন ধাপগুলো সরে যায়, তা দেখা যায় পেরোল সফটওয়্যার পেজে।

আরেকটা কথা