আপনার ব্যবসায় পেরোলের ভুল কীভাবে কমাবেন

পেরোলের ভুল বিরল দুর্ঘটনা না। বেশিরভাগ কোম্পানিতে যারা হাতে করে পেরোল চালায়, তাদের এটা প্রতি মাসে ঘটে, আর বেশিরভাগই নিঃশব্দে ছোট সংশোধন হিসেবে শুষে নেওয়া হয় যা নিয়ে কেউ কথা বলে না। এই ভুলগুলো আসলে কোথা থেকে আসে, আর কী আসলেই এগুলো কমায়, তা এখানে দেওয়া হলো।

সবচেয়ে সাধারণ উৎস: হাতে ডেটা এন্ট্রি

প্রতিবার হাজিরা, ছুটি, বা বেতনের কোনো পরিবর্তন হাতে করে এক জায়গা থেকে পেরোল স্প্রেডশিটে কপি করতে হলে, ভুল হওয়ার একটা সুযোগ থাকে। এটা অসাবধানতার বিষয় না। এটা সহজ গণিত। একই হাতের কাজ মাসে শত শত বার করুন, ডজন ডজন কর্মী জুড়ে, আর ভুল পরিসংখ্যানগতভাবে নিশ্চিত, শুধু সম্ভব না।

হিসাবের মুহূর্তে পুরনো তথ্য

একটা খুব সাধারণ ভুল হলো এমন তথ্যের ওপর ভিত্তি করে পেরোল হিসাব করা যা কেউ শেষবার চেক করার পর বদলে গেছে। মাসের মাঝে অনুমোদিত একটা বেতন বৃদ্ধি, একজন কর্মী যিনি অপরিকল্পিত ছুটি নিয়েছেন, একজন নতুন কর্মী যাকে এখনো শিটে যোগ করা হয়নি। পেরোল যদি লাইভ রেকর্ডের বদলে একটা স্ন্যাপশট থেকে টানে, তাহলে সেই স্ন্যাপশট নেওয়ার সময় যা সত্যি ছিল তাই এটা পায়, এখন আসলে যা সত্যি তা না।

সূত্রের ভুল যা নিঃশব্দে ছড়িয়ে পড়ে

পেরোল স্প্রেডশিটের একটা সেলে একটা ভুল সূত্র শুধু একজন কর্মীকে প্রভাবিত করে না। সেই সূত্রটা যদি পুরো টিমের জন্য একটা কলামে কপি করা হয়, তাহলে একই ভুল সবার জন্য বারবার হয়, আর এটা মাসের পর মাস ধরা না পড়ে থাকতে পারে যতক্ষণ না কেউ হাতে করে অঙ্কটা আবার চেক করে।

ব্যতিক্রমী পরিস্থিতি অসামঞ্জস্যপূর্ণভাবে সামলানো

কেউ মাসের মাঝে যোগ দিয়েছেন, কেউ বিনা বেতনের ছুটিতে, কেউ বেতনকাল শেষ হওয়ার আগে পদত্যাগ করেছেন। পেরোল হাতে করে চালালে এই ব্যতিক্রমী পরিস্থিতিগুলো খুব কমই দুইবার একইভাবে সামলানো হয়, কারণ সেই মাসে যিনি এটা করছেন তিনি একটা নির্দিষ্ট নিয়ম অনুসরণ করার বদলে মুহূর্তে একটা বিচার নেন।

আসলে কী ভুল কমায়

সবচেয়ে বড় কমতিটা আসে হাতে ডেটা স্থানান্তর সম্পূর্ণভাবে সরিয়ে দিলে। হাজিরা, ছুটি, আর বেতনের পরিবর্তন যদি কেউ সংখ্যা আবার টাইপ না করেই সরাসরি পেরোল হিসাবে চলে যায়, তাহলে ওপরের বেশিরভাগ ভুলের উৎস নিজে থেকেই অদৃশ্য হয়ে যায়। দ্বিতীয় বড় কমতিটা হলো সামঞ্জস্য: প্রতি মাসে নতুন করে বিচার করার বদলে, প্রতিটা ব্যতিক্রমী পরিস্থিতিতে প্রতিবার একই নিয়ম প্রয়োগ করা।

Utso কোথায় কাজে লাগে

Utso হাজিরা, ছুটি, আর কর্মীর রেকর্ড সরাসরি পেরোলের সাথে যুক্ত করে, তাই হিসাব একটা হাতে রাখা স্ন্যাপশটের বদলে লাইভ ডেটা থেকে টানে। প্রতিটা কর্মীর জন্য, প্রতিটা পে-রানে একই নিয়ম সামঞ্জস্যপূর্ণভাবে প্রযোজ্য হয়, যা ওপরে বর্ণিত পেরোলের ভুলের বেশিরভাগ উৎস সরিয়ে দেয়, ভুল হওয়ার পর ধরে না, বরং যেসব হাতের ধাপ ভুলের কারণ হয় সেগুলোই সরিয়ে দিয়ে।

আরেকটা কথা

এই লেখায় সাধারণভাবে পেরোলের ভুলের সাধারণ উৎস ব্যাখ্যা করা হয়েছে। এটা আপনার নিজের নির্দিষ্ট পেরোল প্রক্রিয়া পর্যালোচনার বিকল্প না, আর আপনি যদি আগের পেরোল রানে বিদ্যমান কোনো ভুলের সন্দেহ করেন, তাহলে একজন অ্যাকাউন্ট্যান্ট বা পেরোল বিশেষজ্ঞ সেগুলো সঠিকভাবে অডিট করে ঠিক করতে সাহায্য করতে পারেন।