ব্যবসা ভালোভাবে চালাতে শুধু পরিশ্রম করলেই হয় না। সঠিক কৌশল আর সঠিক প্রযুক্তিও লাগে। আসলে কোনো “গোপন রহস্য” নেই। তবে যেসব ব্যবসা লাভ করতে করতে বড় হয় আর যেসব ব্যবসা এক জায়গায় আটকে থাকে, তাদের মধ্যে একটা তফাত বারবার চোখে পড়ে: ব্যবসার ভেতরটা যে যত পরিষ্কার দেখতে পায়, লাভ তার তত বাড়ে।
শুধু “আরও খাটুন” দিয়ে কেন বেশিদূর যাওয়া যায় না
প্রায় প্রতিটা উদ্যোক্তাই শুরুতে সব কাজ নিজে করেন, আর কিছুদিন এভাবে ভালোই চলে। যেসব ব্যবসা একসময় থমকে যায়, তাদের বেলায় বড় হওয়া মানে হলো “হাতে করার কাজ বাড়ছে, তাই আরও লোক নিতে হবে।” তখন আয় যত বাড়ে, খরচও ঠিক তত বাড়ে। আর যেসব ব্যবসা বড় হতে হতে লাভও বাড়ায়, তাদের বেলায় বড় হওয়া মানে হলো “আগের সিস্টেমটাই আগের খরচে আরও বেশি কাজ সামলে দিচ্ছে।”
এই তফাতটা কখনোই বেশি খাটুনি থেকে আসে না। আসে তিনটা নির্দিষ্ট পরিবর্তন থেকে:
1. আন্দাজে না, তথ্য দেখে সিদ্ধান্ত নেওয়া
কোন প্রোডাক্ট, কোন শাখা বা কোন সেলসম্যান আসলে লাভ এনে দিচ্ছে, আর কে শুধু ব্যস্ত দেখাচ্ছে, সেটা যদি আপনি চোখের সামনে দেখতে না পান, তাহলে টাকা আর লোকবল কোথায় দেবেন সেই সিদ্ধান্ত আপনি নিচ্ছেন নিছক আন্দাজে। সেলস, এইচআর আর হিসাবের তথ্য এক জায়গায় রিয়েল-টাইমে দেখতে পেলে “আমার মনে হয় বি শাখাটা মোটামুটি চলছে” কথাটা বদলে গিয়ে হাতে আসে একটা সংখ্যা, যেটা দেখে আপনি সত্যিই কিছু করতে পারেন।
2. শুধু লোকের খরচ না, ভুলের খরচ কমানো
ব্যবসার সফটওয়্যার বিক্রি করার সময় বেশিরভাগ সময় বলা হয় “সময় বাঁচবে”। কিন্তু আসল লাভটা থাকে “খরুচে ভুলগুলো এড়ানোয়”। পেরোলে একটা ভুল হলে সেটা শুধরে দিয়ে কর্মীর কাছে দুঃখ প্রকাশ করতে হয়, একটা ফলো-আপ বাদ পড়লে হাতের ডিলটা চলে যায়, কমপ্লায়েন্সে একটা ভুল হলে জরিমানা গুনতে হয়। ভুল হলে যেসব কাজে সরাসরি টাকা বেরিয়ে যায়, যেমন পেরোল, কর বা চুক্তি নবায়ন, সেগুলো অটোমেট করলে সময় বাঁচার হিসাব ধরার আগেই সফটওয়্যারের খরচ উঠে আসে।
3. ব্যবসাকে কোনো একজন মানুষের ওপর নির্ভরশীল না রাখা
আপনার সেলস পাইপলাইনটা যদি থাকে সেরা সেলসম্যানের মাথায়, বা পেরোল চালাতে জানেন যদি অফিসে একজনই, তাহলে বুঝতে হবে ওই একজন সরে গেলেই আপনার ব্যবসা আটকে যাবে। এইচআর রেকর্ড, সিআরএম পাইপলাইন, পেরোলের নিয়ম, এসব যদি সবার জন্য খোলা একটা সিস্টেমে থাকে, তাহলে লোক বদলালেও, কেউ অসুস্থ হয়ে ছুটি নিলেও, বা ব্যবসা বড় হয়ে গেলেও কাজ থেমে থাকে না।
বাস্তবে এটা দেখতে কেমন
এর কোনোটার জন্যই বড় আইটি বাজেট বা মাসের পর মাস ধরে চলা কোনো প্রজেক্ট লাগে না। Utso-র মতো প্ল্যাটফর্ম এইচআর, সিআরএম, পেরোল আর অ্যানালিটিক্স এক জায়গায় নিয়ে আসে, যাতে বেড়ে ওঠা একটা বাংলাদেশি ছোট-মাঝারি কোম্পানিকে চারটা আলাদা ভেন্ডর আর একজন সিস্টেম ইন্টিগ্রেটর ধরতে না হয়। এর দুটো দিক নিয়ে বিস্তারিত আছে এইচআর সফটওয়্যার আর সিআরএম সফটওয়্যার পেজে। বড় হতে হতে যেসব ব্যবসার লাভ বাড়ে, তারা সবচেয়ে বেশি খাটে বলে বাড়ে না। তারা নিজেদের ব্যবসাটা এত পরিষ্কার দেখতে পায় যে বুঝতে পারে খাটুনিটা ঠিক কোথায় দিতে হবে।