বাংলাদেশি এসএমই-র জন্য প্রজেক্ট ও টাস্ক ম্যানেজমেন্ট

প্রজেক্ট ট্র্যাকিং আসলে কোথায় ভেঙে পড়ে

বাংলাদেশের কোনো বাড়ন্ত কোম্পানিকে জিজ্ঞেস করুন তারা কীভাবে প্রজেক্ট ট্র্যাক করে, সাধারণত একটা হোয়াটসঅ্যাপ গ্রুপের কথাই শুনবেন। হয়তো দুই তিনটা, প্রতিটা চলমান প্রজেক্টের জন্য একটা করে, সাথে শেষ কোনো বড় ডেডলাইনের জন্য কেউ একজন বানানো একটা স্প্রেডশিট। টাস্ক অ্যাসাইন হয় একটা মেসেজে। স্ট্যাটাস আপডেট হয় যখন কারো মনে থাকে সেটা পোস্ট করার কথা। কোনো ক্লায়েন্ট জিজ্ঞেস করলে কাজ কতদূর, কাউকে না কাউকে এক সপ্তাহের চ্যাট স্ক্রল করে উত্তরটা জোড়া লাগাতে হয়।

এটা ঠিকঠাক চলে যতক্ষণ কোম্পানির একটাই প্রজেক্ট চলে আর সবাই বেশিরভাগ সময় একই জায়গায় বসেন। কিন্তু যখন একসাথে তিন-চারটা প্রজেক্ট চলে, ভিন্ন ভিন্ন টিম জুড়ে, আর কাজ বদলের সাথে সাথে মানুষও আসা-যাওয়া করে, তখন এই সিস্টেম আর টেকে না। একই টাস্ক দুইজনকে অ্যাসাইন হয়ে যায়। একটা ডেডলাইন মিস হয়ে যায় কারণ সেটা চ্যাট থ্রেডের বাইরে কেউ আলাদা করে ফ্ল্যাগ করেনি, আর থ্রেডটা এগিয়ে গেছে অন্য কোনো বিষয়ে। একজন নতুন কর্মী যোগ দেন, আর তিনি কী কাজ করবেন সেটা জানেনই না, যতক্ষণ না কারো মনে পড়ে তাকে লুপে আনতে হবে।

এটা আসলে পরিশ্রমের অভাবের বিষয় না। বিষয়টা হলো, একটা হোয়াটসঅ্যাপ গ্রুপ কখনোই একটা প্রজেক্ট ধরে রাখার জন্য বানানো হয়নি। সেটা বানানো হয়েছিল একটা কথোপকথন ধরে রাখার জন্য।

একটা সঠিক প্রজেক্ট ও টাস্ক সিস্টেমের আসলে কী করা দরকার

সমাধানটা আরও ঝাঁ চকচকে কোনো চ্যাট অ্যাপ বা আরেকটু বড় স্প্রেডশিট না। সমাধান হলো এমন একটা জায়গা, যেখানে প্রতিটা প্রজেক্ট থাকে, কে সেটাতে আছে, প্রতিটা টাস্ক কোন ধাপে আছে, আর সবশেষ কেউ সেটা ধরার সময় কী হয়েছিল। লিখে দিলে শুনতে সহজ মনে হয়, কিন্তু এটাই ঠিক সেই জিনিস যেটা একটা চ্যাট থ্রেড কখনো করতে পারে না: পরের মেসেজ আসার সাথে সাথেই আগের মেসেজ স্ক্রল হিস্টরিতে হারিয়ে যায়, আর একটা স্প্রেডশিট শুধু ততটুকুই দেখায় যতটুকু কারো মনে ছিল আপডেট করার।

আপনার টিম আসলে যেভাবে সাজানো, সেভাবেই অ্যাসাইনমেন্ট

একটা বাংলাদেশি এসএমই কাজকে খুব কমই একটা সমতল লিস্টে ব্যক্তিদের অ্যাসাইন করে সাজায়। কাজ সাধারণত একজন মানুষের হয়, কিন্তু সাথে সাথে সেটা একটা টিমেরও, একটা ডিপার্টমেন্টেরও, কখনো কখনো পুরো একটা ব্রাঞ্চেরও। একটা প্রজেক্ট সিস্টেম যেটা শুধু “একজনকে অ্যাসাইন করা” বোঝে, সেটা আপনাকে বাধ্য করে হয় সবকিছু একটা নামের উপর অতিরিক্ত চাপিয়ে দিতে, নয়তো টিম, ডিপার্টমেন্ট, বা ব্রাঞ্চের স্তরটা আলাদা করে আরেকটা স্প্রেডশিটে ট্র্যাক করতে।

এই চারটা স্তর, ব্যক্তি, টিম, ডিপার্টমেন্ট, আর ব্রাঞ্চ জুড়ে সদস্য অ্যাসাইন করার সুবিধা থাকলে, একটা প্রজেক্ট আসলেই আপনার কোম্পানির গঠন প্রতিফলিত করতে পারে, সেটাকে সমতল করে না দিয়ে। এর মানে এটাও যে নতুন কর্মীদের হাতে করে প্রতিটা চলমান প্রজেক্টে যোগ করতে হয় না তাদের ডিপার্টমেন্টে। তারা যোগ দেওয়ার মুহূর্তেই তাদের সাথে প্রাসঙ্গিক কাজের ভিজিবিলিটি পেয়ে যান, কারো মনে পড়ার অপেক্ষায় থাকতে হয় না।

এমন একটা বোর্ড যেটা মানুষ আসলেই আপডেট রাখে

স্প্রেডশিট আপডেট হওয়া বন্ধ হয়ে যাওয়ার কারণ অলসতা না, কারণ ঘর্ষণ। একটা ফাইল খোলা, ঠিক সারিটা খুঁজে বের করা, আর একটা স্ট্যাটাস আপডেট টাইপ করা, এটুকু ঘর্ষণই যথেষ্ট মানুষকে সেটা এড়িয়ে যেতে, বিশেষ করে ফোনে। একটা কনফিগারযোগ্য স্ট্যাটাস ওয়ার্কফ্লো-সহ Kanban বোর্ড এর বেশিরভাগটাই সরিয়ে দেয়: একটা টাস্ক “In Progress” থেকে “Review”-এ নেওয়া মানে একটা টান দেওয়া, ডেটা এন্ট্রির কোনো ঝামেলা না, আর ওয়ার্কফ্লোটা নিজেই আপনার টিম আসলে যেভাবে কাজ করে সেভাবে মিলিয়ে নেওয়া যায়, কোনো সাধারণ চার-কলামের টেমপ্লেট মেনে চলার বদলে।

বড় প্রজেক্টের জন্য, টাস্কগুলো গ্রুপে সাজানো, আর ওয়ার্কলোড অ্যানালাইসিস দিয়ে কে আসলে কতটুকু বহন করছে সেটা দেখানো, “এখন কে বেশি চাপে আছে” এই প্রশ্নটাকে একটা অনুমান থেকে সত্যিকার দেখার মতো জিনিসে বদলে দেয়। এটা একটা বাড়ন্ত কোম্পানিতে যতটা গুরুত্বপূর্ণ শোনায় তার চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ। যে মানুষটা চুপচাপ টাস্কের নিচে চাপা পড়ে যাচ্ছেন, তিনিই সাধারণত সেটা জোরে বলে ওঠেন না।

চ্যাট থ্রেডে হারিয়ে না যাওয়া ইতিহাস

হোয়াটসঅ্যাপ গ্রুপ যে দ্বিতীয় জিনিসটা ভালো করতে পারে না, সেটা হলো একটা রেকর্ড ধরে রাখা। একটা টাস্কে ফিডব্যাক, স্কোপ নিয়ে একটা প্রশ্ন, ক্লায়েন্টের পাঠানো একটা ফাইল, সব কিছুই পরের তিনটা মেসেজ আসার সাথে সাথে চাপা পড়ে যায়। প্রতিটা টাস্কে থ্রেডেড কমেন্ট, ফাইল অ্যাটাচমেন্টসহ, সেই প্রেক্ষাপটটাকে আসল কাজের সাথেই আটকে রাখে, এগিয়ে যাওয়া কোনো কথোপকথনের ভেতর ছড়িয়ে না দিয়ে। প্রতিটা টাস্কে একটা পূর্ণ অডিট ট্রেইল মানে, কিছু বদলালে, সেটা একটা ডেডলাইন হোক, স্ট্যাটাস হোক, বা অ্যাসাইনমেন্ট হোক, কে কখন সেটা বদলেছে তার একটা রেকর্ড থাকে, কে কী বলেছিল তা নিয়ে তর্কের বদলে।

যখন প্রজেক্ট শুধু ভেতরের কাজ না, ক্লায়েন্টকেও ছোঁয়

একটা বাড়ন্ত বাংলাদেশি কোম্পানিতে প্রজেক্টের একটা ভালো অংশই পুরোপুরি অভ্যন্তরীণ না। সেটা একটা নির্দিষ্ট ক্লায়েন্ট সম্পর্কের সাথে, একটা ইতিমধ্যে চলমান ডিলের সাথে জড়িত। একটা প্রজেক্টকে সরাসরি তার ক্লায়েন্ট রেকর্ডের সাথে লিংক করা মানে, সেলস আর ডেলিভারি, ব্যবসার এই দুই পাশ, দুইটা বিচ্ছিন্ন সিস্টেম থেকে কাজ করছে না। কোনো ক্লায়েন্টের দিকে তাকানো যে কেউ আলাদা করে গিয়ে জিজ্ঞেস করতে হয় না “আমরা আসলে এখন তাদের জন্য কী বানাচ্ছি।”

যেখানে সব একসাথে মেলে

Utso-র প্রজেক্ট ও টাস্ক ম্যানেজমেন্ট মডিউল ঠিক এভাবেই সাজানো: ব্যক্তি, টিম, ডিপার্টমেন্ট, আর ব্রাঞ্চ স্তর জুড়ে অ্যাসাইন করা প্রজেক্ট, নতুন কর্মীরা যোগ দেওয়ার সাথে সাথে তাদের প্রাসঙ্গিক চলমান কাজে স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত হয়ে যাওয়া; একটা কনফিগারযোগ্য Kanban বোর্ড, টাস্ক গ্রুপ আর ওয়ার্কলোড অ্যানালাইসিসসহ; প্রতিটা টাস্কে থ্রেডেড কমেন্ট, ফাইল অ্যাটাচমেন্ট আর একটা পূর্ণ অডিট ট্রেইল; আর একটা প্রজেক্টকে তার ক্লায়েন্টের সাথে সরাসরি লিংক করার সুবিধা। স্প্রেডশিট থেকে চলমান প্রজেক্টের একটা লিস্ট নিয়ে আসাও শূন্য থেকে শুরু করা লাগে না, বাল্ক ইমপোর্ট একবারে ১,০০০টা পর্যন্ত প্রজেক্ট নিতে পারে, আর টাস্কও একইভাবে CSV থেকে বাল্ক ইমপোর্ট করা যায়।

এর কোনোটার জন্যই আলাদা একজন প্রজেক্ট ম্যানেজার লাগে না, বা কোম্পানিকে নিজের কাজের ধরন পুরো বদলে ফেলতে হয় না। এটা শুধু নিশ্চিত করে কাজটা একটা জায়গায় থাকে যেটা সবাই আসলেই খোলেন, ছয় মাস পর কেউ খুঁজেই পাবে না এমন একটা হোয়াটসঅ্যাপ গ্রুপের বদলে। Utso সেই একটা জায়গাকে এইচআর, পেরোল, আর সিআরএম-এর বাকি অংশের সাথে যুক্ত রাখে, ফলে একটা প্রজেক্ট আলাদা করে ট্র্যাক হয় না, যে মানুষ আর ক্লায়েন্ট এতে জড়িত তাদের থেকে বিচ্ছিন্ন হয়ে।