ইনভয়েস পাঠানো থেকে স্প্রেডশিট আপডেট করা, এসব হাতের কাজেই অনেক ব্যবসার মালিকের অসংখ্য ঘণ্টা চলে যায়। অথচ তারা টেরই পান না, অটোমেশন থাকলে এর কতটা সময় বেঁচে যেত। বাস্তবে ব্যাপারটা আসলে কেমন দাঁড়ায়, একটা আগে-পরের উদাহরণ দিয়েই সেটা বলছি।
আগে: ৫০ জন কর্মীর ব্যবসায় একটা সাধারণ সপ্তাহ
ঢাকায় প্রায় ৫০ জন কর্মী নিয়ে চলা একটা মাঝারি রিটেইল বা পোশাক ব্যবসার কথা ভাবুন। প্রতি সোমবার এইচআর হাজিরা রেজিস্টার নিয়ে বসে স্প্রেডশিটের সাথে হাতে মিলিয়ে দেখে। প্রতি মাস শেষে কেউ একজন বেতন, ট্যাক্স কর্তন আর প্রভিডেন্ট ফান্ডের হিসাব করতে পুরো দুই দিন লাগিয়ে দেন, তারপর ভুল আছে কিনা দেখতে আরেকবার মিলিয়ে নেন। কারণ একটা ভুল মানেই হয় একজন কর্মীর রাগ, নয়তো কমপ্লায়েন্সের ঝামেলা। এদিকে সেলস টিম আলাদা তিনটা হোয়াটসঅ্যাপ গ্রুপে লিডের হিসাব রাখছে, আর মাসটা কেমন গেল তা মালিক জানছেন মানুষকে জিজ্ঞেস করে, কোনো ড্যাশবোর্ড দেখে না।
এতে কারো কোনো দোষ নেই। ব্যবসা যখন তার নিজের সিস্টেমের চেয়ে দ্রুত বড় হয়ে যায়, তখন এমনটাই হয়।
পরে: অটোমেশন আসলে কী কী সরিয়ে দেয়
অটোমেশন মানে “এখানে আর কোনো মানুষ লাগবে না” তা কিন্তু না। মানে হলো, যেসব কাজ বারবার করতে হয় আর যেখানে ভুল হওয়ার ঝুঁকি বেশি অথচ বিচার-বুদ্ধি খাটানোর কিছু নেই, সেগুলো কাউকে হাতে না করেই হয়ে যায়:
- হাজিরা আর ছুটির হিসাব নিজে থেকেই রাখা হয় (চেক-ইন, চেক-আউট, ছুটির আবেদন আর অনুমোদন), তাই এইচআরকে আর হাতে রেজিস্টার মেলাতে হয় না।
- পেরোল নিজেই হিসাব কষে ফেলে, ওই হাজিরার তথ্য আর প্রতিটা কর্মীর পদ ও বেতন কাঠামো থেকে (ট্যাক্স, পিএফ আর বোনাসসহ)। ফলে মাস শেষের দুই দিনের হাতের কাজটা নেমে আসে শুধু দেখে অনুমোদন করার মধ্যে।
- সেলস পাইপলাইন এক জায়গাতেই থাকে, সাথে ফলো-আপের জন্য নিজে থেকে আসা রিমাইন্ডার। কারো স্মৃতি বা হোয়াটসঅ্যাপে পেছনে স্ক্রল করার ওপর আর ভরসা করতে হয় না।
- রিপোর্ট সাথে সাথেই আপডেট হয়, তাই “এই মাসটা আমাদের কেমন গেল” প্রশ্নের উত্তর মেলে ড্যাশবোর্ডে, সপ্তাহভর সবাইকে জিজ্ঞেস করে বেড়াতে হয় না।
আসল লাভটা সময় বাঁচানো না, বাঁচানো সময় দিয়ে আপনি কী করছেন
অটোমেশনের আসল কথাটা “সপ্তাহে ১০ ঘণ্টা বাঁচান” না, যদিও সেটাও সাধারণত সত্যি। আসল কথা হলো, ওই ১০ ঘণ্টা এমন কাজে যাচ্ছিল যেখানে মানুষের সিদ্ধান্ত নেওয়ার কিছুই ছিল না। সময়টা হাতে এলে সেটা এমন কাজে দিতে পারেন যেখানে সত্যিই আপনার বিচার-বুদ্ধি লাগে: কোন প্রোডাক্ট লাইনটা বাড়াবেন, কোন কর্মী আরও বড় দায়িত্ব নেওয়ার জন্য তৈরি, কোন গ্রাহকের দিকে নিজে একটু বাড়তি নজর দেওয়া দরকার।
ঠিক এই ফাঁকটা পূরণ করতেই Utso-এর মতো প্ল্যাটফর্ম তৈরি হয়েছে: এইচআর, পেরোল, সিআরএম আর রিপোর্টিং এক সুতোয় বেঁধে দেওয়া, যাতে এগুলোর মাঝখানে হাতে মেলানোর কাজটা একেবারেই উঠে যায়, আর পড়ে থাকে শুধু সেই কাজটুকু যেখানে সত্যিই আপনাকে দরকার। বাস্তবে এর মানে হলো, এইচআর সফটওয়্যার আর সিআরএম সফটওয়্যার দুটো আলাদা রেকর্ড না, একই রেকর্ড থেকে তথ্য নেয়।