ঢাকার যেকোনো এজেন্সি মালিককে জিজ্ঞেস করুন, বিলযোগ্য ঘণ্টা কীভাবে হিসাব রাখা হয়, উত্তরটা প্রায় সবসময় একই আসবে: একটা শেয়ার করা স্প্রেডশিট, প্রতিদিন শেষে (তত্ত্বগতভাবে) আপডেট হওয়ার কথা, আর বৃহস্পতিবার রাতে, শুক্রবারের ইনভয়েস পাঠানোর আগে (বাস্তবে) মিলিয়ে দেখা হয়। দল ছয় সাত জনের বেশি বড় না হওয়া পর্যন্ত এটা কাজ করে। এরপর এটা নিঃশব্দে থেমে যায়।
কেন স্প্রেডশিট শেষ পর্যন্ত ভেঙে পড়ে
আসল সমস্যাটা স্প্রেডশিট নিজে না, সমস্যাটা এর পেছনের ধারণায়: মানুষ মনে রাখবে, একটা লম্বা দিনের শেষে, ঠিক কীভাবে তাদের ঘণ্টাগুলো তিনটা ক্লায়েন্ট প্রজেক্ট আর একটা ইন্টারনাল কাজের মধ্যে ভাগ হয়েছে। এটা কেউ ভালোভাবে করতে পারে না। বেশিরভাগ মানুষ শুক্রবার বিকেলে শিট খোলে, ফাঁকা সপ্তাহের দিকে তাকিয়ে থাকে, আর আন্দাজ করে বসিয়ে দেয়। শেষে যে সংখ্যাগুলো বেরিয়ে আসে সেগুলো ঠিক মিথ্যা না, কিন্তু সেগুলো রেকর্ড সেজে থাকা আন্দাজ মাত্র।
আর এই আন্দাজ করার একটা সরাসরি মূল্য আছে। কেউ যখন স্মৃতি থেকে একটা সপ্তাহ পুনর্গঠন করে, তখনই বিলযোগ্য আর অ বিলযোগ্য সময়ের মধ্যে সীমারেখা ঝাপসা হয়ে যায়। সেই মঙ্গলবার বিকেলটা কি ক্লায়েন্টের কাজ ছিল, নাকি সেটা ছিল লম্বা হয়ে যাওয়া ইন্টারনাল প্ল্যানিং মিটিং? এক সপ্তাহ পরে সেটা নিশ্চিত করে কেউ বলতে পারে না, আর সাধারণত যেটা পূরণ করা সহজ, সেই ঘরের দিকেই রাউন্ড করে দেওয়া হয়, যেটা প্রায় কখনোই সঠিক ঘরটা না।
চল্লিশটা টাইমশিট, একটা ইনবক্স
তারপর আছে ম্যানেজারের দিকটা। ত্রিশ চল্লিশ জনের একটা দলে সবাই সৎভাবে নিজের শিট পূরণ করলেও, কাউকে না কাউকে সেটা চেক করতে হয়। এর মানে সাধারণত একটার পর একটা ফাইল খোলা, বা প্রতিটা মানুষের জন্য আলাদা ট্যাব থাকা একটা শেয়ার করা শিট স্ক্রল করে যাওয়া, পেরোল বা ক্লায়েন্ট বিলিং চালানোর আগে কোথাও গোলমাল আছে কিনা খুঁজে দেখা। এটা এক এন্ট্রি করে বড় স্কেলে করার কোনো উপায় নেই, যাতে প্রতি সপ্তাহে পুরো একটা বিকেল না খেয়ে ফেলে, আর দল যত বড় হয়, এই সমস্যা কমে না, আরও বাড়ে।
এসবের সাথে স্প্রেডশিট খারাপ টুল হওয়ার তেমন সম্পর্ক নেই। এক্সেল আর গুগল শিট অনেক কাজের জন্যই ঠিকঠাক। কিন্তু এগুলো এমন কিছুর জন্য তৈরি না, যেটা ঘটার মুহূর্তেই ধরতে হয়, নির্ভুলভাবে ট্যাগ করতে হয়, আর একসাথে অনুমোদন করতে হয়। সেটা আসলে একেবারে আলাদা একটা কাজ।
এমন একটা টাইমার দিয়ে শুরু করুন, যেটা মানুষ আসলেই ব্যবহার করবে
যে কোনো কিছু যদি নির্ভর করে কারো পরে গিয়ে একটা সংখ্যা বসানোর কথা মনে রাখার উপর, সেটা কখনোই নির্ভুলভাবে পূরণ হয় না, এটাই বাস্তবতা। সমাধানটা আরও ভালো একটা স্প্রেডশিট টেমপ্লেট বা কড়া একটা ডেডলাইন না, সমাধানটা হলো “পরে” অংশটাই পুরোপুরি সরিয়ে দেওয়া। এক ক্লিকের একটা টাইমার, যেটা কাজ শুরু হলে শুরু হয় আর কাজ থামলে থামে, সেটাই আসল সংখ্যাটা ধরে, শুক্রবার বিকেলের কোনো পুনর্গঠন না।
যে অভ্যাসটা আসলে টিকে থাকে, সেটাই যেটাতে সবচেয়ে কম বাধা থাকে। যে টাইমার এক ক্লিক দূরে, আর যেকোনো পেজে থাকলেও দেখা যায়, সেটাই ব্যবহার হয়। সপ্তাহে একবার খোলা একটা টাইমশিট হয় না।
প্রতিদিনের কাজে এটা কাজ করার জন্য, টাইমারটাকে মানুষের সাথে সাথে চলতে হবে, একটা পেজে বসে থেকে তার ফিরে আসার অপেক্ষা করলে চলবে না। একটা টাইমার যেটা চালু থাকে আর দেখা যায় যখন কেউ টাস্ক, প্রজেক্ট, বা ট্যাবের মধ্যে ঘোরাফেরা করে, সেটাই তফাত করে দেয় এমন একটা অভ্যাস আর একটা অভ্যাসের মধ্যে যেটা সপ্তাহ ব্যস্ত হয়ে গেলেই চুপচাপ বাদ পড়ে যায়।
ট্যাগ করুন, নাহলে এটা ট্রেস করা যাবে না
শুধু টাইমার দিয়ে নির্ভুল ঘণ্টা পাওয়া যায়। কিন্তু সেই ঘণ্টাগুলো আসলে কীসের জন্য, সেটা বলে না। এখানেই ট্যাগিং গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে: একটা টাইম এন্ট্রির সাথে প্রজেক্ট বা টাস্ক ট্যাগ জুড়ে দেওয়া, আর বিলযোগ্য বা অ বিলযোগ্য ফ্ল্যাগ অন করা, এটাই জমে থাকা ঘণ্টাগুলোর স্তূপকে এমন কিছুতে বদলে দেয় যা দিয়ে সত্যিই একটা ইনভয়েস বানানো যায়। এটা না থাকলে, মাস শেষে কাউকে না কাউকে বসে হাতে ঘণ্টাগুলোকে ক্লায়েন্ট অনুযায়ী ভাগ করতে হয়, যেটা ঠিক সেই মিলিয়ে দেখার কাজ, যেটা টাইমারের কথা ছিল শুরুতেই সরিয়ে দেওয়ার।
আরেকটা ভালো অভ্যাস হলো, কাজের সাথে যদি আগে থেকেই কোনো টাস্ক জোড়া না থাকে, তাহলে টাইমার থেকেই সরাসরি একটা টাস্ক বানানোর সুযোগ দেওয়া। কাউকে থামিয়ে দিয়ে, স্ক্রিন বদলে, অন্য কোথাও গিয়ে টাস্ক বানিয়ে তারপর টাইমার শুরু করতে বাধ্য করা, এটাই ঠিক সেই বাধা, যেটা ডেডলাইনের চাপে সবার আগে বাদ পড়ে যায়।
টাইমজোনের সমস্যা, যেটা প্রায় কেউ হিসাবে রাখে না
এখানে সত্যিই একটা সহজে ভুল হওয়ার মতো ব্যাপার আছে: একটা টাইম এন্ট্রি কোন তারিখের হবে। বেশিরভাগ সিস্টেম সার্ভারের ঘড়ি যা বলে সেই অনুযায়ী এন্ট্রি বসিয়ে দেয়, যেটা ঠিকঠাক চলে যতক্ষণ না দলের কেউ ভ্রমণে থাকে, বা অন্য টাইমজোনের একজন ক্লায়েন্টের সাথে কাজ করে, আর তার নিজের সময় অনুযায়ী মধ্যরাতের ঠিক আগে ক্লক ইন করে। এন্ট্রিটা তখন ভুল তারিখে গিয়ে পড়ে, আর টাইমশিটটা আর সেই মানুষটা সত্যিই যেদিন কাজ করেছে সেই ক্যালেন্ডারের সাথে মেলে না।
সঠিক সমাধান হলো, তারিখটা সেই ব্যবহারকারীর নিজের লোকাল টাইমজোন অনুযায়ী, ঠিক যে মুহূর্তে সে ক্লক ইন করে সেটা হিসাব করা, আর সেশনের মাঝখানে টাইমজোন বদলে গেলেও সেই তারিখটা ঠিক রাখা। ছোট একটা ব্যাপার মনে হলেও, রিমোট স্টাফ বা ক্লায়েন্টের কাজে ভ্রমণ করা মানুষ থাকা যেকোনো দলের জন্য, এটাই পার্থক্য গড়ে দেয় এমন একটা টাইমশিটের মধ্যে যা বাস্তবতার সাথে মেলে, আর এমন একটার মধ্যে যেটা কেউ লোকেশন বদলালেই হাতে ঠিক করতে হয়।
বাল্ক অ্যাপ্রুভাল আসলে দুপুরটা বাঁচায়
শেষ অংশটা ম্যানেজারের দিক থেকে। এক এন্ট্রি করে রিভিউ করা কয়েকজনের বেশি মানুষের ক্ষেত্রে কাজ করে না, কিন্তু বেশিরভাগ টাইমশিট অ্যাপ্রুভাল ফ্লো এখনও এমনভাবেই বানানো, যেন সেটা করে। বাড়তে থাকা একটা দলের আসলে দরকার এমন একটা ম্যানেজার ভিউ, যেখানে সবার ঘণ্টা একসাথে দেখা যায়, আর একবারে একটা ব্যাচ বেছে নিয়ে একসাথে পাঁচশো পর্যন্ত এন্ট্রি অনুমোদন বা বাতিল করা যায়, প্রতি সপ্তাহে একেকজনের একেকটা ফাইল খুলে বসার বদলে।
Utso এর টাইম ট্র্যাকিং আর টাইমশিট মডিউল ঠিক এই কাঠামো মাথায় রেখেই বানানো: একটা লাইভ টাইমার যেটা প্রতিটা পেজেই সাথে থাকে, আর কারো চালু থাকা এন্ট্রিটা ট্র্যাক করতেই থাকে; প্রতিটা এন্ট্রিতে ট্যাগ আর একটা বিলযোগ্য ফ্ল্যাগ; প্রিসেট, ইনলাইন এডিট, আর সিএসভি এক্সপোর্টসহ একটা ব্যক্তিগত “মাই আওয়ার্স” ভিউ; আর ম্যানেজারদের জন্য একটা “টিম আওয়ার্স” ভিউ, যেখানে একসাথে পাঁচশো পর্যন্ত এন্ট্রি বাল্ক অ্যাপ্রুভ বা রিজেক্ট করা যায়, প্রতিটা অ্যাপ্রুভালে চার ফিল্ডের একটা রিভিউ ট্রেইল রেকর্ড হয়। টাইমজোনের হিসাবটাও উপরে বলা নিয়মেই কাজ করে: লগ করা তারিখটা হিসাব হয় ব্যবহারকারীর লোকাল টাইমজোন অনুযায়ী, ঠিক যে মুহূর্তে সে ক্লক ইন করে, আর সেশনের মাঝখানে টাইমজোন বদলালেও সেটা ঠিক থাকে।
এসবের জন্য কোনো ব্যবসার প্রজেক্ট চালানোর পুরো পদ্ধতি বদলে ফেলার দরকার নেই। এটা শুধু একটা অভ্যাসকে বদলে দেয়। শুক্রবার বিকেলে আন্দাজ করে বসানোর জায়গায় আসে এমন একটা অভ্যাস, যা Utso র মতো টুল দিয়ে সত্যিই টেকে: কাজ হওয়ার মুহূর্তেই লগ করা, তাজা থাকতে থাকতে ট্যাগ করা, আর চল্লিশবারের বদলে একবারেই অনুমোদন করে দেওয়া।