পে সাইকেল ব্যাহত না করে পেরোল সফটওয়্যার পরিবর্তনের উপায়

বেশিরভাগ কোম্পানি পেরোল সফটওয়্যার পরিবর্তন করে না কারণ পুরনো সিস্টেমটা ভেঙে গেছে। তারা পরিবর্তন করে কারণ এটা একজন মানুষের ফর্মুলা দিয়ে ধরে রাখা একটা স্প্রেডশিট, অথবা এমন একটা টুল যা কখনো বাংলাদেশ নির্দিষ্ট কমপ্লায়েন্স যোগ করেনি। সফটওয়্যারটা কঠিন অংশ না। আসল ঝুঁকি মাইগ্রেশন নিজেই, কারণ একটা খারাপভাবে করা কাটওভার মানে কেউ একজন সঠিকভাবে বেতন পাননি, আর এটা কোনো বাগ রিপোর্ট না, এটা একটা বিশ্বাসের সমস্যা।

মাঝপথে পরিবর্তন কেন খারাপভাবে হয়

সবচেয়ে সাধারণ ভুল হলো পে পিরিয়ডের মাঝপথে পেরোল সিস্টেম পরিবর্তনের চেষ্টা করা। পিরিয়ডের অর্ধেক অ্যাটেন্ডেন্স আর কর্তন পুরনো সিস্টেমে থাকে, বাকি অর্ধেক নতুনটায় যেতে হয়, আর সেটা ম্যানুয়ালি মিলিয়ে দেখা ঠিক সেই ধরনের ভুল-প্রবণ কাজ যা থেকে আপনি বাঁচতে চাইছিলেন। সবসময় কাটওভার নতুন পে পিরিয়ডের শুরুতে রাখুন, পুরনো সিস্টেমে শেষ পে-স্লিপ বন্ধ হওয়ার পরের দিন, তার আগে না।

আসলে কী মাইগ্রেট করতে হবে

অন্তত এগুলোর পরিকল্পনা করুন:

• কর্মীর মূল তথ্য: নাম, পদবি, যোগদানের তারিখ, বেতন বিতরণের জন্য ব্যাংক বা মোবাইল ওয়ালেট বিবরণ
• আগের পে-স্লিপ: অন্তত চলতি কর বছরের, যাতে কর্মীরা এখনও আগের বেতনের রেকর্ড দেখতে পারেন
• বছরের এখন পর্যন্ত হিসাব: এ বছর এখন পর্যন্ত কতটা কর কাটা হয়েছে, প্রভিডেন্ট ফান্ড অবদান, কিস্তিতে ফেরত নেওয়া কোনো ঋণ বা অগ্রিমের ব্যালেন্স
• ছুটি আর অ্যাটেন্ডেন্স ব্যালেন্স: জমে থাকা ছুটির দিন আর পরের পে রানকে প্রভাবিত করে এমন কোনো মুলতুবি নিয়মিতকরণ

বাল্ক CSV ইমপোর্ট এই ধরনের ঐতিহাসিক তথ্য হাতে আবার টাইপ না করে নতুন সিস্টেমে সরানোর প্রচলিত উপায়। যেকোনো প্ল্যাটফর্ম মূল্যায়ন করার সময় এটা আসলে সাপোর্ট করে কিনা তা আগেই নিশ্চিত করা ভালো, মাইগ্রেশনের সময় গিয়ে জানার বদলে।

কাটওভারের আগে সমান্তরাল চালান

দিনের প্রথমেই একটা নতুন পেরোল সিস্টেমকে লাইভ পে রানের দায়িত্ব দেবেন না। একটা পুরো পে সাইকেল সমান্তরালে চালান। পুরনো সিস্টেম আনুষ্ঠানিক পে-স্লিপ তৈরি করে, নতুন সিস্টেম একই ইনপুট দিয়ে পাশাপাশি চলে, আর আপনি আউটপুট লাইন বাই লাইন তুলনা করেন। এই পর্যায়ে পার্থক্য ধরা সস্তা। নতুন সিস্টেম একমাত্র রেকর্ড হয়ে যাওয়ার পর একই পার্থক্য খুঁজে পাওয়া ব্যয়বহুল, সংশোধনের কাজ আর কর্মীর বিশ্বাস দুটোর দিক থেকেই।

পেমেন্টের তথ্য ছাড়াই শুরু করা যায় এমন ট্রায়াল পিরিয়ড ঠিক এর জন্যই। এটা আপনাকে সেই সমান্তরাল সাইকেল চালাতে আর সংখ্যা মিলছে কিনা নিশ্চিত করতে দেয়, কোনো বিলিং বা প্রতিশ্রুতি শুরু হওয়ার আগে, যাচাই না করা একটা পেইড সিস্টেমে লাইভ তথ্য মাইগ্রেট করার বদলে।

কাটওভারের পর কী রাখবেন

নতুন সিস্টেম সঠিক আর লাইভ নিশ্চিত হওয়ার পর, পুরনো সিস্টেমের রেকর্ড সাথে সাথে মুছে ফেলবেন না। অন্তত একটা পুরো কর বছরের জন্য ঐতিহাসিক তথ্যে রিড-অনলি অ্যাক্সেস রাখুন, কারণ অডিট আর পুরনো বেতন নিয়ে কর্মীদের প্রশ্ন পরিবর্তনের দিনই থেমে যায় না।

Utso-র পেরোল সফটওয়্যার কোম্পানি প্রতি আলাদা ডাটাবেসে চলে, ঐতিহাসিক তথ্যের জন্য CSV ইমপোর্ট আর পেমেন্টের তথ্য ছাড়াই ২ মাসের ফ্রি ট্রায়ালসহ, তাই পরিবর্তনের সমান্তরাল-রান আর যাচাইয়ের পর্যায়ে এমন সিস্টেমের জন্য টাকা দিতে হয় না যা আপনি এখনও যাচাই করছেন।

একটা কথা