বাংলাদেশে পেরোল কীভাবে পরিচালনা করবেন

পেরোল শুনতে সহজ মনে হয়, যতক্ষণ না নিজে একবার চালাতে হয়। শুধু বেতনের অঙ্কটা বসিয়ে দেওয়ার নাম পেরোল না। এর মধ্যে আছে মূল বেতন, ভাতা, কর্তন, কর, ওভারটাইম, ছুটির হিসাব মেলানো, আর ঠিক মানুষটার হাতে ঠিক সময়ে টাকা পৌঁছে দেওয়া। সেটাও প্রতি মাসে, একটাও ভুল না করে। বাংলাদেশে পেরোল ঠিকভাবে চালাতে আসলে কী কী লাগে, সেটাই এখানে বলছি।

বেতন কাঠামো দিয়ে শুরু করুন

বেশিরভাগ কোম্পানি বেতনকে ভাগ করে নেয়: মূল বেতন, তার সঙ্গে বাড়িভাড়া, চিকিৎসা আর যাতায়াত ভাতা। এটা নিছক কাগজে সাজিয়ে লেখার ব্যাপার না। এই ভাগাভাগির ওপর করের হিসাব নির্ভর করে, কোনো কোনো ক্ষেত্রে আইনি চাঁদার হিসাবও। কাঠামোটাই যদি ভুল হয়, তাহলে এরপরের প্রতিটা পে-স্লিপই ভুল হবে।

উৎসে কর কর্তন

বাংলাদেশে মালিকদের বেতন দেওয়ার আগেই তা থেকে আয়কর কেটে রাখতে হয়, তারপর সরকারকে রিপোর্ট করে তা জমা দিতে হয়। এটা প্রতিটা পে-রানে, প্রতিটা কর্মীর জন্য, সেই বছরের জন্য প্রযোজ্য হারে, সঠিকভাবে হতে হবে। এটা ভুল হলে ঝুঁকিতে পড়ে কোম্পানি, কর্মী না।

ওভারটাইম আর হাজিরা

বেতন যদি কাজের সময়ের ওপর নির্ভর করে, তাহলে পেরোলের জন্য সঠিক হাজিরার তথ্য দরকার। এখানেই বেশিরভাগ ম্যানুয়াল পেরোল ভেঙে পড়ে। হাজিরা যদি কাগজে বা পেরোল থেকে আলাদা একটা সিস্টেমে রাখা হয়, তাহলে কাউকে প্রতি মাসে হাতে করে ঘণ্টা কপি করতে হয়, আর কপি করার ভুল বেতনের ভুলে পরিণত হয়।

ছুটি আর বেতনে তার প্রভাব

বিনা বেতনে ছুটি, জমা ছুটির বদলে টাকা নেওয়া, বা জমার চেয়ে বেশি ছুটি কাটানো, এসবই পে-স্লিপের অঙ্ক বদলে দেয়। তাই পেরোল আর ছুটির হিসাব একসঙ্গে চলা দরকার। আলাদা রাখলে প্রতি মাসে পেরোল করার আগে কাউকে বসে ছুটির খাতা মিলিয়ে দেখতে হয়।

উৎসব বোনাস

বাংলাদেশ শ্রম বিধিমালা অনুযায়ী উৎসব বোনাস দিতে হয়, যা সাধারণত ঈদের সাথে জড়িত, আর কেউ কতদিন কাজ করেছেন তার ওপর ভিত্তি করে হিসাব হয়। বছরে দুইবার, প্রতিটা কর্মীর জন্য একসাথে, হাতে করে এটা ঠিকভাবে করা ঠিক সেই ধরনের কাজ যেখানে একটা ছোট হিসাবের ভুল পুরো কর্মীবাহিনীতে ছড়িয়ে পড়ে।

মানুষের কাছে টাকা পৌঁছানো

সংখ্যাগুলো ঠিক হয়ে গেলেও, আপনাকে আসলে মানুষকে টাকা দিতে হবে। এর মানে হতে পারে ব্যাংক ট্রান্সফার, বা যাদের ব্যাংক অ্যাকাউন্ট নেই তাদের জন্য মোবাইল ফাইন্যান্সিয়াল সার্ভিস। যেভাবেই করুন, কাকে কত টাকা কখন দেওয়া হয়েছে তার একটা পরিষ্কার রেকর্ড দরকার।

ম্যানুয়াল পেরোল আসলে কোথায় ভেঙে পড়ে

১০ জন কর্মী হলে সামলে নেওয়া যায়। ৫০ জন হলে কারো না কারো কয়েকটা দিন এতেই চলে যায়, আর কোথাও না কোথাও একটা ছোট ভুল থেকেই যায়।

টিম যত বড় হয়, পেরোলের ভুল আগেভাগে ধরার অভ্যাস ততই বেশি জরুরি হয়ে ওঠে।

এই একঘেয়ে, ভুল হওয়ার মতো কাজটাই Utso-র মতো সফটওয়্যার করার জন্য বানানো। বেতন কাঠামো, উৎসে কর কর্তন, ওভারটাইম আর ছুটির কর্তন, সবকিছুর হিসাব প্রতি মাসে একই নিয়মে নির্ভুলভাবে হয়ে যায়। তাতে মাসের যে কটা দিন সবাই পেরোলের ভয়ে থাকেন, সেই ভয়টা আর থাকে না। বিস্তারিত আছে পেরোল সফটওয়্যার পেজে। আর পেরোলের বেশিরভাগ ভুলের শুরু হয় তার আগের ধাপে, তাই ঘণ্টার হিসাব কোথা থেকে আসে তা দেখা যায় হাজিরা ব্যবস্থাপনা পেজে।

আরেকটা কথা