বাংলাদেশে কর্মীর হাজিরা সিস্টেম: অপশনগুলোর তুলনা

প্রক্সি হাজিরা ও একজনের বদলে আরেকজনের সই বন্ধ করে

কাগজের রেজিস্টারে যে কেউ যে কারো হয়ে সই করতে পারে, আর দেরি করে আসা কোনো সহকর্মীর হয়ে আরেকজন সই করে দেওয়াটা যেকোনো কর্মক্ষেত্রের সবচেয়ে পুরনো আর সবচেয়ে প্রচলিত এক ধরনের হাজিরা জালিয়াতি, বাংলাদেশেও, অন্য যেকোনো জায়গার মতোই। এটাকে বড় সমস্যা হিসেবে খুব একটা ধরাই হয় না, কারণ ঘটে যাওয়ার পর এটা প্রমাণ করা কঠিন। ফিঙ্গারপ্রিন্ট, ফেস স্ক্যান, বা এমন কোনো কার্ড যা ঠিক একজন মানুষকেই চিহ্নিত করে, তার সাথে হাজিরা যুক্ত থাকলে এই অস্পষ্টতা থাকে না, কারণ রেকর্ডটা তখন সেই মানুষটার সাথে যুক্ত যে সত্যিই সেখানে উপস্থিত ছিল, কলম হাতে থাকা বা শেয়ার করা লগইন জানা কারো সাথে না। একসাথে অনেকগুলো শিফট চলা কারখানা বা রিটেইল চেইনে, যেখানে একজন সুপারভাইজারের পক্ষে প্রতিটা প্রবেশপথে নজর রাখা সম্ভব না, এই একটা কারণই কাগজ ছেড়ে দেওয়ার জন্য যথেষ্ট হয়ে ওঠে।

পেরোলের ইনপুট আরও নির্ভুল করে তোলে

হাজিরা যখন ডিজিটালি রেকর্ড হয়, তখন পেরোলের জন্য দরকারি উপস্থিতির দিন, দেরিতে আসা, আর ওভারটাইমের ঘণ্টা তথ্য হিসেবেই সরাসরি চলে আসে, মাস শেষে রেজিস্টার বা স্প্রেডশিট থেকে হাতে টাইপ করে তোলার দরকার পড়ে না। এক জায়গা থেকে আরেক জায়গায় সংখ্যা হাতে বসানোর প্রতিটা ধাপ একটা সুযোগ তৈরি করে, যেখানে কারো বেতন স্লিপে ভুল সংখ্যা বসে যেতে পারে, আর পেরোলের এই ধরনের ভুলই আসলে কর্মী আর এইচআর বিভাগের মধ্যে চুপিসারে বিশ্বাস কমিয়ে দেয়, টাকার অঙ্কটা ছোট হলেও। মাত্র ত্রিশ বা চল্লিশজন কর্মীর হাজিরা হাতে করে পেরোলে তোলা একটা ব্যবসাও প্রতি মাসের প্রতিটা পে সাইকেলে এই ঝুঁকিটা বহুবার নিচ্ছে, কেউ খেয়াল করুক বা না করুক। বাংলাদেশে পেরোল কীভাবে সামলাবেন তার বাকিটা নিয়ে আলাদা লেখা আছে, আর সেই পুরো হিসাবটা শুরুই হয় হাজিরার তথ্য কতটা নির্ভুল তা দিয়ে।

দায়বদ্ধতার একটা নির্ভরযোগ্য প্রমাণ তৈরি করে

টাইম-স্ট্যাম্প করা একটা ডিজিটাল রেকর্ড এমন একটা সইয়ের চেয়ে অনেক বেশি নির্ভরযোগ্য যেটা পরে বসানো যায়, বা এমন একটা স্প্রেডশিট সেলের চেয়ে ভালো যেটা কোনো চিহ্ন না রেখেই চুপচাপ বদলে ফেলা যায়। এটা দুটো ভিন্ন পরিস্থিতিতে গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে, যেগুলো প্রায় প্রতিটা বাড়তে থাকা ব্যবসাতেই একসময় সামনে আসে: কোনো কর্মী তার হাজিরার সাথে যুক্ত একটা কর্তনের ব্যাপারে আপত্তি তুললে, আর কোনো শ্রম পরিদর্শন বা বাইরের অডিটে আসলে কত ঘণ্টা কাজ হয়েছে তার প্রমাণ চাইলে। বাংলাদেশের শ্রম আইন এমনিতেই নিয়োগকর্তার কাছে হাজিরা আর কাজের ঘণ্টার রেকর্ড রাখা প্রত্যাশা করে, আর এমন একটা সিস্টেম যেটা প্রতিটা এন্ট্রি নিজে থেকেই টাইম-স্ট্যাম্প করে রাখে, সেটা এমন একটা রেজিস্টারের চেয়ে অনেক বেশি নির্ভরযোগ্য উপায়, যেটা কলম হাতে থাকা যে কেউ পরে বদলে দিতে পারে।

এক জায়গা থেকেই একাধিক শাখার হিসাব দেখা যায়

একাধিক শাখা চালানো কোনো ব্যবসা প্রতিটা শাখায় সশরীরে গিয়ে কে এসেছে তা জানার উপর নির্ভর করতে পারে না। একটা ভালো হাজিরা সিস্টেম প্রতিটা শাখার রেকর্ড এক জায়গায় নিয়ে আসে, তাই ঢাকায় বসে থাকা কোনো মালিক বা এইচআর ম্যানেজার সেদিন সকালেই চট্টগ্রাম বা সিলেটের একটা শাখার হাজিরা দেখতে পারেন, তিন সপ্তাহ পরে কেউ একটা ফাইল মেইল করলে বা প্রিন্ট করা কাগজ কুরিয়ারে এসে পৌঁছালে তখন না। বিশেষ করে রিটেইল চেইন আর একাধিক শাখাযুক্ত সার্ভিস ব্যবসার ক্ষেত্রে, একটা সিস্টেম যেটা ঠিকমতো কাজ করে আর একটা সিস্টেম যেটা দ্বিতীয় শাখার পরই চুপচাপ থেমে যায়, এই দুইয়ের মধ্যে সবচেয়ে বড় ফারাকটা প্রায়ই এখানেই তৈরি হয়।

প্রতি মাসে হাতে মেলানোর অনেকটা সময় বাঁচায়

এখনো ম্যানুয়ালি হাজিরা রাখা বেশিরভাগ ব্যবসায়, কাউকে না কাউকে প্রতিটা শাখার মেশিন বা রেজিস্টারের কাছে গিয়ে তথ্য এক্সপোর্ট বা কপি করে, সেটা হাতে করে পেরোল স্প্রেডশিটে তুলতে হয়। এটা এমন একটা কাজ যেটা প্রতি মাসে বিনা ব্যতিক্রমে ফিরে আসে, আর কর্মী আর শাখার সংখ্যার সাথে সাথে সময়টাও সরাসরি বেড়ে চলে। এই ধাপটা স্বয়ংক্রিয় করলে শুধু সময়ই বাঁচে না, মাস শেষের এমন একগুচ্ছ কাজ পুরোপুরি সরে যায় যেগুলো নিজে থেকে কোনো বাড়তি মূল্য তৈরি করে না, আর যিনি এই কাজটা করছিলেন তিনি সেই সময়টা এমন কিছুতে দিতে পারেন যেখানে সত্যিকারের মানুষের বিচার-বুদ্ধি দরকার, শুধু তথ্য বসানো না।

মাস শেষের চমক সরিয়ে রিয়েল-টাইম দৃশ্যমানতা আনে

ম্যানুয়াল প্রক্রিয়ায় হাজিরার সমস্যা সাধারণত তখনই সামনে আসে যখন পেরোল করা হচ্ছে, তার মানে দেরিতে আসা, আগে চলে যাওয়া, বা অনুপস্থিতির একটা প্যাটার্ন সপ্তাহের পর সপ্তাহ চলতে থাকতে পারে, ম্যানেজমেন্টের কেউ খেয়ালই করার আগে। একটা সিস্টেম যেটা ঘটার সাথে সাথেই হাজিরা রেকর্ড করে, তা একজন ম্যানেজারকে আজকের আসল ছবিটা আজই দেখায়, যখন এটা নিয়ে কথা বলার, শিফটের রোস্টার ঠিক করার, বা কোনো জনবল সংকট বড় সমস্যা হয়ে ওঠার আগেই ধরার সময় থাকে। কোনো একটা বিভাগ তিন সপ্তাহ ধরে জনবল সংকটে ভুগছে, এই তথ্যটা মাস শেষে গিয়ে জানতে পারা আসলে অনেক দামি এক উপায় সেটা জানার।

ওভারটাইম ও দেরিতে আসার হিসাব আরও নির্ভুল করে

হাতে লেখা রেজিস্টার থেকে হিসাব করা ওভারটাইম সাধারণত সবচেয়ে কাছাকাছি সুবিধাজনক সংখ্যায় গোল করে নেওয়া হয়, কারণ কাগজে কেউ মিনিট ধরে আসা-যাওয়ার হিসাব রাখে না। ডিজিটাল টাইম-স্ট্যাম্প ওভারটাইম আর দেরিতে আসার হিসাবকে সত্যিকার অর্থেই নির্ভুল করে তোলে, আর এটা একসাথে দুইভাবে গুরুত্বপূর্ণ: কর্মীরা যে সময় সত্যিই কাজ করেছেন তার জন্য ঠিকমতো বেতন পান, আর ব্যবসাটা বাংলাদেশের শ্রম আইনের কর্মঘণ্টা আর ওভারটাইম সংক্রান্ত নিয়মের দিক থেকেও বেশি নিরাপদ থাকে, যেখানে ধরে নেওয়া হয় রেকর্ড আসলেই আছে আর নির্ভুল, পরে আন্দাজ করা না। এটা কারখানার মেঝেতে ঘন ঘন ঘটা এক ধরনের ঘর্ষণও কমায়, যেখানে কয়েক মিনিটের বিতর্কিত ওভারটাইম কয়েক ডজন কর্মীর হিসাবে গুণ হয়ে যতটা দেখায় তার চেয়ে অনেক বড় অঙ্ক আর অনেক বড় বিরক্তির কারণ হয়ে দাঁড়ায়। বাংলাদেশে ওভারটাইমের হিসাব কীভাবে করবেন তার বিস্তারিত আলাদাভাবে আছে, আর সেই হিসাবটা পুরোপুরি নির্ভর করে হাজিরার তথ্য কতটা নির্ভুল তার ওপর।

কর্মী ও এইচআরের মধ্যে ঝামেলা কমায়

সিস্টেম নিজে থেকে তৈরি করা একটা রেকর্ড দুই পক্ষের কাছেই হাতে রাখা রেজিস্টারের চেয়ে বেশি নিরপেক্ষ বলে গণ্য হয়, কারণ কোনো একজন নির্দিষ্ট মানুষকে দেখিয়ে বলা যায় না যে তিনিই একে একভাবে লিখেছেন। এতে “আমি তো ছিলাম, শুধু লেখা হয়নি” ধরনের যুক্তিগুলো অনেকটাই কমে যায়, যেগুলো নাহলে প্রতি মাসে এইচআরের টেবিলে এসে পড়ে, আর যাচাই করে মেটাতে আসল সময় চলে যায়, বেশিরভাগ সময় কোনো পরিষ্কার উত্তর ছাড়াই। এই ধরনের ঝামেলা কম হওয়া মানে এইচআর এমন কিছুতে কম সময় দিচ্ছে যেটা শুরু থেকেই একটা স্থির সত্য হওয়ার কথা ছিল, আর বেশি সময় দিচ্ছে এমন কাজে যা সত্যিই ব্যবসাকে সামনে এগিয়ে নেয়।

জনবল না বাড়িয়েও ব্যবসার সাথে সাথে বাড়তে পারে

কাগজ বা স্প্রেডশিট ঘিরে গড়ে ওঠা হাজিরা প্রক্রিয়া কোম্পানি বাড়ার সাথে সাথে ধাপে ধাপে কঠিন হয়ে ওঠে, কারণ প্রতিটা নতুন কর্মী আর প্রতিটা নতুন শাখা একই ম্যানুয়াল কাজের সাথে যুক্ত হতে থাকে। একটা শাখায় বিশজন কর্মী হাতে সামলানো যায়, খুব একটা চাপ ছাড়াই।

পাঁচটা শাখা জুড়ে দেড়শো কর্মী ম্যানুয়ালি সামলানো প্রায় একজন মানুষের পুরো সময়ের কাজ হয়ে দাঁড়ায়, আর এই কাজটা সাধারণত গিয়ে পড়ে এইচআর বিভাগে যার হাতে সবচেয়ে কম সময় বাঁচে তার উপর।

একটা ভালো সিস্টেম দুটো পরিস্থিতিই মূলত একইভাবে সামলায়, কোম্পানি বাড়ার সাথে সাথে শুধু হাজিরা সামলানোর জন্যই নতুন কাউকে নিয়োগ না দিয়েই।

মিশ্র কর্মীবাহিনীতেও একটাই নীতিতে কাজ করে

কারখানার মেঝের কর্মী, অফিসের কর্মী, আর রিমোট বা মাঠপর্যায়ের কর্মী, এদের সবার জন্য হাজিরা রাখার একটাই পদ্ধতি খুব কমই মানানসই হয়। প্রোডাকশন শিফটে সঠিক মানুষটাই মেঝেতে ছিলেন কিনা তার সশরীরে যাচাই দরকার, অফিসের একটা পদে সাধারণত অতটা কড়াকড়ি লাগে না, আর একজন ফিল্ড সেলস কর্মী কাজের সময় কোনো ডিভাইসের ধারেকাছেই থাকেন না। একটা ভালো হাজিরা সিস্টেম একসাথে একাধিক যাচাইয়ের পদ্ধতি সমর্থন করে, কারখানার জন্য বায়োমেট্রিক, অফিসের জন্য সহজ একটা টাইমার, মাঠপর্যায়ের জন্য আবার আলাদা কিছু, তারপরও সবকিছু একটাই ধারাবাহিক নীতি আর একটাই পেরোল প্রক্রিয়ায় নিয়ে আসে, দুই বা তিনটা আলাদা সিস্টেম চালানোর বদলে যেগুলো মাস শেষে কখনোই একে অপরের সাথে পুরোপুরি মেলে না। নির্দিষ্ট কোন অপশনটা কোন ব্যবসার জন্য মানানসই, ঠিক সেটাই নিচের তুলনায় দেখা যাক।