বাংলাদেশের বাড়ন্ত কোম্পানিতে বেশিরভাগ সিদ্ধান্ত হয় অনুমানের ওপর ভিত্তি করে। মালিক ডেটায় বিশ্বাস করেন না তা না — সমস্যা হলো, একটা সংখ্যা বের করতে গেলে সাধারণত কাউকে কাজ থামিয়ে একটা স্প্রেডশিট বানাতে হয়, আর সেটা তৈরি হওয়ার আগেই সিদ্ধান্তটা ডেটা ছাড়াই নেওয়া হয়ে যায়।
“ডেটা দেখে সিদ্ধান্ত” মানে বিআই ড্যাশবোর্ড না
২০-১৫০ জন কর্মীর কোম্পানির জন্য ডেটা-নির্ভর হওয়া মানে অ্যানালিস্ট নিয়োগ করা বা বিজনেস ইন্টেলিজেন্স টুল কেনা না। এটা আসলে তিনটা ছোট বিষয়:
- ডেটা আগে থেকেই কোথাও আছে। হাজিরা রেকর্ড হয়েছে। ছুটি অনুমোদন হয়েছে। খরচ সাইন অফ হয়েছে। সত্যিকার অর্থে ডেটা হারিয়ে যাওয়ার ঘটনা কম, বেশিরভাগ সময় সেটা যে সিস্টেম রেকর্ড করেছে তার ভেতরেই আটকে থাকে।
- যার দরকার তিনি না চাইতেই দেখতে পারেন। কোনো সংখ্যা দেখতে হলে যদি এইচআরকে মেসেজ দিয়ে অপেক্ষা করতে হয়, তাহলে দৈনন্দিন সিদ্ধান্তের জন্য সেই সংখ্যাটা কার্যত নেইই।
- সেটা এখনকার, গত মাসের এক্সপোর্ট না। মাসে একবার বানানো স্প্রেডশিট বলে এক মাস আগে কী সত্যি ছিল। লাইভ সংখ্যা বলে এখন কী সত্যি, আর সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে এই দ্বিতীয়টাই কাজে লাগে, পরে না।
বেশিরভাগ ছোট কোম্পানি দ্বিতীয় আর তৃতীয় পয়েন্টে আটকে যায়, প্রথমটায় না।
দৈনন্দিন যে সংখ্যাগুলো দেখা দরকার
চল্লিশটা মেট্রিকের ড্যাশবোর্ড দরকার নেই। নিয়মিত চোখ রাখলে সংকট হয়ে দেখা দেওয়ার আগেই ধরা পড়ে এমন কয়েকটা সংখ্যা:
- বিভাগ অনুযায়ী হাজিরা। কোনো টিমে অনুপস্থিতি বেড়ে গেলে সেটা টের পাওয়া যায় সুপারভাইজার অভিযোগ করলে, হার আসলে বাড়ার সময় না।
- ছুটির ব্যালেন্স। কর্মী নিজে ব্যালেন্স দেখতে না পারলে “আমার কত ছুটি বাকি” প্রশ্নটা প্রতিবার এইচআরের কাজে বাধা হয়ে দাঁড়ায়, আর সময়ের সাথে এইচআরের হিসাব আর কর্মীর নিজের হিসাব চুপচাপ আলাদা হয়ে যায়।
- বাজেট, রিয়েল টাইমে। বাজেট বেশি খরচ হয়ে গেছে এটা সাধারণত মাসের শেষে ধরা পড়ে, ততক্ষণে খরচের প্রতিশ্রুতি দেওয়া হয়ে গেছে। কাজের সংখ্যাটা দরকার পরের খরচ অনুমোদনের আগে, পরে না।
- কাজের বণ্টন, শুধু সম্পন্ন হওয়া না। টাস্ক লিস্ট বলে কোনটা শেষ। এটা বলে না যে টিমের একজন চুপচাপ তিন-চতুর্থাংশ কাজ একাই বহন করছেন, যেটা তখনই চোখে পড়ে যখন সেই মানুষটা ছুটিতে যান আর সব কিছু ধীর হয়ে যায়।
- রিভিউ সাইকেল আসলেই শেষ হয়েছে কিনা। পারফরম্যান্স রেটিং তখনই অর্থবহ যখন পুরো সাইকেল শেষ হয়েছে। তিন ভাগের এক ভাগ ম্যানেজার যদি রিভিউ জমাই না দেন, তাহলে “গড় রেটিং” আসলে শুধু যারা কাগজপত্র ঠিকঠাক জমা দিয়েছেন তাদের বর্ণনা করছে।
স্প্রেডশিট পদ্ধতি যেখানে ভেঙে পড়ে
মাসিক রিপোর্টিং স্প্রেডশিট ঠিকঠাক চলে যতক্ষণ না যিনি বানিয়েছেন তিনি ছুটিতে যান, ভুলবশত একটা ফর্মুলা বদলে ফেলেন, বা কোম্পানি ছেড়ে দেন — তারপর যিনি সেটার দায়িত্ব পান তিনি সহ আর কেউ সংখ্যাগুলোতে পুরোপুরি ভরসা করতে পারেন না।
“এটা আরও ভালোভাবে ট্র্যাক করা দরকার” ধরনের কথোপকথনের পেছনে সাধারণত এই একই কারণ থাকে: ডেটা পুরো সময় ধরেই ছিল, কিন্তু রেকর্ড থেকে সিদ্ধান্ত পর্যন্ত পথটা চলত একজন মানুষের হাতে-করা প্রক্রিয়ার ভেতর দিয়ে, আর হাতে-করা প্রক্রিয়ায় একটাই দুর্বল বিন্দু থাকে।
একটা সিস্টেম না, তিনটা সংখ্যা দিয়ে শুরু করুন
পুরো কোম্পানির রিপোর্টিং একবারে সমাধান করতে হবে না। এমন তিনটা সংখ্যা বেছে নিন যেগুলো বদলে গেলে সত্যিই একটা সিদ্ধান্ত বদলে যাবে — শুধু আগ্রহজনক না, কাজে লাগার মতো — আর নিশ্চিত করুন যার দরকার তিনি কাউকে না জিজ্ঞেস করেই সেটা দেখতে পারেন। সবচেয়ে বেশি টার্নওভার-ঝুঁকির টিমের হাজিরার হার। যে বিভাগ সবসময় বাজেটের কিনারায় থাকে তার বাকি বাজেট। যে টিম ছয় মাস ধরে “ঠিকই আছে” বলে চলছে তার কাজের বণ্টন।
এই তিনটা আসলেই কাজ করা শুরু করলে বাকিগুলো যোগ করা সহজ হয়ে যায়।
এই কারণেই Utso রিপোর্টিংকে আলাদা করে বসানো কোনো প্রোডাক্ট না বানিয়ে, আপনি যেসব মডিউল এমনিতেই ব্যবহার করেন তার সাথেই দেয়: হাজিরা ড্যাশবোর্ড, লাইভ ছুটির ব্যালেন্স, রিয়েল-টাইম বাজেট ট্র্যাকিং, কাজের বণ্টন বিশ্লেষণ, আর পারফরম্যান্স সাইকেল কতটা শেষ হয়েছে — সবই প্ল্যাটফর্মের একই রেকর্ড থেকে আসে। বর্তমানে ঠিক কী কী পাওয়া যায় তার বিস্তারিত আছে এইচআর অ্যানালিটিক্স পেজে।
এই লেখাটা নিয়মিত জিজ্ঞেস করার মতো প্রশ্নগুলো নিয়ে, কোনো নির্দিষ্ট ফিচার তালিকা না। Utso এখন ঠিক কী কী রিপোর্ট করে তা উপরের এইচআর অ্যানালিটিক্স পেজে লেখা আছে — ধরে না নিয়ে সেখানে গিয়ে বর্তমান তালিকাটা দেখে নেবেন।