বেশিরভাগ বাংলাদেশি বি২বি ব্যবসার একটা সেলস প্রক্রিয়া আছে, লিখে না রাখলেও — কে সত্যিকার প্রসপেক্ট, কে শুধু দেখছেন, আর কে বন্ধ হওয়ার কাছাকাছি, তার একটা মোটামুটি ধারণা। পাইপলাইন আসলে সেই একই প্রক্রিয়া, শুধু এতটা দৃশ্যমান করা যে কেউ একটা বিবরণ ভুলে গেলে, ছুটিতে গেলে, বা কোম্পানি ছেড়ে দিলেও সেটা টিকে থাকে।
সফটওয়্যার না, স্টেজ দিয়ে শুরু করুন
পাইপলাইন মানে এমন কয়েকটা ধাপ যার মধ্য দিয়ে একটা ডিল এগোয়, প্রতিটা আগেরটার চেয়ে বেশি নিশ্চিত। কাজ করার মতো একটা কাঠামো এরকম:
- নতুন লিড — কেউ আগ্রহ দেখিয়েছেন, এখনো কিছু যাচাই হয়নি
- যোগাযোগ হয়েছে — সত্যিই তাঁর সাথে কথা হয়েছে
- কোয়ালিফাইড — তাঁর আসল দরকার, বাজেট, আর কেনার সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষমতা আছে
- প্রস্তাব — তিনি আপনার দাম বা অফার দেখেছেন
- আলোচনা — খুঁটিনাটি ঠিক করা হচ্ছে
- জিতেছে বা হারিয়েছে — যেভাবেই হোক, শেষ
স্টেজের নাম যা-ই হোক, আসল কথা হলো সবাই একই সেট একইভাবে ব্যবহার করছেন কিনা। পাইপলাইন সবচেয়ে বেশি ভেঙে পড়ে স্টেজ কম থাকার কারণে না — প্রতিটা সেলসকর্মী নিজের মতো করে “কোয়ালিফাইড” মানে ঠিক করার কারণে, ফলে কে জিজ্ঞেস করছেন তার ওপর ভিত্তি করে একই শব্দ সম্পূর্ণ ভিন্ন ধরনের ডিল বোঝায়।
“কোয়ালিফাইড” মানে একটা সংজ্ঞা দরকার, অনুভূতি না
এই স্টেজেই বেশিরভাগ পাইপলাইন ভুল করে। “কোয়ালিফাইড” মানে যদি শুধু “সম্ভাবনাময় মনে হচ্ছে” হয়, তাহলে সেটা স্টেজ না, মতামত। একটা লিড কোয়ালিফাইড গণ্য হওয়ার আগে আসলে কী সত্যি হতে হবে তা লিখে রাখুন — আসল বাজেট, কথোপকথনে একজন সিদ্ধান্ত-গ্রহণকারী, একটা সত্যিকার দরকার যা আপনি মেটাতে পারেন — আর সবাইকে একই মানদণ্ডে রাখুন। নইলে পাইপলাইনের রিপোর্ট সুস্থ দেখাবে অথচ অর্ধেক “কোয়ালিফাইড” ডিল কখনোই বন্ধ হওয়ার কথাই ছিল না।
ফলো-আপ সমস্যা
ফলো-আপের অভ্যাস ছাড়া একটা পাইপলাইন আসলে ধীরে ধীরে ঠান্ডা হয়ে যাওয়া ডিলের একটা তালিকা মাত্র। স্টেজ বলে ডিলটা কোথায় আছে। এটা বলে না কে ফিরে কল করতে ভুলে গেছেন।
বাংলাদেশের বি২বি সেলসে ডিল আটকে যায় সেই একই কারণে যা সব জায়গায় হয়: কেউ ফলো-আপ করার কথা ভাবেন, ব্যস্ত হয়ে যান, আর যখন মনে পড়ে ততক্ষণে প্রসপেক্ট সরে গেছেন বা চুপ হয়ে গেছেন। এর সমাধান শৃঙ্খলা না — পরের পদক্ষেপটা এমনভাবে দৃশ্যমান রাখা যাতে কাউকে মনে করে চেক করতে না হয়। সক্রিয় স্টেজে থাকা প্রতিটা ডিলের একটা পরের পদক্ষেপ আর তারিখ থাকা উচিত, আর এক নজরে বোঝা উচিত কোন ডিলগুলো চুপ হয়ে গেছে।
কী লগ করবেন, আর কেন এটা মনে হওয়ার চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ
প্রতিটা কল, হোয়াটসঅ্যাপ মেসেজ, মিটিং, আর নোট সংশ্লিষ্ট ডিলের সাথে থাকা উচিত, কারো ব্যক্তিগত নোট অ্যাপে না। এটা সবচেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ হয় যখন একটা ডিল হাতবদল হয় — নতুন সেলসকর্মী, একজন ম্যানেজার এগিয়ে আসেন, ছুটিতে থাকা সহকর্মীর হয়ে কেউ কাজ চালান — কারণ এর বিকল্প হলো স্মৃতি থেকে সম্পর্কটা নতুন করে শুরু করা, যা গ্রাহকের কাছে “তাঁরা জানেনই না আমি কে” বলে মনে হয়।
বাংলাদেশি বি২বির ক্ষেত্রে বিশেষভাবে, যে যোগাযোগের তথ্যগুলো পরে যোগ করার বদলে শুরু থেকেই মূল ফিল্ড হিসেবে রাখা দরকার: হোয়াটসঅ্যাপ নম্বর (প্রায়ই ইমেইল না, এটাই আসল চ্যানেল যেখানে ডিল হয়), আর পছন্দের যোগাযোগ মাধ্যম। যে সিআরএমে হোয়াটসঅ্যাপের জন্য আসল ফিল্ড নেই, সেটা আপনার টিমকে সেই তথ্য অন্য কোথাও রাখতে বাধ্য করছে, যা একটা সিস্টেম রাখার পুরো উদ্দেশ্যটাই নষ্ট করে দেয়।
অনুমান না করে পূর্বাভাস
ডিলগুলো একটা নির্দিষ্ট পাইপলাইনে থাকলে রাজস্ব পূর্বাভাস আর অনুমান-নির্ভর থাকে না। আলোচনা স্টেজে থাকা একটা ডিল নতুন লিডের চেয়ে বন্ধ হওয়ার সম্ভাবনা বেশি — একটা পাইপলাইনকে স্টেজ অনুযায়ী গুরুত্ব দেওয়ার পুরো যুক্তিটাই এটা। এর জন্য জটিল কোনো মডেল দরকার নেই, “কোন স্টেজে কতটা আছে, আর কোন স্টেজ বন্ধ হওয়ার সম্ভাবনা কতটা” এই মোটামুটি ধারণাটাই কোনো দৃশ্যমানতা না থাকার চেয়ে ভালো।
Utso-র সিআরএম ঠিক এই কাঠামোর ওপর তৈরি — নতুন লিড থেকে জিতেছে বা হারিয়েছে পর্যন্ত ৭টা স্টেজের পাইপলাইন, প্রতিটা ডিলের সাথে একটা অ্যাক্টিভিটি লগ, আর হোয়াটসঅ্যাপ, জেলা/থানার মতো বাংলাদেশ-নির্দিষ্ট ফিল্ড শুরু থেকেই তৈরি, পরে যোগ করা না। বিস্তারিত আছে সিআরএম সফটওয়্যার বাংলাদেশ পেজে, আর সিআরএম আদৌ দরকার কিনা এখনো ঠিক না করে থাকলে, প্রথমে এই সৎ উত্তরটা দেখে নিন।
এই লেখাটা পাইপলাইনের কাঠামো আর প্রক্রিয়া নিয়ে, সিআরএমের প্রতিটা ফিচারের বিবরণ না। বর্তমান, সঠিক ফিচার তালিকার জন্য উপরের সিআরএম সফটওয়্যার পেজ দেখুন।