বাংলাদেশের বেশিরভাগ ছোট ব্যবসার কোনো লিখিত এইচআর নীতি নেই। তাদের একটা অলিখিত নীতি আছে, যা গত কয়েক বছরে মালিক যা যা মুহূর্তে সিদ্ধান্ত নিয়েছেন তা দিয়ে তৈরি। এটা ঠিকঠাক চলে যতক্ষণ না দুজন কর্মীকে একই পরিস্থিতিতে আলাদাভাবে আচরণ করা হয় আর কেউ তা লক্ষ্য করে। একটা আসল এইচআর নীতি নথিতে কী কী থাকা উচিত তা এখানে দেওয়া হলো।
একটা লিখিত নীতি মনে হওয়ার চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ কেন
এইচআর নীতি শুধু নিজের জন্যই কাগজপত্র না। এটাই একজন ম্যানেজারকে প্রতিবার মালিকের সাথে চেক না করেই সামঞ্জস্যপূর্ণভাবে একটা প্রশ্নের উত্তর দিতে দেয়, আর এটাই পরে কোনো সিদ্ধান্ত প্রশ্নবিদ্ধ হলে কোম্পানিকে রক্ষা করে। এটা না থাকলে, প্রতিটা এইচআর সিদ্ধান্ত নতুন করে নেওয়া হয়, মানে সেদিন কে উত্তর দিচ্ছে তার ওপর নির্ভর করে একই রকম পরিস্থিতি নিঃশব্দে ভিন্নভাবে সামলানো হয়।
একটা আসল নীতিতে যেসব অংশ দরকার
একটা কার্যকর এইচআর নীতি নথিতে সাধারণত অন্তত এই ক্ষেত্রগুলো থাকে:
- কাজের সময়, হাজিরার প্রত্যাশা, আর ওভারটাইমের নিয়ম
- ছুটির ধরন, কীভাবে তা জমা হয়, আর অনুমোদনের প্রক্রিয়া
- আচরণবিধি আর কী শৃঙ্খলাজনিত সমস্যা হিসেবে গণ্য হয়
- শৃঙ্খলামূলক ব্যবস্থা আর সতর্কতা আসলে কীভাবে কাজ করে, ধাপে ধাপে
- চাকরি অবসান আর পদত্যাগের প্রক্রিয়া, নোটিশ পিরিয়ডসহ
- ক্ষতিপূরণের মৌলিক বিষয়, বেতন পর্যালোচনা কখন ও কীভাবে হয় তাসহ
- হয়রানিবিরোধী নীতি আর অভিযোগ কীভাবে সামলানো হয়
সহজ পরিস্থিতির জন্য না, ব্যতিক্রমী পরিস্থিতির জন্য এটা লিখুন
বেশিরভাগ এইচআর নীতি স্বাভাবিক, সহজ পরিস্থিতির জন্য লেখা সহজ। একটা লিখিত নীতির আসল মূল্য দেখা যায় ব্যতিক্রমী পরিস্থিতিতে। কেউ যদি বারবার দেরি করে কিন্তু কখনো টেকনিক্যালি অনুপস্থিত না হয়, তাহলে কী হয়? একজন ম্যানেজার যদি তখনই কাউকে বরখাস্ত করতে চান, তাহলে কী হয়? শুধু সাধারণ পরিস্থিতি কাভার করা একটা নীতি আসলে আপনাকে রক্ষা করে না যখন কোনো জটিল কিছু ঘটে, যা ঠিক তখনই যখন এটা সবচেয়ে বেশি দরকার।
শ্রম আইনের সাথে এটা মিলিয়ে রাখুন
আপনার অভ্যন্তরীণ নীতির বাংলাদেশ শ্রম আইন আসলে যা দাবি করে তার মধ্যে থেকে কাজ করা দরকার, তাকে এড়িয়ে না গিয়ে। নোটিশ পিরিয়ড, ছুটির অধিকার, আর চাকরি অবসানের প্রক্রিয়ার মতো বিষয়ে আইনি ন্যূনতম আছে, আর একটা অভ্যন্তরীণ নীতি যা নিঃশব্দে সেই ন্যূনতমের চেয়ে কম, তা একটা সুবিধা না, একটা দায়। সন্দেহ হলে, আইনি ন্যূনতমের যতটা কাছাকাছি যাওয়া যায় তা পরীক্ষা করার বদলে, তার সমান বা তার চেয়ে বেশি নীতি লিখুন।
কেউ পড়ে না এমন নীতি আসলে কোনো নীতিই না
একটা লিখিত এইচআর নীতি যা এমন একটা ফোল্ডারে থাকে যা কেউ খোলে না, তা আসলে কাউকে রক্ষা করে না। নতুন কর্মীদের অনবোর্ডিংয়ের সময় এটা দেখানো উচিত, আর ম্যানেজারদের সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় এটা আসলেই রেফারেন্স হিসেবে ব্যবহার করা উচিত, লিখে ভুলে যাওয়া না। একজন ম্যানেজার যদি স্মৃতি থেকে আপনার ছুটির নীতির মোটামুটি রূপ বলতে না পারেন, তাহলে নথিটা এখনো তার কাজ করেনি।
বড় হওয়ার সাথে সাথে এটা কেন কঠিন হয়ে যায়
একজন একক মালিক ১০ জন কর্মীর ক্ষেত্রে একটা অলিখিত নীতি সামঞ্জস্যপূর্ণভাবে কার্যকর করতে পারেন কারণ তিনি প্রতিটা সিদ্ধান্তে ব্যক্তিগতভাবে জড়িত। ৫০ বা ১০০ জনে, ভিন্ন ভিন্ন ম্যানেজার স্বাধীনভাবে এইচআর সিদ্ধান্ত নিচ্ছেন, আর একটা লিখিত রেফারেন্স ছাড়া, সামঞ্জস্য নিঃশব্দে ভেঙে পড়ে। এটাই ঠিক সেই বিন্দু যেখানে একটা লিখিত নীতি ঐচ্ছিক থাকে না।
এই ধরনের প্ল্যাটফর্ম Utso এখানেও সাহায্য করে, আপনার হয়ে নীতি লিখে না, বরং আপনার আসল নিয়মগুলোকে, ছুটি জমা হওয়া, অনুমোদনের ধাপ, নোটিশ পিরিয়ড, সিস্টেমের ভেতরেই এনকোড করে, তাই নীতিটা শুধু একটা ফোল্ডারে বসে থাকা নথি না, বরং এমন কিছু যা সফটওয়্যার প্রতিদিন আসলেই কার্যকর করে।
আরেকটা কথা
এই লেখাটা নিজের এইচআর নীতি তৈরির একটা শুরুর কাঠামো, সরাসরি কপি করার মতো আইনি টেমপ্লেট না। আপনার নীতি সবসময় বর্তমান বাংলাদেশ শ্রম আইনের সাথে চেক করুন, আর আনুষ্ঠানিকভাবে গ্রহণ করার পরিকল্পনা করা যেকোনো কিছু একজন শ্রম আইনজীবীকে দিয়ে পর্যালোচনা করানোর কথা ভাবুন।