বাংলাদেশে কর্মীর হাজিরা সিস্টেম: অপশনগুলোর তুলনা

বাংলাদেশে প্রতিটা ক্রমবর্ধমান ব্যবসা একটা সময় একই প্রশ্ন করে। আমরা আসলে কীভাবে ট্র্যাক করব কে কখন এসেছে? উত্তরটা সাধারণত শুরু হয় একটা কাগজের রেজিস্টার দিয়ে, আর সেটা কাজ করা বন্ধ করে দেয় ঠিক যখন আপনি দ্বিতীয় একটা শাখা খোলেন। হাজিরা ট্র্যাক করার আসল অপশনগুলো, আর কোনটা আসলে কোথায় কাজ করে, তার একটা সৎ পর্যালোচনা এখানে দেওয়া হলো।

কাগজের রেজিস্টার

এখনো অনেক প্রচলিত, বিশেষ করে ছোট টিম বা কারখানার জন্য। শুরু করতে কোনো খরচ লাগে না আর সবাই আগে থেকেই জানে কীভাবে একটা পাতায় সই করতে হয়। সমস্যাটা দেখা যায় মাস শেষে, যখন কাউকে হাতে করে প্রতিটা এন্ট্রি পেরোলে নিয়ে যেতে হয়, প্রতিটা কর্মীর জন্য, আর ঠিক এখানেই দেরিতে আসা মিস হয়ে যায় আর বিরোধ শুরু হয়।

স্ট্যান্ডঅ্যালোন বায়োমেট্রিক ডিভাইস

ফিঙ্গারপ্রিন্ট বা ফেস রিকগনিশন টার্মিনাল বাংলাদেশে সত্যিই প্রচলিত, বিশেষ করে উৎপাদন আর খুচরা খাতে। হার্ডওয়্যারটা নিজে ভালোই কাজ করে। সমস্যাটা প্রায় সবসময় হয় পাঞ্চ দেওয়ার পর কী হয় তা নিয়ে। এই ডিভাইসগুলোর অনেকগুলো অফিস নেটওয়ার্ক ফায়ারওয়ালের পেছনে থাকে, যেখান থেকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে তথ্য বের করার কোনো পরিষ্কার উপায় নেই, তাই কাউকে প্রতিটা শাখার মেশিনে গিয়ে, একটা ফাইল এক্সপোর্ট করে, প্রতি মাসে হাতে করে পেরোলে দিতে হয়। একাধিক শাখা থাকলে, এটা আপনার টিমের কারো জন্য একটা আসল, বারবার করা কাজে পরিণত হয়।

ম্যানুয়াল অনলাইন টাইমার

সহজ ক্লক-ইন, ক্লক-আউট টুল রিমোট বা অফিসভিত্তিক টিমের জন্য ঠিকই কাজ করে যেখানে শারীরিকভাবে উপস্থিত থাকাটাই আসল বিষয় না। এগুলো হালকা আর চালু করা সহজ। কারখানা বা মাঠপর্যায়ের টিমের জন্য এগুলো কিছুই সমাধান করে না, যেখানে শারীরিক উপস্থিতি আসলেই যাচাই করা দরকার।

সিএসভি ইমপোর্ট আর স্প্রেডশিট

পুরনো সিস্টেম থেকে সরে আসার সময় একটা সেতু হিসেবে কাজে লাগে, বা এমন টিমের জন্য যারা এর চেয়ে বেশি কিছু দরকার মনে করার মতো ছোট। নিজে থেকে এটা কোনো আসল দীর্ঘমেয়াদি হাজিরা সিস্টেম না, কারণ তথ্য দেওয়ার মুহূর্তে সঠিক হওয়াটা এখানে কিছুই নিশ্চিত করে না।

যা বেছে নেওয়ার সময় আসলে গুরুত্বপূর্ণ

• আপনার ইতিমধ্যে থাকা বায়োমেট্রিক ডিভাইস থেকে সিস্টেম কি স্বয়ংক্রিয়ভাবে তথ্য নিতে পারে, নাকি প্রতিবার কাউকে হাতে করে এক্সপোর্ট আর আপলোড করতে হবে?
• প্রতিটা শাখায় শারীরিকভাবে না গিয়ে এটা কি একাধিক শাখায় কাজ করে?
• এটা কি একাধিক উৎস মেলাতে পারে, কারখানার জন্য বায়োমেট্রিক, অফিস কর্মীদের জন্য একটা সহজ টাইমার, এগুলোকে আলাদা সিস্টেম হিসেবে না দেখে?
• হাজিরার তথ্য কি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পেরোলে চলে যায়, নাকি প্রতি মাসে কাউকে হাতে করে আবার লিখতে হয়?

Utso কোথায় কাজে লাগে

Utso বাংলাদেশে একটা নির্দিষ্ট সমস্যার কথা মাথায় রেখে তৈরি হয়েছে: ZKTeco বায়োমেট্রিক ডিভাইস সব জায়গায় আছে, কিন্তু সেগুলো সাধারণত অফিস ফায়ারওয়ালের পেছনে থাকে, বাইরে থেকে পৌঁছানোর কোনো উপায় ছাড়া। Utso একটা রিভার্স টানেলের মাধ্যমে এই ডিভাইসগুলোর সাথে যুক্ত হয়, তাই পাঞ্চের তথ্য নির্ধারিত সময়ে স্বয়ংক্রিয়ভাবে টেনে আনা হয়, কাউকে মেশিনের কাছে হেঁটে যেতে হয় না বা হাতে করে কিছু এক্সপোর্ট করতে হয় না। এটা রিমোট কর্মীদের জন্য একটা সহজ অনলাইন টাইমারও সাপোর্ট করে আর পুরনো তথ্যের জন্য সিএসভি ইমপোর্ট, আর এই তিনটা উৎসকেই একটা কর্মীর জন্য একটা হাজিরার রেকর্ডে মিলিয়ে দেয় যা সরাসরি পেরোলে চলে যায়।

সৎ কথা

কোনো একক সেরা হাজিরা সিস্টেম নেই। একটা ছোট অফিস টিমের জন্য সত্যিই একটা সহজ টাইমারেই কাজ চলতে পারে। একাধিক শাখায় বিদ্যমান বায়োমেট্রিক হার্ডওয়্যার থাকা একটা কারখানার সমস্যা একদম আলাদা, আর এটাই ঠিক সেই ফাঁক যা বন্ধ করতে Utso তৈরি হয়েছে।